업종에 따라 이메일은 고객과 소통하는 가장 중요한 수단이 될 수 있습니다. 하지만 모든 기술이 그렇듯이, 이메일 역시 100% 신뢰할 수 없으며 때때로 오작동을 일으키곤 합니다.
Microsoft Outlook은 개발사가 신뢰성과 보안이라는 이미지를 정교하게 구축해 온 덕분에 가장 인기 있는 이메일 및 일정 관리 애플리케이션으로 자리 잡았습니다. 그러나 현실적으로 Outlook이 우리의 완전한 신뢰를 받기에는 부족한 면이 있습니다. 중요한 이메일을 가장 곤란한 순간에 보내지 않는 습관이 있기 때문입니다. 적어도 필자의 경우에는 그랬습니다.
사실 웹을 뒤져보면 발신함에 이메일이 갇힌 채 전송되지 않는 문제로 고통받는 사용자가 매우 많으며, 원인도 다양합니다. 문제는 대개 이런 식으로 나타납니다. 이메일을 작성하고 보내기 버튼을 누르지만, 한참 후에도 해당 메일이 발신함 폴더에 그대로 남아 있어 끝내 전송되지 않는 것입니다.
안타깝게도 Outlook이 이메일을 전송하지 못하는 원인은 매우 많아서, 체계적인 문제 해결 과정이 필요합니다. 다행히도 가장 효과적인 해결 방법들을 모아 Outlook에서 이메일을 정상적으로 보낼 수 있도록 도와주는 일련의 방법을 정리했습니다.
본격적인 해결 방법에 들어가기 전에, Outlook이 이메일을 보내지 못하게 만드는 가장 흔한 원인부터 살펴보겠습니다:
- 이메일에 용량이 큰 첨부 파일이 포함되어 전송 속도가 느려지거나 중단됨
- 다른 발신 서버를 사용하는 Comcast 계정으로 메일을 보냈을 경우
- 발신함을 열어볼 때 특정 추가 기능(add-in)이 항목을 읽음으로 표시하는 경우
- 최근 계정 비밀번호가 변경된 경우
- 계정이 메일 서버와 제대로 인증되지 않는 경우
- Outlook 서버 또는 메일 서버가 오프라인 상태인 경우
- Outlook에 기본 이메일 계정이 설정되어 있지 않은 경우
- 손상된 보내기/받기 설정
- 다른 프로그램(Desktop Search, Lync 등)이 PST 또는 OST 데이터에 접근 중인 경우
- 백신 프로그램이 발신 이메일을 검사 중인 경우
- Outlook이 메일 서버에 연결하지 못하는 경우
원인을 파악했으니 이제 해결해 보겠습니다. 아래 방법들은 실제로 많은 사용자가 Outlook에서 다시 이메일을 보내는 데 성공하도록 도운 사례들입니다. 자신에게 맞는 해결책을 찾을 때까지 각 가이드를 순서대로 따라 해 보세요. 시작하겠습니다.
방법 1: 서버가 온라인 상태인지 확인하기
Outlook의 동작에 영향을 줄 수 있는 변경 작업을 시작하기 전에, 우리가 통제할 수 없는 원인부터 제거하는 것이 좋습니다. 가장 먼저 확인할 것은 메일 서버의 상태입니다.
메일 서버가 현재 오프라인 상태라면, 문제가 해결될 때까지 이메일은 발신함 폴더에 계속 머물게 됩니다. 메일 서버 상태를 빠르게 확인하는 방법은 Outlook 창의 오른쪽 하단을 살펴보는 것입니다. '연결됨' 또는 'Microsoft Exchange에 연결됨'이라고 표시되어 있다면, 오류는 서버 상태와 무관합니다.
'오프라인 작업'이라고 표시되어 있다면, 보내기/받기 탭을 열고 오프라인 작업 버튼을 클릭하여 이 기능을 비활성화해야 합니다. 단, 이 경우 해당 이메일을 다시 열어 재전송해야 정상적으로 발송될 수 있습니다.
'연결 끊김'으로 표시된다면 인터넷 연결이 정상적으로 작동하는지 확인하세요. 가장 빠른 방법은 브라우저를 열어 웹서핑을 해보는 것입니다. 어떤 웹페이지도 로드되지 않는다면 인터넷 연결에 문제가 있는 것이 분명합니다.
방법 2: 이메일 다시 보내기
아래의 기술적인 방법들을 시도하기 전에, 일단 이메일을 다시 보내서 발신함 폴더를 벗어나는지 확인해 볼 가치가 있습니다. 전송 중인 이메일을 발신함 폴더에서 열어버리면, 실제로 전송에 성공했더라도 Outlook은 해당 폴더에서 메일을 삭제하지 않습니다.
