Gmail에도 Outlook처럼 미리보기 창이 있다고요? 네, 있습니다! 게다가 놀라게 만들 만한 숨겨진 기능도 무척 많습니다.
Gmail의 기본 인터페이스만으로도 충분히 쓸 만합니다. 설정을 하나도 건드리지 않아도 불편함 없이 사용할 수 있죠. 하지만 몇 가지만 조정하고 Gmail의 강력한 기능들을 제대로 활용한다면, 메일 작업 흐름이 훨씬 더 간단하고 빠르며 효율적으로 바뀔 것입니다.
일부 기능들은 너무나 자연스럽게 숨어 있어 눈에 띄지 않거나, 사소해 보이거나, 설정 과정이 복잡해 보여서 그냥 지나치기 쉽습니다. 그런데 한번 사용해 보기 시작하면 '이걸 어떻게 지금까지 없이 썼지?'라는 생각이 들 겁니다.
지금부터 Gmail에서 분명 봤지만 깊이 생각해 본 적 없거나, 아직 업무 흐름에 도입하지 못했던 기능들을 하나씩 살펴보겠습니다.
1. 첨부파일 추가 알림 받기
메일을 보내고 나서 첨부파일을 빼먹었다는 걸 깨닫는 경험, 누구나 한 번쯤 있으실 겁니다. 이를 방지하는 간단한 방법이 있습니다. 모든 메일을 '첨부파일을 보내드립니다'라는 문구로 시작하는 습관을 들이세요.
그러면 보내기 버튼을 눌렀는데 첨부파일이 없다면, Gmail이 자동으로 '첨부파일을 잊으신 것 같습니다'라며 알려줍니다. 물론 파일을 모두 첨부한 후에는 해당 문구를 삭제하는 것도 잊지 마세요.
2. 오래된 메일부터 먼저 보기
메일 목록 상단에 표시되는 페이지별 메일 개수 텍스트, 클릭이 안 될 것 같지만 클릭할 수 있습니다. 클릭하면 메일을 최신순이 아닌 오래된 순서대로 정렬하도록 설정할 수 있습니다.
오래된 메일을 뒤져 필요 없는 메일을 대량 정리할 때 특히 유용합니다. 원래대로 돌아가고 싶으면 언제든 다시 클릭해서 기본 정렬 방식으로 되돌리면 됩니다.
단, 검색 결과 화면 등 일부 페이지에서는 이 정렬 옵션이 회색으로 비활성화되어 있는 경우가 있습니다.
3. 받은편지함 우선순위 정하기
Gmail은 내게 중요한 메일 유형을 기준으로 받은편지함을 여러 섹션으로 나눠 한눈에 훑어볼 수 있게 해줍니다. 왼쪽 사이드바의 받은편지함 링크에 마우스를 올리면 작은 아래쪽 화살표가 나타납니다. 그 안에는 선택 가능한 다양한 받은편지함 스타일이 숨어 있습니다.
예를 들어 중요 표시(별표)된 메일만 상단에 배치하거나, 읽지 않은 메일만 맨 위에 정렬되도록 설정할 수 있습니다.
4. 여러 종류의 메일을 한 화면에서 동시에 확인하기
Google의 '다중 받은편지함(Multiple Inboxes)' 실험실 기능을 활용하면 기본 받은편지함과 같은 화면에 최대 5개의 추가 받은편지함을 특정 조건으로 표시할 수 있습니다.
예를 들어 별표 표시된 메일 전용 섹션, 첨부파일이 있는 메일 섹션, 특정 주소로 발송된 메일 섹션, 특정 검색어 결과 섹션 등을 따로 만들 수 있죠. 자주 확인하는 메일을 위해 라벨 사이를 계속 오갈 필요가 없어져 무척 편리합니다.
설정 > 실험실(Labs)에서 기능을 활성화한 뒤, 설정 > 다중 받은편지함에서 세부 구성을 할 수 있습니다. 이곳에서 각 받은편지함의 위치와 한 번에 표시할 메일 개수도 지정할 수 있습니다.
