원장(Ledger)은 모든 조직에 반드시 필요한 핵심 문서입니다. 원장에는 차변과 대변의 상세 내역이 기록되며, 거래가 발생할 때마다 회사의 현재 잔액을 확인할 수 있습니다. 이 글에서는 엑셀로 원장 장부를 만들고 관리하는 절차를 단계별로 자세히 소개합니다. 연습용 워크북을 다운로드해 함께 따라 해 보세요.
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원장 장부 개요
회계 원장은 회사의 모든 거래와 재무 정보를 기록하는 문서입니다. 총계정원장 계정 아래에서 대차대조표는 자산, 미지급금, 미수금, 주주, 자본, 부채, 세금, 수익, 비용, 기금, 대출, 손익, 주식·채권, 임금 등 여러 계정으로 체계적으로 구성됩니다.
원장 장부는 일반적으로 세 가지 유형으로 나뉩니다.
매출 원장(Sales Ledger)
매출 원장은 고객에게 상품이나 서비스를 판매한 내역을 기록한 장부입니다. 매출 원장을 통해 매출 이익과 손익계산서를 파악할 수 있습니다.
매입 원장(Purchase Ledger)
매입 원장은 다른 조직으로부터 상품이나 서비스를 구입할 때 발생하는 거래를 기록합니다. 조직이 다른 회사에 얼마를 지급했는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
총계정원장(General Ledger)
총계정원장은 보통 두 가지 유형으로 나뉩니다.
- 명목 원장(Nominal Ledger): 수익, 비용, 보험료, 감가상각 등의 정보를 담고 있습니다.
- 비공개 원장(Private Ledger): 급여, 임금, 자본 등 민감한 정보를 기록하며, 일반적으로 모든 사람이 열람할 수 없습니다.
엑셀에서 원장 장부 관리하기: 단계별 절차
설명을 위해 분기별 원장 장부를 만드는 과정을 보여 드리겠습니다. 아래 단계를 순서대로 따라 해 보세요.
1단계: 원장 장부 레이아웃 만들기
첫 번째 단계에서는 기관의 필수 정보를 입력할 영역을 만듭니다. 월별 원장에 들어갈 표시 영역을 구성해 보겠습니다.
- 먼저 삽입 탭에서 일러스트레이션 > 도형 옵션의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- 그다음 원하는 도형을 선택합니다. 여기서는 Ribbon: Tilted Down 도형을 선택했습니다.
- 마우스 커서 모양이 바뀌면, 도형을 놓고 싶은 위치로 마우스를 끌어다 놓습니다.
- 이제 시트 제목을 LEDGER라고 입력합니다.
- 그런 다음 셀 F1을 선택하고, 삽입 탭에서 일러스트레이션 > 그림 옵션의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- 이 장치 옵션을 선택합니다.
- 그러면 그림 삽입이라는 작은 대화 상자가 나타납니다.
- 조직의 로고를 선택하고 삽입 버튼을 클릭합니다. 여기서는 과정 설명을 위해 웹사이트 로고를 사용했습니다.
- 로고를 시트의 적절한 위치에 배치합니다.
- 이제 셀 범위 B4:B5, B7:B8, E7:E8에 필요한 항목들을 입력하고, 해당 셀들을 값 입력용 셀로 서식 지정합니다.
- 첫 번째 작업이 끝났습니다.
이렇게 하면 엑셀에서 원장 장부를 관리하기 위한 첫 번째 작업이 완료됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 총분개장 데이터로 엑셀에서 총계정원장 만들기
2단계: 월별 원장 장부 생성하기
이 단계에서는 재무 활동을 기록하기 위한 월별 원장 계정 데이터셋을 만듭니다.
- 먼저 셀 범위 B10:H10에 표 머리글 제목을 입력합니다.
- 매월 7건의 재무 활동이 있다고 가정합니다. 따라서 셀 범위 B10:H17을 원장 데이터셋으로 선택하고, 홈 탭의 글꼴 그룹에 있는 모든 테두리 옵션으로 셀 서식을 지정합니다.
- H열에는 데이터 유효성 검사가 필요합니다. 이렇게 하면 원장을 사용하는 사람이 셀 범위 H11:H17에 Debit(차변) 또는 Credit(대변)만 입력할 수 있습니다.
- 셀 범위 H11:H17을 선택한 후, 데이터 탭의 데이터 도구 그룹에서 데이터 유효성 검사 > 데이터 유효성 검사 옵션의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
- 데이터 유효성 검사 대화 상자가 나타나면,
- 제한 대상 필드를 모든 값에서 목록으로 변경하고, 원본 필드에 Debit,Credit을 입력합니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
- 해당 셀에 데이터 유효성 검사 드롭다운 목록이 생긴 것을 확인할 수 있습니다.
- 그다음 첫 번째 거래 이후의 잔액을 계산하기 위해 셀 H11에 다음 수식을 입력합니다.
=C8+F11-G11
- Enter 키를 누릅니다.
- 현재 잔액이 변경됩니다. 두 번째 거래 이후의 잔액을 계산하기 위해 셀 H12에 다음 수식을 입력합니다.
=H11+F12-G12
- 다시 Enter 키를 누릅니다.
- 이제 채우기 핸들을 끌어서 수식을 셀 H17까지 복사합니다.
- 그다음 수입의 합계를 구하기 위해 SUM 함수를 사용하여 셀 F18에 다음 수식을 입력합니다.
=SUM(F11:F17)
- Enter 키를 누릅니다.
- 같은 방식으로 지출 열에도 동일한 형태의 수식을 입력합니다.
- 다음으로 셀 H17의 마감 잔액이 올바른지 확인하기 위해 셀 H18에 다음 수식을 입력합니다.
