하루에 더 많은 시간이나 일주일에 더 많은 날이 생기기 전까지, 우리 대부분은 주 40시간 근무라는 현실 속에서 모든 업무를 처리하려고 애쓰고 있습니다. 해야 할 일이 산더미처럼 쌓인 상황이라면, 시간과 생산성을 효과적으로 관리하는 가장 좋은 방법을 구글(Google)의 도구에서 찾아보세요.
여기서 소개하는 팁은 구글 도구를 기준으로 하지만, 아이디어 자체는 다른 생산성 도구에도 충분히 응용할 수 있습니다.
이메일 처리 시간 따로 블록하기
직무에 따라 비즈니스 이메일이 하루 업무의 큰 부분을 차지할 수 있습니다. 메시지를 작성하고 답장해야 하는 것은 당연하지만, 그만큼 집중력을 흐트러뜨리는 요인이 되기도 합니다. 예를 들어 중요한 업무 문서를 작성하던 중에도 수신함으로 쏟아지는 이메일 때문에 계속 작업을 멈추게 된다면, 그 문서는 뒷전으로 밀려날 뿐 아니라 방해받는 횟수만큼 완성 시간도 길어집니다.
그래서 매일 이메일을 처리할 특정 시간대를 정해두는 것이 좋습니다. 물론 긴급하거나 중요한 메시지는 우선적으로 확인해야겠지만, 조금 미뤄도 되는 메시지라면 정해진 시간까지 기다리는 것이 현명합니다.
캘린더에 일정 만들기
구글 캘린더에서 반복 일정과 알림을 설정해 이메일 시간을 블록할 수 있습니다. 또한 캘린더를 동료와 공유한다면 상대방도 내가 이 시간에 이메일 업무 중임을 알 수 있습니다. 구글 캘린더에서 적절한 날짜와 시간을 선택하고, 일정 이름을 입력한 뒤 알림을 설정하고 반복 옵션을 지정한 후 만들기를 클릭하면 됩니다.
나중에 처리할 메시지 표시하기
업무용으로 지메일(Gmail)을 사용한다면, 블록해둔 시간에 처리해야 할 메시지를 손쉽게 관리할 수 있습니다. 가장 간단한 방법은 이메일을 발견하는 즉시 별표(Star)로 표시하는 것입니다. 지메일은 다양한 종류의 별표 기능을 제공합니다.
사용할 별표를 선택하려면 설정(톱니바퀴 아이콘)을 클릭하고 모든 설정 탭으로 이동하세요. 아래로 스크롤해 별 섹션에서 원하는 별표를 '사용 안 함'에서 '사용' 영역으로 끌어다 놓으면 됩니다. 이후 표시하고 싶은 이메일 옆의 별표를 클릭할 때마다 원하는 스타일이 나타납니다.
구글 캘린더와 지메일을 이렇게 함께 활용하면 이메일 업무 시간을 손쉽게 체계화할 수 있습니다.
가능 시간대 공개하기
업무 주간을 계획하는 것은 시간 관리의 필수 요소입니다. 가용 시간을 최대한 활용하고 있는지 항상 점검해야 합니다. 구글 캘린더는 일, 주, 월, 근무주 보기를 통해 일정을 한눈에 파악하기 쉽게 해주며, 내장된 유용한 기능으로 내 가용 가능 여부를 표시할 수도 있습니다.
예약 슬롯 활용하기
동료들이 내 가능 시간을 확인할 수 있게 관리하는 훌륭한 방법은 구글 캘린더의 '예약 슬롯(Appointment Slots)' 기능입니다. 단, 이 기능은 직장 또는 학교 계정이 있어야 사용할 수 있습니다. 예약 슬롯은 일정처럼 시간을 막아두는 것이 아니라, 비어 있는 시간대를 제공하는 방식입니다.
예를 들어 오후 1시부터 4시까지 가능하다면, 구글 캘린더에서 다음 단계를 따르세요:
- 캘린더를 일 또는 주 보기로 전환합니다.
- 가능한 날짜와 시간을 클릭합니다.
- 팝업 창에서 예약 슬롯을 선택합니다.
- 슬롯 이름을 추가하고 유형을 선택한 뒤 만들기를 클릭합니다. 세부 정보를 더 입력해야 한다면 세부정보 수정을 선택하세요.
예약 슬롯 기능을 사용할 수 없다면, 앞서 이메일 시간에 했던 것처럼 바쁜 시간대를 차단하는 방식으로 가용 여부를 표시할 수 있습니다.