이메일이 이미 전송되었는지 빠르게 확인하려면, 해당 메일을 열고 수동으로 다시 보내보세요. 발신함 폴더에 접속한 후 보내기 버튼을 다시 클릭하면 됩니다.
방법 3: 대용량 첨부 파일 삭제하기
대부분의 이메일 제공업체(특히 무료 업체)는 첨부 파일의 최대 크기를 제한합니다. 즉, 사진, 동영상 등 용량이 큰 첨부 파일을 이메일에 추가하면 해당 메일뿐 아니라 그 이후에 보내는 메일까지 전송이 막힐 수 있습니다.
대부분의 이메일 제공업체는 20~25MB를 초과하는 첨부 파일을 허용하지 않습니다. 또한 제공업체의 기준치 이하라 하더라도, 인터넷 연결 상태가 좋지 않으면 전송에 상당한 시간이 걸릴 수 있습니다. 이 경우 메일이 발신함에 갇힌 것처럼 느껴질 수 있습니다.
발신함 폴더에 첨부 파일이 포함된 이메일이 하나라도 있다면 삭제하고, 첨부 파일 없이 테스트 메일을 보내보세요. 발신함 폴더를 연 후 전송되지 않는 메일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 삭제를 선택하면 됩니다.
경험상, 10MB를 초과하는 첨부 파일은 항상 다운로드 링크 형태로 공유하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 불편함을 크게 줄일 수 있습니다.
방법 4: 계정 비밀번호 동기화하기
인터넷 메일 제공업체들은 지난 몇 년간 보안을 크게 강화했습니다. 1단계 또는 2단계 인증 외에도 사용자가 주로 메일에 접속하는 지역을 추적합니다. 지구 반대편에서 누군가 반복적으로 계정 정보 입력을 시도하면 메일 계정이 자동으로 잠길 수 있습니다. 이 경우 비밀번호 변경을 요청받거나 몇 가지 인증 절차를 거쳐야 합니다.
최근 이메일 비밀번호를 변경했다면, Outlook에서도 비밀번호를 변경하는 것을 잊었을 가능성이 높습니다. 변경 방법은 다음과 같습니다:
- Outlook에서 파일 > 계정 설정 > 계정 설정으로 이동합니다.
- 전자 메일 탭을 클릭해 확장한 후, 자신의 이메일 계정을 선택하고 변경을 클릭합니다.
- 암호 입력란에 새 비밀번호를 입력하고, '암호 기억' 체크박스에 체크한 후 다음, 마침을 차례로 클릭합니다.
방법 5: 백신 프로그램의 발신 메일 검사 확인하기
대부분의 백신 프로그램은 매일 이메일 검사 작업을 수행합니다. 발신 이메일에서 바이러스가 발견되면, 백신 소프트웨어가 바이러스를 제거할 때까지 메일이 발신함을 벗어나지 못하도록 차단할 수 있습니다. 최근 위협 경고를 받았다면, 이메일을 다시 보내기 전에 백신 프로그램에서 모든 위협을 처리하세요.
또한 많은 백신 프로그램이 다양한 버전의 Outlook과 충돌할 가능성이 있습니다. 일반적으로 여러 백신의 안티스팸 플러그인이 Outlook 추가 기능과 충돌하여 이메일이 발신함 폴더를 영원히 벗어나지 못하게 만들 수 있습니다. Norton과 AVG 플러그인이 문제를 일으키는 것으로 알려져 있지만, 그 외에도 여러 프로그램이 원인이 될 수 있습니다.
안티스팸 플러그인으로 인한 충돌이 의심된다면, 백신 소프트웨어에서 이메일 검사 기능을 비활성화하세요.
방법 6: Outlook 프로그램 복구하기
위 방법들로 결과를 얻지 못했다면, Outlook 프로그램 자체가 손상되었을 가능성이 있습니다. Microsoft Outlook은 매우 복잡한 프로그램이므로 여러 곳에서 다양한 문제가 발생할 수 있습니다. 다행히 Microsoft는 모든 Office 제품에 적용할 수 있는 효율적인 자동 복구 기능을 제공합니다. 복구 과정은 1시간 이상 걸릴 수 있으니 시간을 충분히 확보한 상태에서 진행하세요. 절차는 다음과 같습니다:
- Outlook을 완전히 종료한 후 시작 버튼(왼쪽 하단)을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 앱 및 기능을 선택합니다.
- 아래로 스크롤하여 Outlook 항목을 클릭합니다. 검색창을 이용하면 더 빠르게 찾을 수 있습니다. 항목을 찾으면 수정을 클릭합니다.
참고: Outlook이 다른 Office 제품과 함께 묶여 설치된 경우가 있습니다. 이 경우 'Office'를 검색하여 제품군을 확장하세요. - 복구를 선택하고 계속을 클릭합니다. 이후 화면의 지시에 따라 복구 과정을 시작합니다.
