이 글에서는 Microsoft Excel(엑셀)에서 고객 데이터베이스를 만드는 방법을 소개합니다. 일반적으로 전통적인 데이터베이스에는 테이블, 필드, 레코드, 기본 키, 외래 키 등이 포함됩니다. 다행히도 엑셀에서도 데이터베이스를 만들고 이를 엑셀 테이블로 변환할 수 있습니다. 또한 엑셀에는 정렬 및 필터(Sort & Filter)처럼 데이터베이스 내 데이터를 손쉽게 탐색할 수 있는 유용한 도구들이 있습니다. 지금부터 엑셀에서 고객 데이터베이스를 만드는 방법을 하나씩 살펴보겠습니다.
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고객 데이터베이스란 무엇인가?
고객 데이터베이스란 기본적으로 아래와 같은 고객 정보를 체계적으로 모아 놓은 것을 말합니다.
- 이름
- 회사명
- 회사 내 직위
- 주소
- 도시
- 주(State)
- 연락처
- 이메일 등
엑셀에서 고객 데이터베이스 만들기: 단계별 가이드
이제 고객 데이터베이스를 만드는 과정을 단계별로 설명하겠습니다. 진행 과정에서는 '열(column)'을 '필드(field)'로, '행(row)'을 '레코드(record)'라고 부르겠습니다. 전통적인 데이터베이스에서는 바로 이 용어들을 사용하기 때문입니다.
1단계: 열(필드) 제목 만들기
- 먼저 고객 데이터베이스에 포함할 필드 이름을 입력합니다. 예를 들어 고객 이름, 회사, 도시, 주, 연락처, 이메일 등의 필드를 구성했습니다.
- 다음으로 필드 이름을 굵게 표시하거나 배경색을 입혀 한눈에 잘 보이도록 강조해 주세요.
2단계: 행(레코드)에 데이터 입력하기
- 이제 고객 데이터를 행 단위로 입력합니다. 예를 들어 데이터 세트에 7개의 레코드를 추가했습니다.
⏩ 참고:
- 데이터베이스에 레코드를 입력할 때는 데이터가 있는 행 사이에 빈 행을 남기면 안 됩니다. 예를 들어 6행과 8행에 데이터가 있는 상태에서 7행을 비워둘 수 없습니다.
- 마찬가지로 아래 스크린샷과 같이 열 전체를 비워두는 것도 불가능합니다.
그 이유는 엑셀이 완전히 빈 행이나 열을 만나면 해당 부분을 데이터베이스에 포함시키지 못하기 때문입니다. 그 결과 하나의 데이터베이스가 서로 연결되지 않은 두 개의 독립적인 정보 집합으로 분리되어 버립니다.
3단계: 레코드 데이터 서식 지정하기
- 레코드가 데이터베이스에 추가되었다면, 이제 필요에 맞게 서식을 지정할 수 있습니다. 예를 들어 '연락처' 필드의 서식을 지정해 보겠습니다.
- 해당 필드를 선택한 후 Ctrl + 1을 눌러 셀 서식(Format Cells) 대화상자를 엽니다. 선택 영역을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭해서 열 수도 있습니다.
- 대화상자가 나타나면 표시 형식(Number) 탭으로 이동한 뒤 특수 항목(Special) 범주를 클릭합니다.
- 그런 다음 형식(Type) 목록에서 전화 번호(Phone Number)를 선택하고 확인을 누릅니다.
- 그러면 '연락처' 필드의 데이터가 원하는 대로 서식이 적용된 것을 확인할 수 있습니다. 같은 방식으로 다른 데이터의 서식도 자유롭게 지정할 수 있습니다.
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4단계: 입력한 고객 데이터로 테이블 만들기
- 이제 앞서 입력한 데이터 범위를 테이블로 변환하겠습니다. 데이터 범위 안의 아무 셀이나 선택한 후 Ctrl + T를 누르세요.
- 그러면 Excel에 테이블 만들기(Create Table) 대화상자가 나타납니다. 테이블 범위를 확인하고, '머리글 포함(My table has headers)' 옵션에 체크한 후 확인을 클릭합니다.
- 그 결과 아래와 같은 테이블이 생성됩니다.
⏪ 참고:
데이터 범위는 Excel 리본 메뉴에서도 테이블로 변환할 수 있습니다. 경로는 삽입(Insert) > 테이블(Table)입니다.
5단계: 테이블(데이터베이스) 이름 지정하기
- 원한다면 고객 데이터베이스에 이름을 붙일 수도 있습니다. 여기서는 테이블이 곧 데이터베이스 역할을 하므로 이름을 지정하겠습니다. 테이블을 선택한 후 이름 상자(Name Box)로 이동하여 테이블 이름을 'Client_Data'로 변경합니다. 물론 원하는 다른 이름을 사용해도 됩니다.
6단계: 고객 데이터베이스에 레코드 추가하기
- 이제 데이터베이스가 완성되었으므로 레코드를 계속 추가할 수 있습니다. 새 레코드를 입력할 때는 새 행의 아무 셀에나 데이터를 입력한 뒤 Enter 또는 Tab 키를 누르세요.
- 그러면 해당 행이 자동으로 테이블/데이터베이스에 포함됩니다. 이어서 나머지 고객 데이터를 입력하면 됩니다. 같은 방법으로 레코드나 필드를 얼마든지 추가할 수 있습니다.
정렬 및 필터 기능으로 고객 데이터베이스 활용하기
앞서 언급했듯이 엑셀에서는 데이터베이스의 데이터를 간편하게 정렬 및 필터링할 수 있습니다. 일반적인 데이터베이스에서는 이 작업을 위해 쿼리를 작성해야 하지만, 엑셀에서는 몇 번의 클릭만으로 처리할 수 있습니다. 아래 단계에 따라 고객 데이터베이스에서 데이터를 정렬하고 필터링해 보세요.
단계:
- 먼저 TX(텍사스) 주의 고객 데이터를 필터링하겠습니다. 'State(주)' 필드의 필터 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
- 그런 다음 TX에만 체크 표시를 하고 확인을 누릅니다.
- 결과적으로 텍사스(Texas)의 모든 고객 데이터가 아래와 같이 필터링됩니다.
- 마찬가지로 데이터베이스를 정렬할 수도 있습니다. 예를 들어 '고객 이름' 필드를 가나다(알파벳) 순으로 정렬하겠습니다. '고객 이름' 필드의 드롭다운 메뉴를 클릭한 후 A~Z 정렬 아이콘을 클릭합니다.
- 그 결과 '고객 이름' 필드가 원하는 대로 알파벳순으로 깔끔하게 정렬된 것을 확인할 수 있습니다.
이처럼 필요에 따라 정렬 및 필터 옵션을 자유롭게 활용하시면 됩니다.
마무리
이번 글에서는 엑셀에서 고객 데이터베이스를 만드는 과정을 단계별로 자세히 설명했습니다. 필드 헤더 작성부터 테이블 변환, 이름 지정, 정렬과 필터 활용까지 차근차근 따라 하면 누구나 실무에 바로 쓸 수 있는 고객 데이터베이스를 완성할 수 있습니다. 이 가이드가 여러분의 업무에 도움이 되기를 바라며, 궁금한 점이 있다면 언제든지 문의해 주세요.
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