매크로로 Excel 파일 크기 줄이는 방법 11가지 (쉽고 효과적인 가이드)

Excel에서 VBA 코드(매크로)를 사용하다 보면 파일 크기가 점점 커지는 것을 경험하게 됩니다. 파일 용량이 커지면 Excel 작업 속도가 느려지고 관리도 어려워지기 때문에, 파일 크기를 줄이는 것은 필수적인 작업입니다. 이 글에서는 매크로를 활용해 Excel 파일 크기를 줄이는 11가지 방법을 소개합니다. 각 방법은 누구나 쉽게 따라 할 수 있으며, 파일 용량 문제를 해결하는 데 실질적인 도움이 될 것입니다.

매크로로 Excel 파일 크기를 줄이는 11가지 효과적인 방법

Excel 파일 크기를 줄이기 위해 다양한 방법을 시도해 볼 수 있습니다. 아래에서 소개하는 11가지 방법은 모두 실용적이며, 상황에 따라 하나 또는 여러 방법을 조합하여 사용하면 더욱 효과적입니다. 작은 팁 하나가 큰 문제를 해결할 수 있다는 점을 기억하세요.

1. Excel 파일을 이진(Binary) 형식으로 저장하기

가장 먼저 소개할 방법이자 가장 효과적인 방법은 파일을 이진 형식으로 저장하는 것입니다. 이 형식을 사용하면 파일 크기를 상당히 줄일 수 있습니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.

단계

• 리본 메뉴에서 파일(File) 탭으로 이동합니다.
• 다른 이름으로 저장(Save As) 옵션을 선택합니다.

• 다른 이름으로 저장 화면에서 찾아보기(Browse)를 클릭합니다.

• 파일 형식을 변경해야 합니다.
• 기존에 매크로 사용 통합 문서(Macro-Enabled Workbook)로 저장되어 있다면, 이를 이진 통합 문서(Binary Workbook)로 변환합니다.
• 파일 형식(Save as type) 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.

• Excel 이진 통합 문서(Excel Binary Workbook) 옵션을 선택합니다.

• 저장(Save) 버튼을 클릭합니다.
• 저장 후 파일 크기의 변화를 확인할 수 있습니다. 매크로 사용 형식에 비해 이진 형식으로 저장했을 때 파일 크기가 확실히 줄어든 것을 볼 수 있습니다.

2. 사용하지 않는 VBA 코드 삭제하기

VBA 코드를 작성해 두었지만 실제로는 전혀 사용되지 않는 경우가 종종 있습니다. VBA 코드는 그 자체로 파일 크기를 증가시키므로, 불필요한 코드를 삭제하는 것이 파일 크기를 줄이는 효과적인 해결책이 됩니다. 또한 사용하지 않는 코드는 Excel 실행 속도를 저하시키는 원인이 되기도 합니다. 쾌적한 작업 환경을 위해 불필요한 VBA 코드는 과감히 정리하세요.

3. 중복 코드 제거하기

코드를 최적화하면 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 예를 들어, VBA 코드로 특정 셀의 값을 굵게(bold) 처리한다고 가정해 봅시다. 대부분의 경우 먼저 셀을 선택한 다음 굵게 적용하는 두 줄의 코드를 작성하게 됩니다.

Sub Bold_cells()
Range("B1").Select
Selection.Font.Bold = True
End Sub

위 코드는 셀을 선택하는 줄과 폰트를 굵게 만드는 줄, 총 두 줄로 구성되어 있습니다. 이러한 중복을 없애려면 한 줄로 작성하면 됩니다.

Sub Bold_cells()
Range("B1").Font.Bold = True
End Sub

이렇게 한 줄로 압축하면 코드 크기가 줄어들고, 동시에 Excel 파일 전체 용량도 감소합니다.

