이메일을 보내거나 답장하는 것은 현대 직장인의 업무에서 빼놓을 수 없는 부분입니다. 하지만 모든 이메일을 작성하거나 받자마자 즉시 처리해야 하는 것은 아닙니다.
바로 이럴 때 Outlook의 예약 전송 기능이 큰 도움이 됩니다. 이메일 전송 시간을 미리 정해두면 여러 가지 장점이 있지만, 이 글에서는 핵심인 단계별 실행 방법에 집중해서 알려드리겠습니다. 그럼 시작해 보겠습니다.
Outlook 웹 버전에서 이메일 예약 전송하기
예약 전송 설정 과정은 생각보다 훨씬 간단합니다. 먼저 Outlook 웹 버전에서 실행하는 방법부터 살펴보겠습니다.
Outlook 웹 계정에 접속한 후, 평소처럼 새 이메일을 작성하세요. 일반 메일을 쓸 때와 마찬가지로 받는 사람 주소, 제목, 본문 내용을 차례로 입력하면 됩니다.
작성이 끝났다면 보내기(Send) 버튼 바로 옆에 있는 드롭다운 메뉴를 클릭하고, 나중에 보내기(Send later) 옵션을 선택해 예약을 설정합니다.
그러면 아래 화면과 같이 새 대화 상자가 나타나며, 즉시 선택할 수 있는 두 가지 자동 예약 시간이 제공됩니다. 바로 내일 아침과 일요일 아침입니다.
원하는 시간이 따로 있다면 사용자 지정도 가능합니다. 사용자 지정 시간(Custom time)을 클릭하면 원하는 날짜와 시간을 자유롭게 지정할 수 있습니다. 마지막으로 보내기를 클릭하면 설정이 완료되고, 이메일은 지정한 시간에 자동으로 발송됩니다.
예약 전송 기능의 매력은 무엇보다 유연성에 있습니다. 나중에 마음이 바뀌어 전송 시간을 조정하거나 이메일을 아예 삭제하고 싶어도 언제든 손쉽게 처리할 수 있습니다.
임시 보관함(Draft) 탭으로 이동하면 예약해 둔 메일을 찾을 수 있습니다. 해당 메일 위에 마우스를 올린 후 휴지통 아이콘을 클릭하면 삭제됩니다. 반대로 전송 시간만 변경하고 싶다면 드롭다운 연필 아이콘을 누르고 이메일 수정(Modify Email)을 선택하세요. 이후에는 메시지 내용과 예약 시간을 동시에 자유롭게 조정할 수 있습니다.
Outlook 앱에서 이메일 예약 전송하기
웹 버전과 마찬가지로 Outlook 데스크톱 앱에서도 메시지 예약 전송이 가능합니다. 방법은 다음과 같습니다.
- 태그(Tags) 그룹에서 추가 옵션(More options) 화살표를 클릭합니다.
- 배달 옵션(Delivery options) 섹션에서 다음 시간 이후 배달 안 함(Do not deliver before) 확인란을 체크하고 배송 날짜와 시간을 지정합니다.
- 닫기(Close)를 선택합니다.
- 메시지 작성을 마친 뒤 보내기를 클릭합니다.
이렇게 설정하면 메시지가 보낼 편지함(Outbox)에 임시 저장되고, 지정된 날짜와 시간이 도래하면 자동으로 발송됩니다.
마치며: Outlook 예약 전송으로 더 스마트하게
Outlook의 이메일 예약 전송 기능은 다양하게 활용할 수 있습니다. 전송 전 마지막 순간까지 내용을 다듬을 수 있고, 부주의한 실수로 곤란한 상황에 처하는 것을 사전에 방지할 수도 있습니다. 위에서 확인했듯이 Outlook 사용자라면 예약 전송 설정 과정 자체도 매우 간단하니, 오늘부터 업무 효율을 한층 높여 보시기 바랍니다.