다중 받은편지함을 사용하려면 두 가지 전제 조건이 있습니다. 먼저 받은편지함 스타일이 기본(Default)이어야 하고, Gmail이 기본(Primary) 탭만 표시하도록 설정되어 있어야 합니다. 프로필 사진 아래의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 드롭다운 메뉴에서 받은편지함 구성을 선택하고, 사용할 탭 선택 대화상자에서 기본을 제외한 나머지 항목의 체크를 모두 해제하면 됩니다.
5. Gmail에서 다른 계정으로 메일 보내기
메일을 보낼 때마다 여러 이메일 계정 사이를 오갈 필요가 있다면, Gmail에서 모든 계정 명의로 메일을 보낼 수 있다는 사실을 활용해 보세요. Yahoo, Outlook은 물론 SMTP 서버를 사용하는 어떤 계정이든 연동할 수 있습니다.
'다른 이름으로 메일 보내기' 기능을 설정하려면 먼저 설정 > 계정으로 이동합니다. 다른 이름으로 메일 보내기: 섹션에서 내가 소유한 다른 이메일 주소 추가 링크를 클릭하고, 화면 안내에 따라 해당 주소로 메일을 보낼 권한을 Gmail에 부여하면 됩니다.
이때 별칭으로 취급 항목의 체크를 해제하면, 다른 계정에 연결된 서버를 통해 메일이 발송됩니다. 한 단계 더 나아가 Gmail에서 모든 이메일 계정을 가져오고 관리하는 것도 가능합니다.
6. 여러 페이지의 메일을 한 번에 처리하기
특정 라벨 아래의 메일을 이동하거나 삭제할 때, 페이지 단위로 나눠 처리하고 계셨나요? 무리는 아닙니다. 그 링크가 워낙 잘 안 보이니까요.
모두 선택 체크박스를 클릭하면 메뉴바와 메일 목록 사이에 링크가 나타납니다. 'label_name의 number_of개 대화 모두 선택' 형태의 문구인데, 이것을 클릭하면 해당 라벨 아래의 모든 메일을 한 번에 선택할 수 있습니다.
7. 메일 계정 접근 권한 위임하기
디지털 기기 없이 보내는 휴가를 계획 중인데, 메일은 놓칠 수 없다면 어떻게 할까요? 형제자매나 업무 파트너처럼 100% 신뢰할 수 있는 사람에게 계정 접근 권한을 위임하고 대신 메일을 확인하게 하는 방법이 있습니다.
정말 중요한 일이 생기면 알려달라고 부탁해 두면, 마음 편히 쉬면서도 급한 메일은 놓치지 않을 수 있습니다.
권한을 부여하려면 설정 > 계정으로 이동한 뒤, 계정 액세스 권한 부여 섹션의 다른 계정 추가 링크를 통해 상대방의 Gmail 주소(Gmail 주소만 가능)를 입력합니다. 상대방이 접근 요청을 수락하면 설정이 완료됩니다.
위임받은 사람은 계정 설정이나 비밀번호를 변경할 수 없으며, 채팅 기능도 사용할 수 없습니다. 대신 연락처에 접근하고, 내 명의로 메일을 읽고 보낼 수는 있습니다.
8. 불필요한 메일링 리스트에서 손쉽게 탈퇴하기
필요 없는 광고성 메일이 도착하면 무심코 삭제 버튼만 누르고 계셨나요? Google이 메일링 리스트를 한 번의 클릭으로 탈퇴할 수 있는 수신 거부(Unsubscribe) 버튼을 도입했다는 사실을 잊고 있었을 겁니다.
이 버튼을 활용하면 관심 없는 메일이 받은편지함을 어지럽히는 것을 근본적으로 막을 수 있습니다. 수신 거부 버튼은 보통 발신자 이메일 주소 바로 옆에 있으며, 경우에 따라 받는사람: 정보 옆의 작은 아래쪽 화살표를 눌러야 드롭다운 안에 숨어 있는 경우도 있습니다.
솔직히 이 버튼이 좀 더 눈에 잘 띄었으면 좋겠습니다. 지금은 무심코 지나치기 쉽거든요.
9. 메일 클라이언트 정리하고 동기화 속도 높이기
10년 전, 아니 2~3년 전의 메일을 마지막으로 열어본 게 언제인지 기억하십니까? 기억나지 않으실 겁니다.