회의 시간 최적화하기
회의를 자주 주관하는 사람이라면 구글 문서와 구글 캘린더의 도움으로 과정을 한결 매끄럽게 만들 수 있습니다.
회의 안건과 회의록
계획도, 조직도, 구조도 없는 회의만큼 비효율적인 것은 없습니다. 먼저 회의 안건을 작성해 캘린더 초대장에 첨부하는 것부터 시작하세요. 구글 문서에는 안건과 회의록을 하나의 문서로 결합한 다양한 템플릿이 마련되어 있습니다.
구글 문서에 구글 계정으로 로그인한 뒤 상단의 템플릿 갤러리를 클릭하세요. 아래로 스크롤해 업무 카테고리로 이동하면 세 가지 회의 노트(Meeting Notes) 템플릿을 볼 수 있습니다. 각 템플릿에는 참석자, 안건, 메모, 실행 항목 같은 기본 정보가 모두 포함되어 있으며, 디자인과 느낌만 다릅니다.
회의 요청 보내기
안건을 준비했다면 구글 캘린더로 회의 요청을 작성합니다.
구글 캘린더에서 회의에 적합한 날짜와 시간을 선택한 후 세부정보 수정 버튼을 클릭하세요. 페이지가 열리면 오른쪽에 참석자를 추가할 수 있는 칸이 보입니다. 참석자들의 이메일 주소를 입력하면 됩니다.
안건을 첨부하려면 설명 입력란 아래의 첨부파일 추가를 클릭하고 파일을 선택하세요.
할 일과 알림 전환하기
구글 태스크(Google Tasks)도 간단한 할 일 관리에는 나쁘지 않지만, 구글 킵(Google Keep)을 사용하면 훨씬 많은 장점을 누릴 수 있습니다. 게다가 캘린더에서 구글 태스크와 구글 킵 알림 사이를 빠르게 전환할 수 있습니다.
구글 킵에 할 일 추가하기
구글 킵에서는 메모를 손쉽게 할 일이나 체크리스트로 변환할 수 있습니다. 그런 다음 할 일 관리에 유용한 다양한 기능을 활용해 보세요. 알림 설정, 체크리스트 생성, 이미지 첨부, 그림 추가, 동료와의 협업이 모두 가능합니다.
또한 메모를 고정(pin)해서 목록 상단에 두면 우선순위가 높은 항목을 놓치지 않을 수 있습니다. 태그와 색상 코드를 활용하면 정리도 한결 쉬워집니다. 아직 구글 킵으로 간단한 프로젝트와 할 일을 관리해 보지 않았다면 꼭 사용해 보길 권합니다.
태스크와 알림 전환하기
구글 캘린더에서 할 일과 알림을 전환하려면 먼저 캘린더 기본 화면에 있는지 확인하세요. 왼쪽의 내 캘린더 아래에서 태스크 옆의 화살표를 클릭한 뒤 알림으로 전환을 선택합니다. 그러면 구글 킵에서 설정한 모든 알림이 캘린더에 표시됩니다.
다시 돌아가고 싶다면 같은 단계를 따라 태스크로 전환을 선택하면 됩니다. 화면 오른쪽에 평소처럼 구글 태스크가 열립니다.
미리 한 주 계획 세우기
업무 주간을 계획할 때 구글 덕분에 어디서든 손쉽게 준비할 수 있습니다. 소파에서 쉬고 있든 테라스에서 시간을 보내고 있든, 모바일 기기만 들고 필요한 구글 도구를 사용하면 됩니다.
컴퓨터를 켤 필요조차 없습니다. 구글 캘린더, 구글 킵, 구글 문서, 지메일 모두 안드로이드와 iOS 기기에서 무료로 사용할 수 있습니다:
- Google 캘린더 — Android(무료) | iOS(무료)
- Google Keep — Android(무료) | iOS(무료)
- Google Docs — Android(무료) | iOS(무료)
- Gmail — Android(무료) | iOS(무료)
일정을 미리 준비하고 검토해 두면 탄탄한 한 주 업무 계획을 세울 수 있을 뿐 아니라, 월요일 아침 출근 전에 이미 한 발 앞서 나갈 수 있습니다.
어떤 구글 기능이 당신의 시간 관리를 도와주고 있나요?
구글이 제공하는 제품이 워낙 다양하다 보니 두 개 이상을 함께 사용하는 경우가 많을 것입니다. 이번에 소개한 시간 관리 팁처럼 여러 애플리케이션을 조합하면 생산성을 더욱 높일 수 있습니다.
시간 관리에 도움이 되는 구글 제품의 특별한 기능이 있으신가요? 아래 댓글로 여러분의 팁을 알려주세요!