살다 보면 규칙이 불편하게 느껴질 때가 있습니다. 하지만 Outlook 같은 애플리케이션에서는 규칙이 든든한 조력자이자 시간을 절약해 주는 구원자, 그리고 복잡함을 없애주는 마법사가 되어줍니다. 데스크톱의 Outlook 2016이든 웹의 Outlook.com이든, 규칙 기능을 활용하면 받은 편지함을 언제나 깔끔하게 정리된 상태로 유지할 수 있습니다.
규칙이란 정확히 무엇일까요?
Outlook에서 규칙(rule)은 이메일을 자동으로 이동하거나 플래그를 지정하고, 특정 메일에 대한 알림을 받을 수 있게 해주는 도구입니다. 규칙을 한 번 설정해 두면, 이후 받은 편지함에 도착하는 새 메일은 해당 조건에 맞는 규칙에 따라 자동으로 처리됩니다.
규칙은 주로 수신되는 메일에 적용되지만, 발신하는 이메일에 대해서도 만들 수 있습니다. 예를 들어 내가 보낸 메일이 전달되거나 읽혔을 때 알림을 받거나, 일정 시간 동안 전송을 지연시키도록 설정할 수도 있습니다.
규칙은 어떻게 활용할 수 있을까요?
업무든 개인 용도든, Outlook의 규칙은 메일을 효과적으로 정리하고 중요한 항목을 놓치지 않도록 도와줍니다. 누구나 공감할 만한 몇 가지 기본적인 예를 살펴보겠습니다.
- 특정 연락처에서 온 모든 이메일에 대해 데스크톱 알림 표시
- 제목에 특정 단어가 포함된 모든 이메일을 지정된 폴더로 이동
- 본문에 특정 텍스트가 포함된 모든 이메일 삭제
규칙은 다양한 옵션 덕분에 원하는 만큼 세밀하고 고급스럽게 구성할 수 있습니다. 더 많은 조건을 지정할 수 있는 몇 가지 사례는 다음과 같습니다.
- 특정 연락처에서 보낸, 제목에 특정 단어가 포함된 이메일에 사용자 지정 알림 소리 재생
- 특정 크기 범위와 날짜 범위 내의 첨부 파일이 있는 모든 이메일을 지정된 폴더로 이동
- 참조(CC) 줄에 내가 포함되어 있고, 모임 요청이며, 중요로 표시된 모든 이메일에 플래그 지정
규칙에 어떻게 접근할 수 있나요?
Outlook 2016
데스크톱에서 Outlook 2016을 사용 중이라면 홈 탭 상단의 이동(Move) 섹션에서 규칙(Rules)을 찾을 수 있습니다.
메일을 열어둔 상태라면 메시지 탭 상단에서 규칙을 볼 수 있습니다. 규칙을 클릭하면 현재 표시된 메일에 대한 빠른 옵션이 나타나는데, 해당 보낸 사람의 이메일 또는 나에게 직접 보내진 이메일을 항상 특정 폴더로 이동(Always Move)하도록 설정할 수 있습니다. 또한 규칙 만들기(Create Rule)와 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts) 옵션도 함께 제공됩니다.
Outlook.com
브라우저에서 Outlook.com을 사용 중이라면 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 후 규칙 관리(Manage Rules)를 선택합니다. 다음 화면에서 활성화된 규칙 목록을 확인할 수 있습니다.
규칙 추가 및 생성 방법
Outlook 2016
여기서부터가 진짜 마법의 시작입니다. 앞서 설명한 빠른 규칙 작업 중 하나를 선택하면 클릭 한 번으로 특정 보낸 사람의 메일이나 나에게 직접 보내진 메일만 손쉽게 이동시킬 수 있습니다. 하지만 더 세밀한 규칙을 만들고 싶거나, 특별한 요구 사항이 있거나, 체계적으로 정리하고 싶다면 Outlook이 확실하게 도와드립니다.
Outlook 2016에서 상단 메뉴의 규칙을 선택한 다음 규칙 만들기를 클릭합니다. 그러면 자주 사용되는 규칙 조건과 작업이 담긴 팝업 창이 나타납니다. 여러 개의 확인란을 선택해 조건을 좁힐 수 있고, 필요하다면 작업도 여러 개 선택할 수 있습니다.
설정이 끝나면 확인(OK)을 클릭합니다. 확인 창에서는 현재 폴더의 메일에 규칙을 즉시 실행하는 옵션에 체크할 수 있으며, 규칙이 적용되는 대량의 메일을 한 번에 처리할 때 매우 유용합니다. 고급 옵션(Advanced Options) 버튼을 선택하면 더 많은 매개변수를 설정할 수 있으며, 이에 대해서는 아래에서 자세히 설명합니다.
또한 규칙 관리를 선택하고 새 규칙(New Rule)을 클릭할 수도 있습니다. 목록에서 시작하고 싶은 규칙 유형을 선택하고(다음 화면에서 수정 가능), 다음(Next)을 클릭합니다. 그러면 규칙 마법사(Rules Wizard)가 나타나는데, 이는 앞서 언급한 고급 옵션을 선택했을 때 뜨는 것과 동일한 창입니다.
