업무를 진행하다 보면 엑셀 작업 결과물을 프로젝트 매니저나 상사에게 이메일로 전달해야 하는 경우가 종종 있습니다. 매번 Gmail에 접속해 파일을 첨부하고 발송하는 과정은 번거롭고 시간도 많이 걸립니다. 다행히 엑셀 워크시트에서 바로 이메일을 보내면 이런 수고를 크게 줄일 수 있습니다. 이 글에서는 엑셀 파일을 이메일로 자동 전송할 수 있는 다양한 방법을 모두 정리해 소개합니다.
엑셀 파일을 이메일로 자동 전송하는 3가지 방법
엑셀 파일을 이메일로 자동 전송하기 위해 실제로 효과가 검증된 세 가지 방법을 준비했습니다. 이 방법들은 주로 VBA 코드와 엑셀의 기본 명령을 활용하며, 초보자도 쉽게 따라 할 수 있습니다.
1. 빠른 실행 도구 모음으로 엑셀 파일 이메일 전송하기
빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)을 활용하면 엑셀 화면에서 바로 이메일을 보낼 수 있습니다. 사용하기 전에 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정에서 '전자 메일' 기능을 먼저 추가해야 하며, 기본 설정에는 이 옵션이 포함되어 있지 않습니다. 이 방법은 단일 워크시트는 물론 통합 문서 전체를 이메일 본문 형태로 전송할 수 있어 매우 실용적입니다.
1.1 단일 워크시트를 이메일 본문으로 보내기
특정 워크시트 하나만 선택해 이메일로 보낼 수도 있습니다. 이 경우 먼저 해당 시트의 복사본을 새 통합 문서로 만든 뒤 발송해야 합니다. 아래 순서대로 진행해 보세요.
단계
- 먼저 전송할 시트 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 여기서는 Sheet1을 보낼 것이므로 Sheet1 탭을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
- 옵션 메뉴가 나타나면 이동 또는 복사(Move or Copy)를 선택합니다.
- 이동 또는 복사 대화 상자가 열리면 대상 통합 문서(To book) 항목에서 새 통합 문서(New book)를 선택합니다.
- 복사본 만들기(Create a Copy) 옵션에 체크합니다.
- 마지막으로 확인을 클릭합니다.
- 그러면 선택한 워크시트가 포함된 새 통합 문서(Book2)가 생성됩니다.
- 다음으로 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 메뉴로 이동합니다.
- 목록에서 '전자 메일'을 선택합니다.
- 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 버튼 옆에 전자 메일 아이콘이 나타납니다.
- 전자 메일 아이콘을 클릭합니다.
- 새 창이 팝업으로 열립니다.
- 선택한 단일 워크시트만 포함된 첨부 파일이 만들어진 것을 확인할 수 있습니다.
- 받는 사람(To) 입력란에 상대방의 이메일 주소를 입력합니다.
- 마지막으로 보내기를 클릭하면 완료됩니다.
1.2 통합 문서 전체를 이메일 본문으로 보내기
빠른 실행 도구 모음을 활용하면 통합 문서 전체를 한 번에 이메일로 보낼 수도 있습니다. 특정 시트만 보내야 하는 경우보다 전체 파일을 공유해야 하는 경우가 더 많으므로 이 방법이 특히 유용합니다.
단계
- 먼저 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 메뉴로 이동합니다.
- 목록에서 '전자 메일'을 선택합니다.
- 빠른 실행 도구 모음 사용자 지정 버튼 옆에 전자 메일 아이콘이 나타납니다.
- 전자 메일 아이콘을 클릭합니다.
- 새 창이 팝업으로 열립니다.
- 받는 사람(To) 입력란에 이메일 주소를 입력합니다.
- 아래쪽의 빈 칸이 이메일 본문입니다. 여기에 필요한 내용을 간단히 적어 넣을 수 있습니다.
- 마지막으로 보내기를 클릭합니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 매크로로 본문을 포함해 이메일 보내기 (3가지 유용한 사례)
2. 공유 기능으로 엑셀 파일 이메일 전송하기
엑셀 리본 메뉴의 공유(Share) 명령을 사용하면 파일을 이메일로 간편하게 보낼 수 있습니다. 이 방법에서는 엑셀 파일을 첨부 파일, PDF 또는 XPS 형식 중 원하는 형태로 전송할 수 있으며, 어떤 방식이든 사용법이 간단합니다. 아래 단계를 따라 해 보세요.
단계
- 먼저 리본 메뉴에서 파일(File) 탭을 클릭합니다.
- 다음으로 공유(Share) 명령을 선택합니다.
- 공유 섹션에서 전자 메일(Email)을 선택합니다.
- 전자 메일 옵션에서는 엑셀 파일을 보낼 수 있는 다양한 방법을 확인할 수 있습니다.
- 여기서는 첨부 파일로 보내기(Send as Attachment) 옵션을 선택합니다.
- 클릭하면 새 창이 팝업으로 열립니다.
- 엑셀 파일을 받을 이메일 주소를 입력합니다.
- 마지막으로 보내기를 클릭합니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 파일 온라인 공유 방법 (2가지 쉬운 방법)
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3. VBA 코드로 엑셀 파일 이메일 자동 전송하기
엑셀 파일을 이메일로 전송하는 가장 인기 있고 강력한 방법은 VBA 코드를 활용하는 것입니다. VBA 코드를 사용하면 데이터를 수정한 후 코드만 실행하면 자동으로 이메일이 전송되는 전체 시스템을 구축할 수 있습니다. 아래 안내에 따라 차근차근 적용해 보세요.
단계
- 먼저 Alt+F11을 눌러 VBA 편집기(개발 도구)를 엽니다.
- 리본 메뉴 사용자 지정을 통해 개발 도구 탭을 화면에 표시할 수도 있습니다.
- Visual Basic 창이 열립니다.
- 다음으로 보기(View) 탭으로 이동합니다.
- 목록에서 모듈(Module)을 선택합니다.
- 새 모듈 창이 열리면 아래 코드를 입력합니다.
Sub Email_From_Excel_Basic()
Dim email_app As Object
Dim email_item As Object
Set email_app = CreateObject("Outlook.Application")
Set email_item = email_app.CreateItem(0)
email_item.to = "admin@wsxdn.com"
email_item.Subject = "Subject Line for Email"
email_item.Body = "The message for the email"
email_item.Display
Set email_item = Nothing
Set email_app = Nothing
End Sub- 실행(Run)을 클릭해 코드를 적용합니다.
- 새 창이 나타나면 원하는 이메일 주소를 입력합니다.
- 엑셀 파일 자체를 전송하는 것이 목적이므로 해당 파일을 첨부해야 합니다.
- 삽입(Insert) 탭으로 이동합니다.
- 다음으로 파일 첨부(Attach File)를 선택합니다.
- 파일 첨부 옵션에서 최근 사용한 파일들이 표시되며, 원하는 엑셀 파일을 선택합니다.
- 선택한 파일이 이메일 본문 위에 첨부된 것을 확인할 수 있습니다.
- 이제 보내기를 클릭하면 됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: 엑셀 매크로로 이메일 자동 전송하기 (실전 예제 3가지)
마무리
지금까지 엑셀 파일을 이메일로 자동 전송하는 세 가지 방법을 살펴보았습니다. 그중 두 가지는 엑셀의 기본 명령을 활용하는 방법이고, 나머지 하나는 VBA 코드를 사용하는 방법입니다. 어떤 방법도 실용적이면서 배우기 쉬우니, 상황에 맞게 선택해 활용해 보시기 바랍니다. 궁금한 점이 있다면 댓글로 언제든 질문해 주세요.
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