업무를 하다 보면 엑셀에서 데이터베이스를 만들어야 하는 경우가 자주 있습니다. 이때 셀 하나하나에 일일이 데이터를 입력하는 전통적인 방식 대신, 엑셀이 제공하는 양식(Form) 기능을 활용하면 훨씬 효율적으로 작업할 수 있습니다. 이번 글에서는 엑셀 양식을 이용해 데이터베이스를 만드는 방법을 단계별로 자세히 알아보고, 양식과 관련된 핵심 기능들도 함께 살펴보겠습니다.
엑셀 데이터 입력 양식(Data Entry Form)이란?
일반적으로 엑셀에서는 셀 단위로 데이터를 입력합니다. 하지만 이런 방식으로 입력하다 보면, 특히 규모가 큰 데이터베이스를 만들 때 번거롭고 실수하기 쉽습니다. 이럴 때 데이터 입력 양식을 활용하면 방대한 데이터도 체계적이고 빠르게 관리할 수 있습니다. 아래 스크린샷은 엑셀 양식의 인터페이스 모습입니다.
엑셀 양식으로 데이터베이스 만드는 4단계
지금부터 엑셀 양식으로 데이터베이스를 만드는 과정을 단계별로 살펴보겠습니다. 이 섹션에서는 기존 데이터가 있는 경우 양식을 적용하는 방법을 다루고, 처음부터 데이터가 없는 상태에서 새 레코드를 추가하는 방법은 뒤에서 별도로 설명합니다.
1단계: 열 제목이 포함된 데이터 준비
- 먼저 기존 데이터 세트에 열 제목(예: Fruits, Product ID, States, Unit Price, Sales)가 있는지 확인합니다.
참고: 엑셀 양식 기능을 사용하려면 반드시 데이터 세트에 열 제목이 포함되어 있어야 합니다.
2단계: 엑셀 표(Table) 만들기
- 열 제목을 포함한 전체 데이터 범위를 선택하거나, 데이터 범위 내 임의의 셀에 커서를 둡니다.
- Ctrl + T 키를 눌러 엑셀 표를 생성합니다. (또는 삽입 탭 > 표를 선택해도 됩니다.)
- 테이블 만들기 대화상자가 나타나면 '내 표에 머리글 포함' 옵션에 체크했는지 꼭 확인하세요.
확인 버튼을 누르면 아래와 같은 표가 완성됩니다.
3단계: 리본 메뉴 또는 빠른 실행 도구 모음(QAT)에 양식 추가
엑셀의 양식 명령은 기본값으로 제공되지 않기 때문에, 대부분의 경우 리본 메뉴에서 찾을 수 없습니다. 따라서 직접 추가해야 합니다.
- 먼저 파일 탭 > 옵션으로 이동하거나, 리본 메뉴의 빈 공간을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 후 '리본 사용자 지정' 옵션을 선택합니다.
- 엑셀 옵션 대화상자에서 새 탭 옵션을 클릭하고, 새 그룹(사용자 지정)을 선택한 뒤 이름 바꾸기 옵션을 누릅니다.
- 표시 이름을 Form(양식)으로 지정하고 확인을 누릅니다.
- 그다음, 새로 만든 Form(사용자 지정) 그룹을 선택한 상태에서 '명령 선택' 드롭다운 목록에서 모든 명령 옵션을 고릅니다.
- 마지막으로 양식(Form) 명령을 선택하고 > 추가 버튼 > 확인 버튼을 차례로 누르면 됩니다.
대신 빠른 실행 도구 모음(QAT)에 양식 명령을 추가할 수도 있습니다.
- 엑셀 리본 메뉴 상단에 있는 '빠른 실행 도구 모음 사용자 지정' 아이콘을 클릭합니다.
- 기타 명령 옵션을 선택합니다.
- '명령 선택'에서 모든 명령을 고른 후 양식(Form) 명령을 선택합니다.
- 마지막으로 추가 버튼과 확인 버튼을 누릅니다.
이렇게 하면 아래 이미지처럼 빠른 실행 도구 모음(QAT)에 양식 명령이 추가됩니다.
4단계: 양식으로 데이터 입력하기
이제 드디어 양식 명령을 사용할 준비가 되었습니다!
- 먼저 표 안의 아무 셀이나 선택한 후, 새 탭 또는 QAT에서 양식 명령을 실행합니다.
그러면 전체 표가 자동으로 엑셀 양식 안에 불러와집니다. 예를 들어 아래 그림에서는 첫 번째 레코드(8개 중 1번째), 즉 Bananas 항목이 표시되고 있습니다.