=C8+F18-G18
- 마찬가지로 Enter 키를 누릅니다.
- 마지막으로 마감 날짜 아래에 마감 잔액을 표시하기 위해 병합된 셀 F8에 다음 수식을 입력합니다.
=H18
- Enter 키를 누릅니다.
- 작업이 완료되었습니다.
- 샘플 데이터를 입력해 시트의 모든 수식이 정확하게 작동하는지 확인해 보겠습니다.
- 수식을 입력한 모든 셀이 입력한 데이터에 맞게 반응하는 것을 확인할 수 있습니다.
- 같은 방법으로 2월(Feb)과 3월(Mar) 시트를 두 개 더 만듭니다.
이렇게 하면 엑셀에서 원장 장부를 관리하기 위한 두 번째 단계가 완료됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀로 원장 만드는 방법(쉬운 단계)
3단계: 요약 보고서 디자인하기
이제 요약 보고서의 기본 레이아웃을 디자인하겠습니다.
- 먼저 Jan 시트에서 행 1:8을 선택하고 'Ctrl+C'를 눌러 복사합니다.
- 그다음 Summary 시트로 이동해 'Ctrl+V'를 눌러 붙여넣습니다.
- 이제 시트 제목을 LEDGER에서 Summary로 변경합니다.
- Summary 시트에는 월 이름, 수입, 지출, 잔액을 표시할 예정입니다. 네 개의 열에 해당하는 정보를 수정하고 불필요한 열은 모두 삭제합니다.
- 그다음 셀 범위 B10:E10에 네 개의 표 제목을 입력합니다.
- 다음으로 셀 범위 B11:B13에 월 이름을 입력하고 모든 셀에 테두리를 적용합니다.
- 마지막으로 행 14를 Total(합계)로 표시해 각 열의 합계를 보여 줍니다.
이렇게 하면 엑셀에서 원장 장부를 관리하기 위한 세 번째 단계가 완료됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀로 수표장 원장 만드는 방법(유용한 예제 2가지)
4단계: 요약 시트와 다른 시트 연결하기
이 단계에서는 Summary 시트와 세 개의 월별 시트 사이에 연결 관계를 설정합니다.
- 먼저 Summary 시트의 회사 이름을 Jan 시트로 가져오기 위해 셀 C4에 다음 수식을 입력합니다. 이때 IF 함수를 사용합니다.
=IF(Summary!C4<>0,Summary!C4,"")
- Enter 키를 누릅니다.
- 그다음 셀 C5로 채우기 핸들을 끌어 Summary 시트의 주소를 가져옵니다.
- 시작 날짜, 기초 잔액, 마감 날짜 값은 모든 시트에 직접 입력해야 합니다.
- 이제 1월의 총 수입을 가져오기 위해 셀 C11에 다음 수식을 입력합니다.
=Jan!F18
- 다시 Enter 키를 누릅니다.
- 마찬가지로 1월의 총 지출을 가져오기 위해 셀 D11에 다음 수식을 입력합니다.
=Jan!G18
- Enter 키를 누릅니다.
- 마지막으로 1월의 최종 잔액을 구하기 위해 셀 E11에 다음 수식을 입력합니다.
=Jan!H18
- Enter 키를 누릅니다.
- 1월의 모든 값이 표시됩니다. 같은 방법으로 2월과 3월의 합계 값을 가져오는 수식도 입력합니다.
- 마지막으로 분기 수입 합계를 구하기 위해 SUM 함수를 사용해 다음 수식을 입력합니다.
=SUM(C11:C13)
- Enter 키를 누릅니다.
- 마찬가지로 SUM 함수를 사용해 지출 열의 합계도 계산합니다.
- 이제 총 마감 잔액을 구하기 위해 셀 E14에 다음 수식을 입력합니다.
=C8+C14-D14
- 다시 Enter 키를 누릅니다.
- 분기 원장이므로 마감 잔액 값은 3월의 마감 잔액과 같습니다.
- 셀 E8에 이 값을 표시하기 위해 다음 수식을 입력합니다.
=E14
- 마지막으로 Enter 키를 누릅니다.
- 원장 장부 만들기 작업이 완료되었습니다.
이렇게 하면 엑셀에서 원장 장부를 관리하기 위한 마지막 단계가 완료됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀로 보조 원장 만드는 방법(쉬운 단계)
5단계: 샘플 데이터로 원장 검증하기
마지막 단계에서는 모든 월별 시트에 샘플 데이터를 입력하고 원장을 검증합니다.
- 먼저 Summary 시트에 회사 이름과 주소를 입력합니다.
- 입력한 두 데이터가 다른 세 개 시트로 자동 전달되는 것을 확인할 수 있습니다.
- 이제 Jan 시트에 필요한 모든 데이터를 입력합니다.
- 같은 방법으로 Feb 시트에도 샘플 데이터를 입력합니다.
- 마지막으로 Mar 시트에 데이터를 입력합니다.
- 마지막으로 Summary 시트로 돌아가면 모든 데이터가 자동으로 가져와진 것을 확인할 수 있습니다.
이렇게 모든 수식이 완벽하게 작동했으며, 엑셀에서 원장 장부를 성공적으로 만들고 관리할 수 있었습니다.
함께 읽으면 좋은 글: Tally에서 엑셀로 모든 원장 내보내는 방법
결론
이것으로 이 글을 마치겠습니다. 이 글이 도움이 되었기를 바라며, 이제 엑셀에서 원장 장부를 직접 만들고 관리할 수 있을 것입니다. 추가 질문이나 제안이 있다면 아래 댓글 섹션을 통해 공유해 주세요.
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