Microsoft Exchange Server 계정 또는 Office 365 계정을 사용 중이라면, Outlook에서 오프라인으로 유지할 이메일의 양을 직접 조절할 수 있습니다. 이 글에서는 Outlook 계정에서 해당 설정을 구성하는 방법을 단계별로 안내합니다.
Outlook에서 오프라인 보관 이메일 양 변경하기
Outlook은 Microsoft Exchange Server에 저장된 모든 작업, 연락처, 일정 항목을 PC로 다운로드합니다. 다만 이 기능은 Hotmail이나 Office 365 같은 서비스를 통해서만 동작합니다. 만약 Google이나 Yahoo처럼 다른 메일 제공업체를 사용 중이라면, Outlook에서 오프라인 보관 이메일 수에 대한 제한을 설정할 수 없습니다.
Exchange 사서함 동기화 항목 제한하기
1] Outlook을 실행한 뒤 상단의 파일 메뉴로 이동합니다.
2] 계정 설정 섹션으로 이동한 후, 드롭다운 메뉴에서 계정 설정 옵션을 선택합니다.
3] 계정 설정 창이 열리면 설정을 변경할 계정을 선택하고 변경 버튼을 클릭합니다.
4] 그러면 계정 변경 창이 나타나며, 오프라인 설정 섹션 아래에서 캐시된 Exchange 모드 사용 옵션이 활성화된 것을 확인할 수 있습니다.
5] 해당 옵션이 기본적으로 활성화되어 있지 않다면 반드시 체크 박스를 선택하세요. 이 옵션이 꺼져 있으면 메일이 PC로 정상적으로 다운로드되지 않습니다.
6] 이제 오프라인 유지 메일 슬라이더를 조절하여 Outlook에 오프라인으로 보관할 메일의 기간을 변경합니다.
7] 현재 선택 가능한 기간 옵션은 다음과 같습니다.
- 3일
- 1주
- 3주
- 1개월
- 3개월
- 6개월
- 1년
- 2년
- 5년
- 전체
참고로 3일, 1주, 3주처럼 짧은 기간 옵션은 Office 2013 등 이전 버전의 Office에서는 제공되지 않습니다.
8] 목록에서 원하는 기간을 선택합니다. 만약 어떤 이유로든 설정을 변경할 수 없다면, 관리자 권한이 필요할 수 있으니 관리자에게 문의하여 권한을 요청해야 합니다.
9] 변경 후 확인 창이 뜨면 다음 버튼을 클릭합니다.
10] 설정 적용을 위해 Outlook을 다시 시작해야 하므로, 확인을 클릭하고 계정 설정 창을 닫습니다.
11] 이후 Outlook이 업데이트를 완료하는 데 다소 시간이 걸릴 수 있습니다. 소요 시간은 설정한 보관 기간에 따라 달라집니다.
모든 과정이 완료되면 화면 하단에 완료 메시지가 표시됩니다.
함께 읽으면 좋은 글: Outlook에서 특정 메일만 자동 삭제하는 방법