진정한 효율성이란 해야 할 일을 적절한 시기에 처리하고, 자동화할 수 있는 것은 자동화하며, 비슷한 작업은 한 번에 몰아서 끝내는 것입니다. 그래서 이메일 필터를 활용하고 이메일 확인 시간을 따로 정해두는 것이 좋습니다. 여기에 하나의 팁을 더하자면, 자주 쓰게 되는 이메일에는 미리 준비된 답변(템플릿)을 만들어 두는 것입니다.
어떻게 활용할 수 있을지 아이디어를 얻을 수 있도록 몇 가지 방법을 소개합니다.
명절 인사, 생일 축하 등 특별한 날의 메시지
메리 크리스마스, 새해 복 많이 받으세요, 부활절 잘 보내세요, 생일 축하합니다. 매년 돌아오는 특별한 날마다 인사말을 보내다 보면 똑같은 문구를 반복해서 쓰게 되기 마련입니다. 남들과 다르면서도 어색하지 않은 인사말을 자연스럽게 써 내려가는 사람을 보면 부러움을 느끼지 않으셨나요? 작성자가 고민을 담아 준비한 오리지널 인사말일수록 더 기억에 남고 의미 있게 다가옵니다.
그런데 이것이 미리 준비된 답변과 무슨 관계가 있을까요? 사실 누구나 항상 창의적일 수는 없고, 어차피 대부분의 문구는 어딘가에서 차용한 것입니다. 시간을 내서 마음에 드는 인사말을 모아보고, 직접 몇 개 써 보며, 각 상황에 맞는 이메일 템플릿에 저장해 두세요. 다른 사람의 독창적인 인사말을 발견할 때마다 목록에 추가하고 출처를 기록해 두면 좋습니다. 참고로 템플릿은 텍스트에만 국한되지 않습니다. 특별한 날에 사용할 GIF 이미지나 링크까지 함께 모아 둘 수 있습니다.
소중한 사람들에게 인사를 보낼 때가 되면 모아 둔 컬렉션에서 영감을 얻으면 됩니다. 여유와 창의력이 있을 때는 기존 문구를 발전시키거나 새로운 것을 덧붙이고, 바쁠 때는 목록에서 마음에 드는 인사말을 복사해 붙여 넣고 다음 일로 넘어가면 됩니다.
다양하게 활용하는 이메일 서명
대부분의 이메일 프로그램은 '보내는 사람' 주소별로 서로 다른 서명을 설정할 수 있습니다. 하지만 여러 역할을 동시에 수행하면서 이메일 주소는 하나만 쓴다면 어떻게 해야 할까요? 이럴 때 미리 준비된 답변 기능을 활용해 여러 버전의 서명을 오가며 사용해 보세요. 범용적인 메시지나 좋아하는 명언 모음을 번갈아가며 서명으로 사용하면 받는 사람에게 지루함을 느끼게 하지 않습니다. 물론 명언으로 서명을 꾸며주는 외부 서명 도구에 의존하고 싶지 않다면 더욱 유용한 방법입니다. 단, 이메일 서명이 올바른 인상을 남기도록 하는 것은 잊지 마세요.
반복되는 업무용 이메일
같은 내용을 설명하거나 동일한 정보를 공유하는 일이 잦다면, 템플릿을 만들어 미리 준비된 답변으로 저장해 두어야 합니다. 예를 들어 온라인으로 물건을 판매하면서 같은 질문을 자주 받는다면 FAQ를 만들고, 새로운 질문이 나올 때마다 답변을 추가해 갱신하면 됩니다. 다만 장기적으로는 웹 기반 FAQ 페이지를 별도로 운영하고, 그 URL을 미리 준비된 답변에 넣어두는 것이 더 현명합니다. 템플릿은 시간이 지나면서 계속 다듬고, 사용할 때마다 약간씩 수정해 더 개인적인 느낌을 줄 수 있습니다.
자동 응답 설정
수동으로 보내는 템플릿보다 한 단계 나아진 방법은 자동으로 발송되는 응답입니다. Thunderbird에서 자동 응답을 설정하는 방법이나 Gmail 필터로 자동 회신을 만드는 방법은 이미 많이 알려져 있으며, 대부분의 다른 이메일 프로그램에서도 비슷한 기능을 찾을 수 있습니다.
특히 유용한 팁 하나를 소개하면, 이메일이 전송되는 별칭(앨리어스) 주소에 따라 자동 응답이 발동되도록 설정하는 것입니다. 이를 활용하면 정보를 저장하고 필요할 때 불러오는 용도로 쓸 수 있고, 심지어 최신 장보기 목록을 배우자와 공유하는 데에도 사용할 수 있습니다.
미리 준비된 답변, 왠지 거부감이 드나요?
미리 준비된 답변을 사용한다고 미안해할 필요 없고, 그렇게 하는 다른 사람을 나무랄 필요도 없습니다. 시간을 최대한 활용하는 방법 중 하나일 뿐입니다. 인생에는 이메일 작성보다 훨씬 즐거운 일들이 많으니까요.
한가한 날 시간을 조금 투자해 보세요. 보낸 편지함을 훑어보며 반복되는 내용을 찾아내고, 미리 준비된 답변을 만들어 두세요. 이후 새로운 내용을 발견할 때마다 목록을 업데이트하면 됩니다. 그리고 템플릿을 사용할 때는 반드시 개인적인 손길을 더하는 것을 잊지 마세요. 결국 화면 너머에는 사람이 있다는 사실, 소중하게 생각하시죠?