- 복구가 완료될 때까지 기다린 후 PC를 재시작합니다.
- Outlook을 다시 실행하고, 발신함 폴더에 갇혀 있는 메일을 삭제한 후 새 메일을 보내봅니다.
방법 7: Outlook 프로필 복구하기
Outlook에서 프로필은 프로그램의 동작 방식을 결정하는 일련의 설정을 묶어 관리합니다. 여기에는 모든 계정 목록, 자동 완성 정보, 개인 정보 등이 포함됩니다. 이메일이 발신함 폴더를 벗어나지 못한다면, Outlook 프로필 복구가 문제를 해결해 줄 수 있습니다. 절차는 다음과 같습니다:
- 파일 > 계정 설정 > 계정 설정으로 이동합니다.
참고: Outlook 2007에서는 도구 > 계정 설정으로 이동합니다. - 전자 메일 탭을 클릭해 확장한 후 계정 프로필을 선택합니다. 프로필이 선택된 상태에서 복구를 클릭합니다.
- 복구 마법사의 지시에 따라 진행을 완료한 후, 마지막에 Outlook을 재시작합니다.
방법 8: 안전 모드에서 이메일 보내기
이제 Outlook의 추가 기능 중 하나가 충돌하여 이메일이 발신함을 벗어나지 못하는지 확인할 차례입니다. 모든 추가 기능을 비활성화하는 가장 빠른 방법은 안전 모드로 Outlook을 실행하는 것입니다. 안전 모드에서 이메일이 정상적으로 전송된다면, 특정 추가 기능이 문제의 원인임이 분명합니다. 절차는 다음과 같습니다:
- Outlook이 완전히 종료되어 있는지 확인합니다.
- 실행 창을 열고 outlook /safe를 입력한 후 Enter 키를 누릅니다.
- Outlook이 안전 모드에서 정상적으로 시작되면 파일 탭을 클릭하고 옵션으로 이동합니다.
- 추가 기능 탭을 클릭해 확장합니다. 화면 하단의 관리 드롭다운 메뉴를 열고 목록에서 COM 추가 기능을 선택합니다.
- 추가 기능 목록을 스크린샷으로 저장해 두면, 나중에 원래 설정으로 복원할 때 유용합니다.
- 선택된 모든 체크박스를 해제하고 확인을 클릭합니다.
- Outlook을 종료한 후 일반 모드로 다시 실행합니다.
- 일반 모드에서 Outlook을 시작한 후 이메일을 다시 보내 발신함을 벗어나는지 확인합니다. 메일이 전송되면 다음 단계로 진행하고, 전송되지 않으면 다음 방법으로 넘어갑니다.
- 파일 > 옵션 > 추가 기능으로 돌아가 각 추가 기능을 하나씩 다시 활성화하고 Outlook을 재시작하며, 충돌을 일으키는 추가 기능을 찾아냅니다.
- 문제가 되는 추가 기능을 비활성화한 상태로 Outlook을 계속 사용합니다.
참고: 추가로 새 Outlook 프로필을 생성하는 것도 방법입니다. 이를 통해 이메일을 다시 정상적으로 보낼 수 있게 됩니다.
방법 9: 받은 편지함 복구 도구 실행하기
Outlook은 메시지와 기타 정보를 개인 폴더 파일(PST 파일)에 저장합니다. 이 파일의 일부 정보가 손상되면 발신함에서 이메일을 전송하는 기능을 포함한 Outlook의 여러 기능이 손상될 수 있습니다. 다행히 Microsoft는 PST 파일을 복구할 수 있는 받은 편지함 복구 도구(Inbox Repair Tool)를 제공합니다. 사용 방법은 다음과 같습니다:
- Outlook을 완전히 종료한 후 C:\Program Files 또는 C:\Program Files (x86)/(x64) 폴더로 이동합니다.
- 검색창을 이용해 SCANPST.exe를 찾습니다.
참고: 검색창으로 SCANPST를 찾을 수 없다면, 사용 중인 Outlook 버전에 맞는 아래 경로로 직접 이동하세요:
Outlook 2016: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\root\Office16 Outlook 2013: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office15 Outlook 2010: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office14 Outlook 2007: C:\Program Files (x86) or (x64)\Microsoft Office\Office12
- SCANPST.exe를 실행하고 찾아보기 버튼을 클릭합니다. Documents\Outlook Files 폴더로 이동해 PST 파일을 찾은 후 시작을 클릭해 검사를 진행합니다.
- 검사 과정이 끝난 후 오류나 불일치가 발견되면 복구 버튼을 클릭해 수정합니다.
- Outlook을 다시 실행하고 이메일이 발신함을 벗어나는지 확인합니다.