효율성이란 적시에 일을 하고, 할 수 있는 일을 자동화하고, 한 번에 처리하는 것을 의미합니다. 당신이 효과적이라면, 당신은 옳은 일을 하고 있는 것입니다. 그렇기 때문에 이메일 필터를 사용하고 이메일 시간을 예약해야 합니다. 한 가지 비결은 자주 쓰는 이메일에 대해 미리 준비된 답변을 준비하는 것입니다.
다음은 영감을 주는 목록입니다.
시즌 인사말, 생일 소원 및 기타 특별 행사
메리 크리스마스, 해피 뉴 이어, 해피 이스터, 그리고 생일 축하합니다. 연례 인사를 보낼 때, 당신은 아마 깨진 기록처럼 같은 말을 계속 반복합니다. 남들처럼 들리지 않으면서 그 대사를 쓸 수 있는 사람들을 존경하지 않습니까? 작가님이 정성을 다해 준비한 오리지널 인사말이 더욱 기억에 남고 의미가 있습니다.
이것이 미리 준비된 답변과 무슨 관련이 있습니까? 글쎄, 모든 사람이 항상 창의적이지는 않지만 어쨌든 거의 모든 것이 복사됩니다. 시간을 할애하여 좋아하는 인사말을 수집하고 직접 작성하여 해당 이메일 템플릿에 복사하십시오. 다른 사람의 독창적인 인사말을 발견할 때마다 증가하는 목록에 추가하고 영감을 준 사람을 기록해 두십시오. 이메일 템플릿은 텍스트에만 국한되지 않습니다. 특별한 경우를 위한 GIF 또는 링크를 수집할 수도 있습니다.
사랑하는 사람에게 인사를 전할 때가 되면 컬렉션에 뛰어들어 아이디어를 얻을 수 있습니다. 창의력이 느껴지면 기존에 있던 것을 기반으로 하거나 새로운 것을 추가하세요. 시간이 촉박하면 목록에서 멋진 인사말을 복사하여 붙여넣고 계속 진행하세요.
서명
대부분의 이메일 프로그램을 사용하면 서로 다른 "보낸 사람" 이메일 주소에 대해 개별 서명을 설정할 수 있습니다. 하지만 많은 모자를 쓰고 하나의 이메일 주소만 사용한다면 어떻게 될까요? 미리 준비된 답변을 사용하여 여러 이메일 서명 간에 전환해 보십시오. 다목적 메시지 또는 좋아하는 인용문 세트를 순환하면 연락처가 서명에 지루해하지 않을 것입니다. 따옴표로 서명을 사용자 지정하는 타사 서명 도구에 의존하고 싶지 않은 경우입니다. 이메일 서명이 올바른 인상을 남기도록 하십시오.
반복적인 비즈니스 이메일
같은 내용을 설명하거나 같은 정보를 공유하는 경우가 많다면 템플릿을 설정하고 미리 준비된 답변으로 저장해야 합니다. 예를 들어, 온라인으로 물건을 판매하고 같은 질문을 자주 받는 경우 FAQ를 설정하고 이동하면서 새로운 질문에 대한 답변으로 업데이트할 수 있습니다. 장기적으로는 웹 기반 FAQ 페이지를 설정하고 미리 준비된 답변에 URL을 추가하는 것이 더 현명합니다. 시간이 지남에 따라 템플릿을 완성하고 각 용도에 맞게 사용자 정의하여 더욱 개성 있게 만들 수 있습니다.
자동 응답
수동으로 보낸 템플릿보다 더 멋진 것은 자동으로 나가는 템플릿입니다. Thunderbird에서 자동 응답을 설정하는 방법과 Gmail 필터를 사용하여 자동 이메일 응답을 만드는 방법을 보여 드렸습니다. 그리고 이 기능은 대부분의 다른 이메일 프로그램에서 찾을 수 있습니다.
한 가지 깔끔한 트릭은 이메일이 전송된 별칭을 기반으로 자동 응답을 트리거하는 것입니다. 이것을 사용하여 정보를 저장하고 액세스할 수 있습니다. 현재 식료품 목록을 파트너와 공유할 수도 있습니다.
미리 준비된 답변이 불쾌하다고 생각하십니까?
미리 준비된 답변을 사용하는 것을 나쁘게 생각하지 마십시오. 사용하는 경우 누군가를 랩하지 마십시오. 시간을 최대한 활용할 수 있는 방법입니다. 인생에는 이메일을 쓰는 것보다 더 좋은 것이 있습니다.
느린 하루에 시간을 투자하십시오. 보낸 폴더에 반복적인 콘텐츠가 있는지 검사합니다. 미리 준비된 답변을 준비하고 새로운 콘텐츠를 접할 때 설정하세요. 미리 준비된 답변을 사용할 때 개인적인 느낌을 주는 것을 잊지 마십시오. 결국, 당신은 화면 저편에 있는 인간에 대해 관심을 갖고 있지 않습니까?