확인란을 사용해 원하는 만큼 많은 조건을 표시합니다. 각 조건을 선택할 때마다 아래 2단계(Step 2) 상자에 표시됩니다. 2단계 영역에서는 링크를 클릭해 세부 매개변수를 지정합니다.
예를 들어 메시지에 특정 단어가 포함된 경우에 규칙을 적용하기로 선택했다면, 특정 단어(specific words)라는 용어를 클릭하고 다음 창에 단어를 입력합니다. 추가(Add)를 클릭하면 적용하려는 모든 단어나 구문이 아래 상자에 표시됩니다. 확인을 클릭하면 해당 단어나 구문이 2단계의 '특정 단어'를 대체합니다.
다음을 클릭하고 규칙에 적용할 작업을 추가합니다. 여기서도 여러 개를 선택할 수 있으며, 해당하는 경우 2단계 상자에서 매개변수를 구성할 수 있습니다. 예를 들어 이메일 사본을 폴더로 이동하도록 선택했다면, 특정 폴더(specific folder)를 클릭해 폴더를 선택합니다. 확인을 클릭하면 선택한 항목이 2단계 상자에 나타납니다.
다음을 클릭해 규칙에 대한 추가 옵션을 선택할 수 있고, 설정이 끝났다면 마침(Finish)을 클릭합니다. 규칙 이름을 지정하고, 필요에 따라 받은 편지함에서 바로 실행하도록 선택한 뒤, 규칙 켜기 확인란에 체크되어 있는지 확인합니다. 마침을 클릭하면 모든 설정이 완료됩니다.
Outlook.com
Outlook.com에서는 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 규칙 관리를 선택한 다음 새로 만들기(New) 버튼을 클릭합니다. 데스크톱 버전에서 설명한 것과 같은 유형의 조건과 작업을 사용하지만, 옵션은 상대적으로 더 제한적입니다.
먼저 드롭다운 목록에서 조건을 선택하고 옆에 매개변수를 입력합니다. 그런 다음 작업을 선택하고 다시 매개변수를 지정합니다.
플러스 아이콘을 클릭하면 조건과 규칙을 계속 추가해 더 강력한 필터링을 구성할 수 있습니다. 생각이 바뀌었거나 실수를 했다면 휴지통 아이콘을 눌러 해당 항목을 삭제하면 됩니다. 완료되면 규칙 만들기를 클릭합니다.
규칙이 실생활에서 유용한 경우
업무용이든 개인용이든, 규칙은 매우 실용적인 도구입니다. 몇 가지 예를 들어보겠습니다.
업무에서
- CEO가 보낸 모든 이메일에 경고음을 재생하고 데스크톱 알림 표시
- 프로젝트 팀에서 보낸 모든 이메일은 프로젝트 폴더로 이동하고, 특정 팀원의 메일은 개별 하위 폴더로 추가 이동
- 부재 중 기간에 받은, 해당 날짜 범위 내 첨부 파일이 있는 모든 이메일에 후속 조치 플래그 지정
개인 용도로
- 배우자에게서 온 모든 이메일을 중요로 표시하고 인쇄
- 제목이나 본문에 장학금이라는 단어가 있는 모든 이메일을 부모님께 전달
- 특정 매장에서 온 이메일 중 계정이라는 단어가 포함된 메일은 지정된 폴더로 이동하고, 세일이라는 단어가 포함된 메일은 삭제
규칙 관리 방법
Outlook 2016
데스크톱 버전 Outlook에서 메뉴의 규칙을 클릭하고 규칙 및 알림 관리를 선택합니다. 이 창에는 설정한 모든 활성 규칙이 표시됩니다. 새 규칙을 만들거나 기존 규칙을 편집하고, 규칙을 복사하거나 삭제할 수 있으며, 특정 폴더나 받은 편지함의 모든 규칙을 실행할 수도 있습니다. 옵션(Options)을 선택하면 규칙을 손쉽게 내보내거나 가져올 수도 있습니다.
Outlook.com
웹 버전 Outlook에서는 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 규칙 관리를 선택하면 현재 규칙 목록이 모두 표시됩니다. 이후 정렬, 삭제 또는 편집 옵션을 자유롭게 사용할 수 있습니다.
여러분은 Outlook 규칙을 사용하고 계신가요?
Outlook의 규칙을 활용하면 이메일 검색 시간을 절약하고, 중요한 메시지를 놓치지 않으며, 받은 편지함을 깔끔하게 유지할 수 있습니다. 규칙 만들기에 한 번 익숙해지면 빠르고 간편한 과정이 되어, 앞으로 시간과 에너지, 그리고 번거로움을 크게 줄여줄 것입니다.
여러분은 규칙을 사용하고 계신가요? 사용한다면 어떤 도움이 되었나요? 사용하지 않는다면 그 이유는 무엇인가요? 아래 댓글로 자유롭게 의견을 나눠주세요!