엑셀은 방대한 데이터를 처리하는 데 가장 널리 활용되는 도구입니다. 다양한 업무를 손쉽게 수행할 수 있어 실무 생산성을 크게 높여 주는데요. 특히 회계 정보를 기록하는 일도 엑셀만 있으면 아주 간단하게 처리할 수 있습니다. 분개장, 원장, 시산표, 대차대조표까지 모두 엑셀에서 손쉽게 작성할 수 있습니다. 이번 글에서는 엑셀로 보조원장(subsidiary ledger)을 만드는 방법을 단계별로 소개하겠습니다.
원장(Ledger)의 기본 개념
본격적으로 시작하기 전에 원장이 무엇인지 먼저 짚고 넘어가겠습니다. 원장은 분개장에 기록된 여러 계정의 요약 정보를 정리해 둔 장부입니다. 시산표, 대차대조표 등 재무제표를 작성하는 데 꼭 필요한 기초 자료 역할을 하죠.
원장에는 분개장에 등장한 모든 계정이 담기며, 회계 담당자는 계정 장부를 바탕으로 분개(journal entry)를 작성합니다. 그래서 원장은 흔히 '두 번째 기입 장부'라고 불립니다.
엑셀에서 보조원장 만들기: 6단계
이번 예시에 사용할 데이터는 XYZ 회사의 일반분개장(general journal)입니다. 분개장에 있는 각 계정마다 엑셀로 보조원장을 만들어 볼 것입니다. 계정 목록은 다음과 같습니다.
- 현금(Cash)
- 자본금(Owner's Capital)
- 서비스 수익(Service Revenue)
- 급여 비용(Salaries Expense)
- 미지급금(Accounts Payable)
- 미수금(Accounts Receivable)
분개장은 3월에 발생한 거래 내역으로 작성되었으며, Ref 열의 T-1, T-2 등은 각 거래를 구분하는 번호입니다.
1단계: 계정명과 계정번호 입력하기
가장 먼저 할 일은 계정 이름과 계정번호를 적어 넣는 것입니다. 이번 예시의 첫 번째 원장은 현금 계정입니다. 계정번호는 XYZ 회사의 계정 장부에 기재되어 있는데, 설명을 간단하게 하기 위해 현금 계정의 계정번호를 101번이라고 가정하겠습니다.
계정명과 계정번호를 입력하면 아래와 같은 결과가 됩니다.
2단계: 거래 날짜 기입하기
다음은 거래별 날짜를 기입하는 단계입니다. 이 분개장의 모든 거래는 현금 계정과 관련이 있습니다.
따라서 현금 계정의 원장에는 해당하는 모든 날짜를 반드시 포함해야 합니다.
3단계: 상대 계정을 적요로 나열하기
이제 원장에 거래 내용을 설명하는 적요를 작성해야 합니다. 적요에는 현금 거래가 발생한 상대 계정들을 활용하면 됩니다.
예를 들어 첫 번째 거래에서는 14,000달러의 현금이 회사에 투입되었고, 이로 인해 소유주 지분(owner's equity)이 증가했습니다. 따라서 현금 계정의 상대 계정은 소유주 지분 계정입니다. 이 계정을 적요란에 기입하겠습니다.
같은 방식으로 현금 계정과 관련된 나머지 상대 계정들도 모두 나열합니다.
4단계: 참조(Reference) 표기하기
다음은 참조 번호를 표기하는 단계입니다. 이 항목들의 참조 출처는 분개장이므로, 분개 항목 번호를 참조로 기입합니다.
원장의 첫 번째 항목은 첫 번째 거래에서 가져온 것이므로, 참조 번호는 J-1이 됩니다. 마찬가지 방식으로 나머지 참조 번호도 아래처럼 작성합니다.
5단계: 계정 잔액 계산하기
이제 해당 계정의 잔액을 계산할 차례입니다. 계산 자체는 어렵지 않지만, 차변(debit)인지 대변(credit)인지는 반드시 신중하게 확인해야 합니다.
- 첫 번째 거래에서 현금은 차변이며 금액은 $14,000입니다. 첫 번째 항목이므로 잔액도 동일하게 $14,000이 됩니다.
다음 거래 역시 $890의 차변 기입입니다. 따라서 이전 잔액에 더해 주면 됩니다.
- 셀 G8에 아래 수식을 입력합니다.
=G7+E8
- 이제 ENTER 키를 누르면 엑셀이 자동으로 잔액을 계산해 줍니다.
다음은 세 번째 분개 항목입니다. 이번에는 현금이 대변이며 금액은 $500입니다. 따라서 새 잔액을 구하려면 이전 잔액에서 이 금액을 빼야 합니다.
- 셀 G9에 아래 수식을 입력합니다.
=G8-F9
- ENTER 키를 누르면 엑셀이 잔액을 반환합니다.
네 번째 항목에서도 현금은 대변이며 금액은 $1,600입니다. 세 번째 항목과 마찬가지로 이전 잔액에서 빼 주면 되고, 결과는 아래와 같습니다.
마지막으로 다섯 번째 거래는 현금 $400이 차변에 기입됩니다. 이전 잔액에 더해 주면 되고, 최종 잔액은 $13,190이 됩니다.
6단계: 최종 잔액 강조하기
마지막 단계는 각 계정의 최종 잔액을 강조 표시하는 것입니다. 이번 예시에서는 모든 계산이 끝난 후 현금 계정의 최종 잔액이 $13,190으로 나왔습니다. 이 부분을 강조 표시하겠습니다.
다른 계정의 원장 만들기
위에서 설명한 것과 같은 방식으로 다른 계정들의 원장도 만들 수 있습니다. 편의를 위해 소유주 지분(Owner's Equity) 계정의 원장 예시를 함께 준비했습니다.
나머지 계정들의 원장은 이 글의 워크시트 파일에서 확인하실 수 있습니다.
작성 시 유의사항
- 차변과 대변 계정을 정확히 구분해야 합니다.
- 원장과 분개장은 일반회계기준(GAAP, Generally Accepted Accounting Principles)에 맞춰 작성합니다.
마무리
이번 글에서는 엑셀로 보조원장을 만드는 방법을 알아보았습니다. 도움이 되었기를 바랍니다. 제안이나 의견, 피드백이 있다면 언제든 댓글로 남겨 주세요. 더 유용한 엑셀 활용 팁도 함께 확인해 보세요.
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