참고: 어떤 셀을 선택했든 양식은 항상 첫 번째 레코드를 보여줍니다. 예를 들어 B10 셀을 선택한 후 양식 명령을 실행해도 Bananas가 포함된 첫 레코드가 나타납니다.
양식으로 데이터베이스 만들 때 알아두면 좋은 핵심 기능
엑셀 양식으로 데이터베이스를 만들 때 아래 기본 기능들을 알아두면 큰 도움이 됩니다.
1. 새 레코드 추가하기
처음으로 데이터를 입력할 때 유용한 기능입니다. 물론 기존 데이터 세트에 새 레코드를 추가할 때도 사용할 수 있습니다.
- 먼저 열 제목을 입력하고(아래 이미지 참조), Ctrl + T 키만 눌러 엑셀 표로 변환합니다.
- 그다음 표 안의 셀을 하나 선택한 상태에서 양식 명령을 실행합니다.
- 각 필드에 데이터를 직접 입력하고(예: Fruits: Bananas), 새로 만들기(New) 버튼을 클릭합니다.
이렇게 하면 손쉽게 새 레코드를 추가할 수 있습니다.
2. 레코드 삭제하기
예를 들어 Blueberries(B10:F10 셀 범위)에 대한 레코드를 삭제한다고 가정해 보겠습니다.
- 먼저 해당 레코드를 찾아야 합니다. 양식 명령을 실행한 후 아래 스크린샷처럼 화살표 아이콘을 아래로 스크롤하여 원하는 레코드를 찾습니다.
- 원하는 레코드(8개 중 6번째)가 보이면 삭제(Delete) 버튼을 클릭합니다.
- 곧바로 확인 메시지가 나타나면 확인을 누릅니다.
그러면 해당 레코드가 삭제된 결과물을 확인할 수 있습니다.
3. 레코드 수정·업데이트하기
때로는 레코드 내 데이터를 수정해야 할 때가 있습니다. 예를 들어 F6 셀의 Sales 값을 $4000으로 변경한다고 해보겠습니다.
- 먼저 두 번째 레코드(7개 중 2번째)로 이동합니다.
- 그다음 Sales 입력란에 $4000을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.
참고: 경우에 따라 복원(Restore) 버튼이 작동하지 않을 수 있는데, 이때는 Enter 키를 누르면 해결됩니다.
수정된 결과는 아래와 같습니다.
4. 조건 검색으로 특정 레코드 찾기
양식에서는 특정 조건에 맞는 레코드를 검색할 수도 있습니다. 예를 들어 States가 Ohio인 레코드를 찾아보겠습니다.
- 먼저 조건(Criteria) 버튼을 클릭합니다.
- 그다음 States 필드 뒤 입력란에 Ohio를 입력하고, 이전 레코드를 찾으려면 이전 항목 찾기(Find Prev) 버튼을 누릅니다.
잠시 후 원하는 레코드(7개 중 1번째)가 나타납니다.
반대로 다음 레코드를 찾고 싶다면 다음 항목 찾기(Find Next) 버튼을 클릭하세요.
그러면 States가 Ohio인 레코드(7개 중 4번째)가 표시됩니다.
5. 엑셀 양식 닫기
엑셀 양식을 닫으려면 화면 오른쪽 위의 닫기 아이콘을 클릭하거나 닫기(Close) 버튼을 누르면 됩니다. 키보드 단축키는 Esc 키입니다.
6. 양식에서 활용 가능한 키보드 단축키
마지막으로, 엑셀 양식 작업 시 유용하게 쓸 수 있는 키보드 단축키를 소개합니다.
TAB 키를 누르면 순서대로 다음 필드로 이동합니다.
반대로 Shift + TAB 키를 누르면 이전 필드로 되돌아갑니다.
또한 목록을 스크롤하지 않고도 Enter 키만 누르면 다음 레코드로 넘어갈 수 있습니다.
마무리
오늘은 엑셀 양식(Form)을 활용해 데이터베이스를 만드는 방법을 알아보았습니다. 새 레코드 추가부터 삭제, 수정, 조건 검색까지 양식 기능만 잘 익혀두면 대량의 데이터도 손쉽게 관리할 수 있습니다. 이 글이 여러분의 업무 효율을 높이는 데 도움이 되기를 바랍니다. 궁금한 점이나 의견이 있다면 언제든 공유해 주세요.
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