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Microsoft Outlook 2016에 이메일 계정 추가하는 방법 – 자동·수동 설정 완벽 가이드

이메일은 특히 비즈니스 환경에서 가장 중요한 소통 수단 중 하나입니다. 그래서 대부분의 사람들이 매일 이메일을 사용하고 있으며, 용도에 따라 여러 개의 이메일 계정을 운영하는 경우도 흔합니다. 업무용 메일과 개인용 메일을 분리해 관리하거나, 사업별로 메일 계정을 따로 두는 사람도 있죠. 이메일 계정이 여러 개인 이유가 무엇이든, 모든 계정의 메일을 한곳에서 관리하고 확인할 수 있다면 일상 업무의 효율이 크게 향상됩니다.

Microsoft Outlook(마이크로소프트 아웃룩)은 바로 그런 needs를 해결해 주는 대표적인 이메일 관리 프로그램입니다. 여러 계정의 메일을 송수신할 수 있을 뿐만 아니라, 일정 관리와 생산성 향상에 도움이 되는 다양한 부가 기능까지 갖춘 올인원 솔루션입니다.

Outlook은 Windows와 Mac용으로 모두 제공되지만, 이 글에서는 Mac용 Outlook에 여러 이메일 계정을 추가하는 방법을 단계별로 자세히 알아보겠습니다. 자동 설정 방식과 수동 설정 방식을 모두 다룹니다.

이메일 계정 추가하기

Outlook에 이메일 계정을 추가하는 것은 어렵지 않습니다. 기술 지식이 거의 없어도 누구나 할 수 있습니다. 하지만 특히 수동으로 계정을 추가할 때는 약간의 도움이 필요하거나 까다롭게 느껴질 수 있습니다.

본격적인 설정 방법에 들어가기 전에, 먼저 자동 구성 방식부터 살펴보겠습니다.

자동 구성(Automatic Configuration)

자동 구성은 가장 쉽고 널리 사용되는 계정 추가 방법입니다. 이메일 주소와 비밀번호만 입력하면 되고, 정보가 정확하기만 하면 별다른 문제 없이 모든 메일이 Outlook으로 가져와집니다. 다만 이 방식은 Gmail, Yahoo 같은 주요 이메일 서비스 제공업체에서만 작동합니다.

내부적으로는 이렇게 작동합니다. 이메일 주소와 비밀번호를 입력하면 Outlook이 자동으로 어떤 이메일 제공업체를 사용하는지 감지하고, 해당 업체의 서버 설정을 불러와 계정을 완성합니다. 하지만 회사 도메인처럼 직접 만든 커스텀 이메일(예: yourname@arkent.com)은 Outlook 데이터베이스에 설정 정보가 저장되어 있지 않아 인식되지 않을 수 있으며, 이 경우 수동 구성으로 전환해야 합니다.

수동 구성(Manual Configuration)

계정을 수동으로 추가해야 하는 경우는 크게 두 가지입니다. 첫째, 다른 프로토콜이나 특정 설정으로 계정을 연결해야 하는 경우입니다. 둘째, 자동 구성으로 계정을 추가하지 못한 경우입니다. 회사에서 발급한 커스텀 이메일 주소를 사용할 때 Outlook이 해당 서버 설정을 몰라 계정 추가에 실패하는 일이 자주 발생합니다.

수동 구성은 자동 구성과 달리 모든 정보를 직접 입력해야 합니다. 포트 번호나 수신·발신 서버 이름 같은 용어가 낯설게 느껴질 수 있지만, 필요한 정보만 알면 생각보다 복잡하지 않습니다. 이 글 후반부에서 필요한 정보를 모두 안내해 드립니다.

자동 구성으로 계정 추가하기

가장 간편하고 시간이 적게 드는 방법인 자동 구성부터 시작하겠습니다. 계정을 추가하기 전에 아래 세 가지 정보를 미리 준비해 두세요.

필요한 정보

  1. 이메일 주소
  2. 사용자 이름
  3. 비밀번호

Gmail 계정 추가하기

비밀번호 확인하기

입력해야 할 비밀번호는 계정에 2단계 인증(2-Step Verification)이 활성화되어 있는지에 따라 달라집니다.

2단계 인증이 활성화된 경우

2단계 인증이 켜져 있다면 일반 비밀번호 대신 앱 비밀번호(App Password)를 입력해야 합니다. 앱 비밀번호는 아래 순서로 발급받을 수 있습니다.

  1. 브라우저를 열고 Gmail 계정에 로그인합니다.
  2. 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭한 뒤 내 계정(My Account)을 선택합니다.
  3. 로그인 및 보안(Sign-in & Security)을 선택합니다.
  4. 앱 비밀번호(App passwords)를 선택합니다. Google이 비밀번호 재확인을 요청할 수 있습니다.
  5. 기기 선택(Select Device) 드롭다운 목록에서 Windows 컴퓨터를 선택합니다.
  6. 앱 선택(Select App) 드롭다운 목록에서 메일(Mail)을 선택합니다.
  7. 생성(Generate)을 클릭합니다.
  8. 생성된 16자리 코드를 복사하거나 어딘가에 기록해 둡니다.

2단계 인증이 비활성화된 경우

2단계 인증이 꺼져 있다면 Outlook 비밀번호 입력란에 평소 이메일 계정 비밀번호를 입력하면 됩니다. 단, 계정에서 보안 수준이 낮은 앱 허용(Allow less secure apps) 옵션을 먼저 활성화해야 합니다.

옵션이 꺼져 있다면 아래 순서로 활성화하세요.

