엑셀 파일 압축하는 방법 3가지 (누구나 쉽게 따라하기)

엑셀 파일은 데이터가 쌓일수록 용량이 급격히 커지기 쉽습니다. 이렇게 커진 파일은 저장 공간을 많이 차지할 뿐만 아니라 이메일이나 메신저로 공유할 때도 어려움을 겪게 됩니다. 이럴 때 파일을 압축(ZIP)하면 용량을 줄여 빠르고 간편하게 공유할 수 있습니다. 이 글에서는 엑셀 파일을 압축하는 3가지 방법을 단계별로 자세히 소개합니다.

엑셀 파일 압축 3가지 방법 한눈에 보기

이 글에서 다룰 세 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 방법 1: 윈도우의 '보내기(Send)' 명령 활용하기
• 방법 2: 파일 확장자를 .zip으로 직접 변경하기
• 방법 3: VBA 코드로 자동 압축하기

1. 윈도우 '보내기' 명령으로 엑셀 파일 압축하기

가장 간단하고 빠른 방법으로, 윈도우 기본 기능만 사용하기 때문에 별도의 프로그램 설치가 필요 없습니다.

1단계:

• 먼저 압축할 엑셀 파일을 컴퓨터에서 찾기 쉬운 위치(예: 바탕화면)에 저장합니다.

2단계:

• 엑셀 파일을 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
• 나타나는 메뉴에서 '보내기(Send to)' 항목을 선택합니다.
• 확장되는 하위 메뉴에서 '압축(zip) 폴더' 옵션을 클릭합니다.

3단계:

• 완료되면 원본과 동일한 이름의 .zip 확장자를 가진 압축 파일이 새로 생성된 것을 확인할 수 있습니다.

2. 파일 이름 변경으로 엑셀 파일 압축하기

이 방법은 엑셀 파일의 확장자를 직접 .zip으로 바꾸는 방식입니다. 단, 확장자가 화면에 보이도록 설정되어 있어야 하며, 압축을 해제하려면 다시 원래 확장자로 되돌려야 한다는 점에 유의하세요.

1단계:

• 압축할 엑셀 파일을 선택합니다.
• 파일 탐색기 상단의 '홈' 탭으로 이동합니다.
• '이름 바꾸기(Rename)' 버튼을 클릭합니다.

2단계:

• 파일 확장자 부분을 '.xlsx'에서 '.zip'으로 변경합니다.
• Enter 키를 누르면 경고 메시지 창이 나타납니다.

3단계:

• 메시지 창에서 '예(Yes)'를 클릭합니다.

4단계:

• 이제 엑셀 파일이 zip 형식으로 변환된 것을 확인할 수 있습니다.

3. VBA 코드로 엑셀 파일 압축하기

여러 파일을 반복적으로 압축해야 하는 경우라면 VBA 코드를 활용하는 것이 효율적입니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.

1단계:

• 리본 메뉴에서 '개발 도구(Developer)' 탭을 클릭합니다.
• 'Visual Basic' 명령을 클릭해 VBA 편집기를 엽니다.

2단계:

• VBA 편집기 상단 메뉴에서 '삽입(Insert)'을 클릭합니다.
• '모듈(Module)'을 선택하면 코드 입력창이 열립니다.

3단계:

• 모듈에 아래 코드를 입력한 후 저장합니다.

Sub exceltoZipFile(ZipFolder As Variant, FileName As Variant)
'declaring an object
Dim shell_app As Object
'creating an empty zip file
Open FileName For Output As #1
Print #1, Chr$(80) & Chr$(75) & Chr$(5) & Chr$(6) & String(18, 0)
Close #1
'copying the excel file to the zip file
Set shell_app = CreateObject("Shell.Application")
shell_app.Namespace(FileName).CopyHere shell_app.Namespace(ZipFolder).items
End Sub

Sub zipped()
Call exceltoZipFile("D:\The Office\zip an excel file\", "D:\The Office\zippedfile.zip")
End Sub

VBA 코드 설명

• Sub exceltoZipFile(ZipFolder As Variant, FileName As Variant): 압축할 폴더 경로(ZipFolder)와 생성될 zip 파일 경로(FileName) 두 개의 인수를 받는 함수를 선언합니다.
• Dim shell_app As Object: 셸 작업에 사용할 개체 변수 shell_app을 선언합니다.
• Open FileName For Output As #1 ~ Close #1: 특정 문자 코드를 출력해 빈 zip 파일을 먼저 생성합니다. 이 문자 조합은 윈도우에게 빈 압축 파일을 만들라는 신호 역할을 합니다.
• Set shell_app = CreateObject("Shell.Application") ~ : 셸 응용 프로그램 개체를 통해 지정한 폴더의 파일들을 앞서 만든 빈 zip 파일로 복사합니다.
• Call exceltoZipFile("D:\The Office\zip an excel file\", "D:\The Office\zippedfile.zip"): 실제 경로를 인수로 전달하며 함수를 호출해 실행합니다.

4단계:

• 상단의 '실행(Run)' 탭을 클릭합니다.
• 드롭다운 메뉴에서 '실행(Run)' 명령을 선택해 코드를 실행합니다.

5단계:

• 코드 실행이 완료되면 지정한 경로에 엑셀 파일이 압축된 것을 확인할 수 있습니다.

마무리

용량이 큰 엑셀 파일은 저장 공간을 많이 차지하고 공유하기도 어렵지만, 압축하면 이런 문제를 손쉽게 해결할 수 있습니다. 이 글에서 소개한 세 가지 방법 중 상황에 맞는 방법을 선택하면 대용량 엑셀 파일도 효율적으로 관리할 수 있습니다. 초보자라면 1번 방법인 '보내기' 명령부터 시도해 보고, 반복 작업이 많다면 VBA 코드를 활용해 보세요. 궁금한 점이나 추가로 알고 싶은 내용이 있다면 댓글로 알려주세요.