4. 주석(Remark) 문 줄이기

코드를 이해하기 쉽도록 주석 문을 많이 달아두는 경우가 있습니다. 하지만 주석이 많아지면 VBA 코드 자체가 비대해지고, 그만큼 Excel 파일 크기도 커집니다. 코드가 너무 길다면 꼭 필요한 주석만 남기고 나머지는 정리하는 것이 좋습니다. 주석 문을 정리하면 코드 크기와 파일 용량을 모두 줄일 수 있습니다.

5. VBA 모듈 내보낸 후 다시 가져오기

간단하지만 의외로 효과적인 방법입니다. 먼저 지금까지 작성한 모든 VBA 모듈을 내보내기(Export)한 다음, 다시 VBA 프로젝트로 가져오기(Import)를 합니다. 이 방법의 장점은 내보내기 과정에서 모듈 크기가 축소되고, 다시 가져올 때도 축소된 상태로 반영된다는 점입니다. 결과적으로 Excel 파일 전체 용량이 어느 정도 줄어들게 됩니다.

6. 매크로 비활성화 후 다시 활성화하기

VBA 코드를 사용하려면 일반적으로 파일을 매크로 사용 통합 문서 형식으로 저장해야 합니다. 이때 활용할 수 있는 작은 요령이 있습니다. 먼저 매크로를 비활성화한 상태로 통합 문서를 저장하고, 다시 연 다음 매크로를 활성화하는 것입니다. 이 과정을 통해 Excel 파일 크기가 증가하는 내부적인 문제를 해소할 수 있습니다. 매우 간단한 방법이지만 경우에 따라 효과적입니다.

7. 사용하지 않는 영역 제거로 파일 크기 최적화하기

실제 데이터는 많지 않은데도 파일 크기가 비정상적으로 큰 경우가 있습니다. 이는 데이터 범위를 벗어난 곳까지 서식이 적용되어 발생하는 문제일 수 있습니다. 수동으로 삭제할 수도 있지만, VBA 코드를 사용하면 더욱 편리합니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.

단계

• 리본 메뉴에서 개발 도구(Developer) 탭으로 이동합니다.
• 코드(Code) 그룹에서 Visual Basic을 선택합니다.

• Visual Basic 창이 열립니다.
• 리본 메뉴의 삽입(Insert) 탭으로 이동합니다.
• 모듈(Module)을 선택합니다.

• 모듈 창에 다음 코드를 입력합니다.

Sub RemoveUnused()
    Dim cell_last As Range
    Dim ans
    Dim row_last As Long, column_last As Long, position_of_last_dot As Long
    Dim file_name_full As String, name_of_file As String, target_name As String
    If WorksheetFunction.CountA(Cells) = 0 Then Exit Sub
    Application.ScreenUpdating = False
    ans = MsgBox("Do you need to generate a copy of this Workbook?", vbQuestion + vbYesNoCancel)
    If ans = vbCancel Then
        GoTo ExitSub
    End If
    If ans = vbYes Then
        file_name_full = ActiveWorkbook.FullName
        If file_name_full = "" Then
            MsgBox "Please run the macro after saving the file"
            GoTo ExitSub
        End If
        position_of_last_dot = InStrRev(file_name_full, ".")
        target_name = WorksheetFunction.Replace(file_name_full, position_of_last_dot, 0, "_" & Format(Now(), "yyyymmddhhmmss"))
        ActiveWorkbook.SaveCopyAs target_name
    End If
    row_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlPrevious).Row
    column_last = Cells.Find(What:="*", After:=[A1], SearchOrder:=xlByColumns, SearchDirection:=xlPrevious).Column
    Application.ScreenUpdating = False
    Rows(row_last + 1 & ":" & Rows.Count).Clear
    Columns(Split(Cells(1, column_last + 1).Address, "$")(1) & ":" & Split(Cells(1, Columns.Count).Address, "$")(1)).Clear
    ActiveWorkbook.Save
ExitSub:
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

• 리본 메뉴에서 개발 도구 탭으로 이동합니다.
• 코드 그룹에서 매크로(Macros)를 선택합니다.

• 매크로 대화 상자가 열립니다.
• 목록에서 RemoveUnused를 선택합니다.
• 실행(Run) 버튼을 클릭합니다.

