일상생활에서 거의 매일 우편물 레이블을 만들어야 하는 경우가 있습니다. Excel을 활용하면 몇 분 만에 손쉽게 우편물 레이블을 제작할 수 있어 작업 효율이 크게 향상됩니다. 이 글에서는 Excel과 Word의 메일 병합 기능을 활용해 우편물 레이블을 만드는 방법을 단계별로 자세히 알려드립니다.
Excel에서 우편물 레이블을 만드는 7단계
아래의 순서대로 진행하면 Excel 데이터를 기반으로 전문적인 우편물 레이블을 완성할 수 있습니다.
1단계: 주소 목록 준비하기
먼저 시민 우편물 목록이라는 이름의 데이터셋을 만듭니다. 이 데이터셋에는 이름(First Name), 성(Last Name), 도시(City), 주(State), 직업(Profession) 열이 포함됩니다.
각 열에 아래와 같이 실제 정보를 입력합니다.
다음으로 수식 탭으로 이동한 후 정의된 이름 그룹에서 이름 정의를 선택합니다.
새 이름 대화 상자가 화면에 나타납니다.
여기서 이름 입력란에 주소 목록의 이름을 지정합니다. 이 예시에서는 MailingList라고 입력합니다.
그런 다음 확인을 클릭합니다.
마지막으로 Excel 워크시트를 저장하여 다음 단계를 준비합니다.
2단계: Word에서 메일 병합 문서 설정하기
먼저 Microsoft Word 2007, 2010, 2013 또는 2016 버전 중 하나에서 빈 문서를 엽니다.
다음으로 메일 탭 > 메일 병합 시작 > 단계별 메일 병합 마법사를 차례로 선택합니다.
그러면 화면 오른쪽에 메일 병합 창이 나타납니다.
세 번째로 레이블을 선택한 후 다음: 시작 문서를 클릭합니다.
네 번째로 시작 문서 선택 옵션에서 문서 레이아웃 변경을 선택합니다.
다섯 번째로 레이블 옵션을 클릭합니다.
여섯 번째로 레이블 옵션 대화 상자에서 아래 이미지와 같이 필요한 설정을 선택합니다. 설정 후 자세히를 클릭합니다.
일곱 번째로 필요에 맞게 레이블 형식을 조정합니다.
완료되면 확인을 클릭해 메일 병합 창으로 돌아간 뒤, 다음: 받는 사람 선택을 누릅니다.
참고: Excel 목록으로 Word에서 레이블을 만드는 방법도 함께 알아두면 유용합니다.
3단계: 워크시트와 레이블 연결하기
이 단계에서는 받는 사람 선택 항목에서 기존 목록 사용을 선택합니다.
그다음 Excel 워크시트를 찾기 위해 찾아보기를 클릭합니다.
앞서 준비한 Excel 워크시트를 선택하고 열기를 누릅니다.
테이블 선택 대화 상자가 나타나면 정의된 이름인 MailingList를 선택하고, 첫 데이터 행에 열 머리글 포함에 체크한 후 확인을 클릭합니다.
4단계: 메일 병합 받는 사람 추가하기
메일 병합 받는 사람 창에서 레이블에 포함하지 않을 데이터 소스의 체크를 해제합니다. 목록을 검토한 후 확인을 클릭합니다.
이어서 메일 병합 창에서 다음: 레이블 배열을 클릭합니다.
5단계: 주소 레이블 배치하기
먼저 메일 병합 창에서 주소 블록을 선택합니다.
주소 블록 삽입 대화 상자에서 받는 사람 이름 삽입 형식 중 원하는 서식을 고릅니다. 그다음 미리 보기 영역에서 결과를 확인한 뒤 확인을 클릭합니다.
설정을 마치면 확인을 누르고, 메일 병합 창에서 다음: 레이블 미리 보기를 클릭합니다.
참고: Excel에서 주소 레이블을 인쇄하는 다양한 방법도 확인해 보세요.
6단계: 우편물 레이블 미리 보기
메일 병합 창의 오른쪽 또는 왼쪽 화살표 버튼을 사용하면 각 레이블의 미리 보기를 확인할 수 있습니다. Word 문서의 미리 보기는 아래와 같이 표시됩니다.
글꼴 종류, 색상 또는 크기를 변경하려면 미리 보기 부분을 선택한 후 홈 탭에서 수정하면 됩니다.
결과가 만족스러우면 다음: 병합 완료를 선택합니다.
참고: Excel에서 레이블을 인쇄하는 쉬운 방법도 함께 살펴보세요.
7단계: 나중에 사용할 수 있도록 레이블 저장하기
만든 레이블은 저장해 두면 언제든 재사용할 수 있습니다. 두 가지 방법이 있습니다.
- 저장 버튼을 클릭하면 Word 문서로 저장됩니다. 이때 메일 병합 문서는 원본 그대로(as-is) 저장되며 Excel 원본 파일과 연결된 상태를 유지합니다. 이 구조를 활용하면 Excel 파일이 업데이트될 때마다 변경 사항이 메일 병합 문서에 즉시 반영됩니다.
- 또한 이렇게 저장한 문서를 다시 열 때, MS Word는 Excel 파일의 데이터를 어디에 통합할지 묻습니다. Excel에서 Word로 레이블을 병합하려면 예를 클릭하면 됩니다.
참고: Excel에서 Word로 메일 병합 레이블을 만드는 과정도 단계별로 익혀두면 좋습니다.
마무리
이 글의 내용을 잘 익혀두면 Excel에서 어떤 종류의 우편물 레이블이든 효율적으로 만들 수 있습니다. 더 궁금한 점이 있다면 공식 Excel 학습 플랫폼 ExcelDemy를 방문해 보세요.
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