모든 사업은 투자와 체계적인 계획 위에서 성장합니다. 기업의 성장 과정을 파악하려면 모든 투자 내역을 꼼꼼하게 기록하고, 일정 기간마다 업데이트하여 재무 상태의 변화를 추적해야 합니다. 이를 위해 금액과 관련된 모든 거래 항목에 대해 분개(journal entry)를 작성해야 하는데요. 이번 글에서는 엑셀에서 분개를 작성하는 방법을 단계별로 자세히 알아보겠습니다.
분개란 무엇인가?
분개장(일지)은 회사의 모든 재무 활동을 상세히 기록한 장부입니다. 미래의 계정 대사(reconciliation)에 활용되며, 총계정원장(general ledger)을 포함한 다른 공식 회계 장부로 데이터를 이전할 때도 기준 자료로 사용됩니다.
엑셀에서 분개 작성하는 단계별 절차
객관적인 기록을 유지하려면 분개가 필수적입니다. 또한 이후 회계 처리 과정에서 신속한 검토와 기록 이전이 가능하게 해줍니다. 여기서는 크게 3단계로 나누어 분개 작성 전체 과정을 설명하겠습니다.
- 초기 재무상태표(대차대조표) 작성
- 특정 기간의 재무제표 생성
- 분개장에 항목 입력 및 마무리
1단계: 초기 재무상태표 작성
분개를 시작하기 전에 먼저 초기 재무상태표를 만들어야 합니다. 아래 순서대로 진행해 보세요.
단계:
- 사업 시작 시점의 모든 지출 항목을 고려하여 체계적으로 정리합니다. 여기서는 생산 사업의 초기 상태와 관련된 데이터셋을 예시로 사용했습니다. 데이터는 항목(Particulars), 차변/대변(Credit/Debit), 차변(Debit), 대변(Credit) 열로 구성했습니다.
- 다음으로 차변 합계를 구하기 위해 아래 수식을 입력합니다.
=SUM(D5:D12)여기서 SUM 함수는 D5:D12 셀 범위 값들의 합계를 반환합니다.
- Enter 키를 눌러 합계 결과를 확인합니다.
- 채우기 핸들(Fill Handle)을 이용해 오른쪽 셀까지 자동 채우기(AutoFill)하여 대변 합계를 구합니다.
2단계: 특정 기간의 재무제표 생성
분개를 작성하려면 먼저 해당 기간의 재무 활동 목록이 필요합니다. 특정 기간을 정해 재무 내역을 수집하고, 이를 바탕으로 재무제표를 생성할 수 있습니다.
단계:
- 특정 기간의 재무 활동을 나열합니다. 여기서는 2022년 7월 한 달간 회사의 재무 활동을 정리했습니다.
- 수집한 재무 활동을 차변과 대변이 구분된 재무상태표 형태로 재배열합니다.
3단계: 엑셀에서 분개 마무리하기
마지막으로 재무 데이터를 분개장에 입력합니다. 최신 정보로 업데이트된 분개장은 회사의 전반적인 현재 상황을 분석하고 향후 경영 계획을 세우는 데 큰 도움이 됩니다.
단계:
- 초기 재무상태표와 새로 작성한 재무상태표를 모두 참고하여 모든 재무 항목을 검토합니다.
- 두 시트를 기준으로 각 재무 항목을 계산합니다.
현재 기계(Machines) 자산 상태를 구하기 위해 다음 수식을 입력했습니다.
=Dataset!D5+Entries!E18여기서 초기 기계 가치와 새로운 증감분을 더해 총액을 산출했습니다.
- Enter 키를 눌러 결과를 확인합니다.
재고(Inventory)의 경우 'Dataset' 워크시트의 D6 셀 값을 그대로 참조하여 입력했습니다.
- 위와 동일한 절차로 모든 재무 항목을 분개장에 입력합니다.
- 그다음 차변 합계를 구하기 위해 아래 수식을 입력합니다.
=SUM(D5:D16)여기서 SUM 함수는 D5:D16 셀 범위 값들의 합계를 반환합니다.
- Enter 버튼을 눌러 차변 총액을 확인합니다.
- 오른쪽 셀을 자동 채우기하여 대변 총액을 구합니다.
차변 총액과 대변 총액이 서로 일치한다면, 우리가 만든 시트가 복식부기 원칙에 맞게 올바르게 균형 잡혔음을 확신할 수 있습니다.
마무리
지금까지 엑셀에서 분개를 작성하는 방법을 단계별로 살펴보았습니다. 이 글이 엑셀을 활용하는 회계 담당자나 비즈니스 애널리스트에게 조금이라도 도움이 되기를 바랍니다. 추가로 궁금한 점이 있다면 아래 댓글로 남겨주세요. 엑셀 관련 더 많은 팁은 Exceldemy 사이트에서 확인하실 수 있습니다.