누구나 '받은 편지함 제로(Inbox Zero)'를 달성하고 싶어 합니다. Gmail 계정에 20,000통의 이메일이 쌓여 있고 그중 1,000통만 확인한 사람이 되고 싶은 사람은 없으니까요. 다행히 Zapier와 그에 통합된 이메일 파서(Email Parser) 같은 도구를 활용하면, 받은 편지함에 휘둘리는 대신 능동적으로 관리할 수 있습니다.
이메일 파서는 받은 편지함에서 지정된 특정 키워드를 자동으로 검색하고, 사용자가 프로그래밍해 둔 방식에 따라 작업을 수행하는 도구입니다. Zapier의 내장 이메일 파서를 계정에 연결하기만 하면, 정보를 분류하고 추적하는 번거로운 일을 대신 처리해 줍니다.
1. 공과금 납부 기한 놓치지 않기
종이 없는 디지털 시대에는 대부분의 사람들이 결제 예정 안내를 이메일로 받습니다. 그러나 하루에 300통씩 이메일을 받는다면 모든 것을 챙기기란 쉽지 않죠. 이메일 파서를 사용하면 특정 문구를 자동으로 모니터링하고, 해당 문구가 포함된 메일이 도착하면 즉시 알려줍니다.
https://parser.zapier.com에 접속해 로그인한 뒤 Create Mailbox를 선택하세요. 화면 상단에 알아볼 수 없는 문자열로 된 이메일 주소가 표시되는데, 이렇게 생성된 데에는 이유가 있습니다. 먼저 공과금 이메일 중 하나를 그 주소로 전달(forward)해 보세요.
공과금이 담긴 이메일을 지정된 주소로 전달하면, 화면의 템플릿 박스에 내용이 나타납니다. 여기서 파서가 읽어야 할 텍스트를 선택하면 팝업 박스가 뜨고, 해당 데이터에 원하는 이름을 지정할 수 있습니다.
설정을 마치면 아래 이미지처럼 강조했던 텍스트가 중괄호({ })로 묶인 이름으로 자동 치환됩니다.
파서 설정이 끝났다면, 이제 이메일 클라이언트에서 유사한 이메일이 자동으로 전달되도록 설정해야 합니다. 하나의 파서를 특정 작업 전용으로 두는 것이 가장 효과적입니다. 예를 들어 이 사례에서는 전력회사에서 보내오는 공과금 청구서만 걸러내도록 하는 식입니다.
받은 편지함에 필터를 만들어 동일한 발신 주소의 이메일이 곧바로 파서로 전달되게 하세요. 대부분의 청구서는 no-reply@company.com 형태의 발신 주소에서 오기 때문에 필터링이 매우 간단합니다.
모든 설정이 완료되면 Zap을 통해 Zapier 이메일 파서를 다른 도구와 연결합니다. 공과금 관리라면 데이터를 SMS 문자 메시지와 연동하는 방식이 가장 간편하게 알림을 받을 수 있는 방법입니다.
물론 공과금 관리 외에도 이메일 파서를 활용할 수 있는 방법은 무궁무진합니다.
2. 세일 소식을 단 한 번도 놓치지 않기
그 어느 때보다 많은 온라인 쇼핑몰과 리테일 업체가 세일 및 할인 소식을 이메일로 전달하고 있습니다. 뉴스레터를 여러 개 구독하고 있다면 정작 중요한 세일 공지를 놓칠 위험이 크죠.
이런 혼란을 피하는 쉬운 방법은, 할인 정보를 자동으로 찾아내고 SMS로 알려주는 이메일 파서를 구축하는 것입니다.
예를 들어 GOG.com의 팬이라면 게임이 할인될 때마다 알림을 받고 싶을 겁니다. 세일 뉴스레터를 파서로 전달하고 전용 알림을 설정하기만 하면 됩니다. 이메일 형식이 반드시 동일할 필요는 없지만, 발신자가 매번 비슷한 형식을 사용한다면 훨씬 수월합니다.
다음은 GOG.com의 세일 광고 이메일 예시입니다.
파서로 알림을 설정하려면 할인율과 게임 이름을 각각 선택하고 서로 다른 값(value)을 부여하면 됩니다. GOG 뉴스레터의 경우 설정이 완료되면 다음과 같이 표시됩니다.
각 필드에 서로 다른 이름을 지정해 두면, 나중에 값을 연결할 때 데이터가 서로 섞이지 않고 깔끔하게 유지됩니다. 파서 설정을 마친 후에는 Zap을 만들어 이 데이터를 Google Sheets 페이지에 입력하거나, 휴대폰으로 바로 전송받을 수 있습니다.
Google Sheets에 세일 정보를 기록하기로 했다면, 나중에 쉽게 찾을 수 있도록 세일 페이지 링크까지 함께 저장하는 것이 좋습니다. 휴대폰으로 알림을 받으면 나중에 이메일을 확인해 후속 조치를 취하도록 상기시켜 주는 효과도 있습니다.
3. 초대장 응답 절대 놓치지 않기
기술의 발전 덕분에 '전자 초대장(e-vite)'이라는 말이 생겼습니다. 물론 나쁘지만은 않죠. 요즘은 이메일로 행사 초대장을 보내고 회신을 받는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 다만 단점은, 수백 통의 이메일 속에서 단 한 통을 놓치기 너무나 쉽다는 점입니다.
운 좋게 초대장을 발견하기를 바라는 대신, RSVP(회신 요청)가 필요한 초대장이 도착하면 SMS로 알림을 보내도록 파서를 설정해 보세요. Google Calendar로 회신하는 경우라면 세일이나 공과금 알림 설정 방식과 크게 다르지 않습니다.
날짜, 장소, 그리고 모든 초대장에 반드시 등장할 트리거 단어(예: "RSVP", "참석하시겠습니까?")를 지정하세요. 설정이 완료되면 초대장이 도착할 때마다 파서가 즉시 SMS 알림을 보내 줍니다.
여기서 소개한 세 가지 방법은 Zapier 이메일 파서를 활용해 일상을 더 효율적으로 만들고 받은 편지함 제로에 한 걸음 더 다가갈 수 있는 가능성 중 극히 일부입니다. 활용 범위는 오직 상상력에 의해서만 제한됩니다. 실제로 많은 소규모 사업자가 잠재 고객(리드)을 추적하는 데 이메일 파서를 활용하고 있으며, 영수증 관리에 사용하는 사람들도 있습니다.
이메일 파서를 어떤 창의적인 방법으로 활용하고 계신가요? 아래 댓글로 알려주세요.