• 이 코드를 사용하면 Excel에서 사용하지 않는 영역을 손쉽게 제거할 수 있고, 무엇보다 파일 크기가 줄어드는 효과를 얻을 수 있습니다.

8. 빈 행과 열 삭제하기

데이터 세트에는 여러 개의 빈 행과 열이 포함되어 있는 경우가 많습니다. 이런 빈 공간들은 데이터 세트를 불필요하게 크게 만들고, 결국 Excel 파일 크기도 증가시킵니다. 파일 용량을 줄이려면 빈 행과 열을 삭제한 후 파일을 저장하세요. 저장 후 파일 크기가 감소한 것을 확인할 수 있습니다.

9. 데이터 서식 제거하기

데이터 서식은 Excel에서 가장 많이 사용하는 기능 중 하나입니다. 배경색 지정, 테두리 추가, 글꼴 스타일 변경 등이 모두 여기에 해당합니다. 하지만 이런 서식들이 쌓이면 파일 크기가 커질 수 있습니다. 데이터 서식을 제거하는 방법은 다음과 같습니다.

단계

• 먼저 서식을 제거할 데이터 범위 전체를 선택합니다.
• 리본 메뉴에서 홈(Home) 탭으로 이동합니다.
• 편집(Editing) 그룹에서 지우기(Clear) 옵션을 클릭합니다.

• 서식 지우기(Clear Formats)를 선택합니다.
• 선택한 데이터에서 모든 서식이 제거됩니다.

• 마지막으로 통합 문서를 저장합니다.
• 파일 크기가 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.

10. 파일 압축하기(ZIP)

파일을 ZIP 형식으로 압축하는 것도 좋은 방법입니다. Excel 파일을 ZIP으로 압축하면 원본 크기의 약 10~15% 수준으로 용량이 자동으로 줄어들며, 다른 사람과 파일을 공유할 때도 유용합니다. 적용 방법은 다음과 같습니다.

단계

• 먼저 Excel 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 보내기(Send to) 옵션을 선택합니다.
• 보내기 메뉴에서 압축(Zipped) 폴더를 클릭합니다.

• Excel 파일이 ZIP 파일로 변환됩니다.
• 그 결과 파일 크기가 줄어듭니다. 아래 스크린샷을 참고하세요.

11. 이미지 압축하기

Excel에서 이미지를 다루는 경우라면 이미지 압축은 필수입니다. 압축하지 않으면 파일 크기가 급격히 커집니다. 단, 압축 시 이미지 품질이 나빠지지 않도록 주의해야 합니다. Excel 외부에서 미리 압축한 이미지라도, Excel의 기본 제공 기능으로 한 번 더 압축하면 효과적입니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.

단계

• 먼저 압축할 이미지를 선택합니다.
• 리본 메뉴에서 그림 서식(Picture Format) 탭으로 이동합니다.
• 조정(Adjust) 그룹에서 그림 압축(Compress Pictures) 옵션을 선택합니다.

• 그림 압축 대화 상자가 열립니다.
• 압축 옵션(Compression Options)에서 이 그림에만 적용(Apply only to this picture)의 체크를 해제합니다.
• 전자 메일(96ppi): 문서 공유 크기 최소화를 선택합니다.
• 확인(OK)을 클릭합니다.

• 통합 문서를 저장합니다.
• 파일 크기가 줄어든 것을 확인할 수 있습니다. 아래 스크린샷을 참고하세요.

마무리

지금까지 매크로를 사용하는 Excel 파일의 크기를 줄이는 11가지 효과적인 방법을 살펴보았습니다. 이 방법들은 기본적으로 Excel의 다양한 팁과 요령을 활용한 것으로, 파일 용량을 완벽하게 관리할 수 있게 해줍니다. 상황에 맞는 방법을 선택하거나 여러 방법을 조합하면 더욱 좋은 결과를 얻을 수 있습니다. 추가로 궁금한 점이 있다면 언제든지 댓글로 문의해 주세요.

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