저는 평소 새해 결심을 별로 좋아하지 않습니다. 의미가 없어서가 아니라, 대부분 비현실적인 목표를 세웠다가 이주 만에 실패하고 좌절감을 느끼기 때문입니다. ('아이스크림 먹기 금지' 같은 목표 말이죠.)
하지만 올해는 업무에서 더 생산적이고 체계적으로 일하기로 마음먹었습니다. 원격 근무를 하다 보면 일과 삶의 경계가 쉽게 흐려집니다. 가사 일이 업무에 스며들고 그 반대도 마찬가지라 금방 어수선해지기 십상입니다.
그래서 이메일을 정리하고 받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있는 간단한 다섯 가지 방법을 준비했습니다. 다행히 모든 방법은 Kiwi for Gmail로 실행할 수 있습니다.
1. 색상 코드 시스템으로 받은 편지함 정리하기
Gmail에는 오래전부터 라벨 기능이 있어서 다양한 기준으로 이메일을 빠르게 분류할 수 있습니다. 또한 이 라벨마다 색상을 지정할 수 있는데, 자세한 내용은 다음 팁에서 소개합니다.
2. 필터를 활용해 특정 메일 자동 분류하기
예를 들어 여름에 휴가를 갈 계획이라면 여행 사이트와 항공사에서 오는 이메일을 한곳에 모아볼 수 있습니다. 아니면 업무 프로젝트 관련 메시지를 보관할 라벨을 따로 만들 수도 있습니다.
여기에 필터까지 적용하면 한 단계 더 나아갈 수 있습니다. 새로 도착하는 이메일이 자동으로 지정된 라벨이나 폴더에 추가되도록 설정하는 것입니다.
특정 인물이나 여러 사람이 보낸 메일, 본문에 특정 단어가 포함된 메시지를 묶어서 관리할 수도 있습니다.
Gmail은 같은 조건에 맞는 기존 수신 메일까지 한꺼번에 분류할 수 있게 해줍니다. 이렇게 하면 색상 코드 기반의 받은 편지함 정리 시스템이 완성됩니다!
더 간편한 방법을 원한다면 Kiwi for Gmail의 집중 받은 편지함(Focused Inbox) 기능을 활용해 보세요. 일별 또는 주별로 메시지를 좁혀 보거나, '중요' 표시된 메일만 골라 보거나, 첨부 파일이 있는 메일만 표시하는 등 다양한 작업을 즉석에서 처리할 수 있습니다.
3. 뉴스레터와 대량 메일용 별도 계정 만들기
스팸 다음으로 성가신 것은 온라인 쇼핑몰이나 다른 사이트를 방문한 후 쏟아져 들어오는 쓸모없는 뉴스레터와 대량 메일입니다. 안타깝게도 이런 메일은 한번 오기 시작하면 차단하기가 쉽지 않습니다.
해결책으로 뉴스레터 등 유사한 종류의 메일 전용 이메일 계정을 새로 만드는 것을 고려해 보세요. 이렇게 하면 개인적·업무적으로 중요한 메시지와 분리해서 관리할 수 있습니다.
이 방법의 가장 큰 장점은 무엇일까요? 대량 메일 수신에 질렸다면 그냥 해당 계정을 삭제하고 평소처럼 지내면 된다는 점입니다.
4. 불필요한 메일은 과감히 구독 해지하기
뉴스레터나 쇼핑 관련 메일에 지쳤다면 또 다른 해결책이 있습니다. 바로 구독 해지입니다.
성가신 메일 하단으로 스크롤을 내려 구독 해지(unsubscribe) 링크를 클릭하고 안내에 따르면 됩니다. 신뢰할 만한 회사라면 메일링 리스트에서 영구적으로 제외해 줄 것입니다.
그 외의 경우에는 해당 메일을 스팸으로 표시하세요. 그러면 같은 회사나 단체에서 앞으로 메일을 보내더라도 받은 편지함에는 들어오지 않습니다.
5. 첨부 파일은 PC나 클라우드 스토리지에 저장하기
마지막으로 이메일 첨부 파일을 더 잘 정리하는 방법입니다. 찾기 어려운 Gmail 속에만 두지 말고 스토리지 서비스를 활용해 보세요.
Google Drive, Apple iCloud, Microsoft OneDrive 등 다양한 서비스가 어떤 형식의 컴퓨터 파일이든 저장할 공간을 제공합니다. 중요한 첨부 파일을 이렇게 보관하면 어떤 기기를 사용하든 중앙화된 위치에서 바로 접근할 수 있습니다.
이것으로 끝! 받은 편지함의 주도권을 되찾을 수 있는 빠르고 실천 가능한 다섯 가지 방법입니다. 덕분에 아이스크림을 즐길 시간도 벌 수 있겠죠.
편집자 주: Amanda Marcotte는 Gmail과 Google Workspace의 사랑받는 기능들을 브라우저 밖으로 꺼내 강화해 주는 데스크톱 애플리케이션인 Kiwi for Gmail의 성장 및 마케팅 부사장(VP)입니다.
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