매일 오래된 메일을 뒤질 일이 없다면, 굳이 그 메일들이 메일 클라이언트를 어지럽히게 둘 필요는 없습니다. 설정 > 전달 및 POP/IMAP에서 Gmail에서 메일 클라이언트로 동기화되는 메일 개수에 제한을 걸면 됩니다.
IMAP 액세스 아래의 폴더 크기 제한 옵션을 찾아 IMAP 폴더에 포함할 메시지 수를 다음 값으로 제한 라디오 버튼을 선택하세요. 1,000개에서 10,000개 사이의 값을 고를 수 있으며, 해당 개수만큼의 최근 메일만 메일 클라이언트와 동기화됩니다.
간혹 오래된 메일이 필요하더라도 Gmail 웹 인터페이스에서 얼마든지 쉽게 확인할 수 있으니 걱정하지 않아도 됩니다.
그렇다면 자주 참고하는 오래된 메일이 많다면 어떻게 할까요? 해당 메일들에 별표를 표시해 두고, 설정 > 라벨에서 중요 표시 폴더가 IMAP에 표시되도록 설정하세요. 이 섹션에서 자주 쓰지 않는 다른 라벨의 동기화를 끄는 것도 가능합니다.
10. 스마트 코드(별표)로 메일 찾기 쉽게 만들기
기본 카테고리만으로는 부족할 때, Gmail 라벨은 받은편지함을 질서 있게 관리하는 데 큰 도움이 됩니다. 라벨에 색상을 입히고 이름을 붙여 쉽게 식별할 수 있죠.
그런데 텍스트보다 더 직관적인 식별자가 있습니다. 바로 기호, 아이콘, 혹은 독특한 모양입니다.
자주 참고하는 메일에는 노란색 별, 조치가 필요한 메일에는 빨간색 느낌표, 처리가 끝난 메일에는 초록색 체크 표시 — 이런 방식이 훨씬 직관적이지 않나요?
놀랍게도 Gmail에는 이 기능이 이미 기본으로 내장되어 있습니다. 설정 > 일반에서 필요한 기호(Gmail에서는 '별표'라고 부릅니다)를 활성화하기만 하면 됩니다.
별표: 섹션으로 스크롤을 내리면 별표 1개, 별표 4개, 모든 별표라는 세 가지 프리셋이 보입니다. 기본값은 별표 1개(노란색 별)입니다. 메일에 별표를 하면 중요 표시 라벨 아래로 분류되어 쉽게 찾을 수 있습니다. 받은편지함을 카테고리로 나눠 쓰고 있다면, 별표 표시된 메일은 기본 카테고리로 이동해 놓치지 않도록 해줍니다.
별표 4개 또는 모든 별표 프리셋을 선택하면 더 많은 기호를 사용할 수 있습니다. 심지어 사용 중:과 사용 안 함: 영역 사이에서 별표를 드래그 앤 드롭하여 개별적으로 켜고 끌 수도 있습니다.
메일 옆의 별표 기호를 클릭할 때마다 활성화된 별표들이 순환하면서 전환되므로, 그 메일에 맞는 기호를 골라 지정하기가 매우 쉽습니다.
솔직히 말하면, 저도 설정에서 저 알록달록한 별표들을 볼 때마다 그냥 지나쳤습니다. 제대로 쓰려면 복잡한 설정이나 라벨링 작업이 필요할 거라 생각했거든요. 시간을 내어 자세히 살펴보니 알아야 할 것도 많지 않았고, Gmail 별표 기능은 실제로 삶을 편하게 만들어 주더군요.
Gmail에게 다시 한번 감탄해 보세요!
Gmail은 이미 오랜 시간 함께해 온 서비스입니다. 인터페이스의 구석구석을 다 파헤쳤다고 생각하지만, 그럼에도 몇몇 기능은 여전히 우리를 놀라게 합니다. 이런 기능들은 직접 찾아 나서기 전까지는 조용히 숨어 있기 때문인데, 앞서 소개한 저평가된 Google 기능들과 같은 맥락이죠.
어떤 Gmail 기능이 주목받지 못하고 있다고 생각하시나요? 여러분이 Gmail에서 사랑하는 기능을 댓글로 알려주세요!