  1. 브라우저를 열고 Gmail 계정에 로그인합니다.
  2. 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭한 뒤 내 계정(My Account)을 선택합니다.
  3. 로그인 및 보안(Sign-in & Security)을 선택합니다.
  4. 연결된 앱 및 사이트(Connected apps & sites) 항목에서 보안 수준이 낮은 앱 허용을 활성화합니다.

Outlook에 계정 추가하는 절차

준비가 끝났다면 아래 순서대로 Gmail 계정을 Outlook에 추가합니다.

  1. Microsoft Outlook을 실행합니다.
  2. 도구(Tools) 메뉴를 클릭한 뒤 계정(Accounts)을 선택합니다.
  3. 왼쪽 하단의 더하기(+) 기호를 클릭하고 기타 이메일(Other Email…)을 선택합니다.
  4. 이메일 주소를 입력합니다.
  5. 비밀번호 입력란에 위에서 확인한 비밀번호(앱 비밀번호 또는 계정 비밀번호)를 입력합니다.
  6. 자동 구성(Configure automatically) 체크박스에 체크합니다.
  7. 계정 추가(Add Account)를 클릭합니다.
  8. Outlook이 설정을 가져오는 동안 잠시 기다립니다.
  9. 완료되면 왼쪽 창에 추가된 계정이 표시됩니다.

이제 Gmail 계정이 Outlook에 추가되었습니다. 로그인에 문제가 있다면 2단계 인증이 켜져 있는 경우 앱 비밀번호를 사용했는지, 꺼져 있는 경우 '보안 수준이 낮은 앱 허용' 옵션이 활성화되어 있는지 확인하세요. 참고로 이 옵션은 모든 계정에서 제공되지 않으며(예: Hotmail에는 없음), 2단계 인증을 끈 경우에만 나타납니다.

Hotmail 계정 추가하기

비밀번호 확인하기

Hotmail 역시 2단계 인증 여부에 따라 입력할 비밀번호가 달라집니다.

2단계 인증이 활성화된 경우

앱 비밀번호를 발급받아 입력해야 합니다. 아래 순서를 따르세요.

  1. 브라우저에서 Hotmail 계정에 로그인합니다.
  2. 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭한 뒤 계정 보기(View Account)를 선택합니다.
  3. 보안(Security)을 선택합니다.
  4. 보안 정보 업데이트(Update your security info) 섹션에서 정보 업데이트(Update info)를 클릭합니다. 비밀번호를 다시 입력해야 할 수 있습니다.
  5. 추가 옵션(more options)을 클릭합니다.
  6. 아래로 스크롤하여 앱 비밀번호(App passwords) 섹션에서 새 앱 비밀번호 만들기(Create a new app password)를 선택합니다.
  7. 새 비밀번호가 자동으로 생성됩니다.
  8. 생성된 앱 비밀번호를 복사하거나 기록해 둡니다.

2단계 인증이 비활성화된 경우

2단계 인증이 꺼져 있다면 별도의 추가 설정 없이 평소 이메일 비밀번호를 입력하면 됩니다.

Outlook에 계정 추가하는 절차

  1. Microsoft Outlook을 실행합니다.
  2. 도구(Tools) → 계정(Accounts)을 선택합니다.
  3. 왼쪽 하단의 더하기(+) 기호를 클릭하고 기타 이메일(Other Email…)을 선택합니다. Hotmail 계정이라면 outlook.com / hotmail.com 항목을 선택해도 됩니다.
  4. 이메일 주소를 입력합니다.
  5. 위에서 확인한 비밀번호를 입력합니다.
  6. 자동 구성(Configure automatically)에 체크합니다.
  7. 계정 추가(Add Account)를 클릭합니다.
  8. 설정 가져오기가 끝날 때까지 기다립니다.
  9. 완료되면 왼쪽 창에 추가된 계정이 나타납니다.

계정 추가에 문제가 있다면 2단계 인증이 켜져 있는 경우 계정에서 생성한 앱 비밀번호를 사용했는지 확인하세요.

Yahoo 계정 추가하기

비밀번호 확인하기

Yahoo도 마찬가지로 2단계 인증 여부에 따라 비밀번호가 달라집니다.

2단계 인증이 활성화된 경우

  1. yahoomail.com에 접속해 로그인합니다.
  2. 오른쪽 상단의 설정(settings) 버튼을 클릭한 뒤 계정 정보(Account Info)를 선택합니다.
  3. 계정 보안(Account Security)을 선택합니다.
  4. 앱 비밀번호 관리(Manage app passwords)를 선택합니다.
  5. 앱 선택(Select your app) 드롭다운 목록에서 Outlook Desktop을 선택합니다.
  6. 생성(Generate)을 클릭합니다.
  7. 생성된 앱 비밀번호를 복사하거나 기록해 둡니다.

2단계 인증이 비활성화된 경우

평소 이메일 비밀번호를 입력하되, 계정에서 보안 수준이 낮은 앱의 로그인 허용(Allow apps that use less secure sign in) 옵션을 먼저 활성화해야 합니다.

  1. yahoomail.com에 접속해 로그인합니다.
  2. 오른쪽 상단의 설정(settings) 버튼을 클릭한 뒤 계정 정보(Account Info)를 선택합니다.
  3. 계정 보안(Account Security)을 선택합니다.
  4. 보안 수준이 낮은 앱의 로그인 허용을 활성화합니다.

Outlook에 계정 추가하는 절차

  1. Microsoft Outlook을 실행합니다.
  2. 도구(Tools) → 계정(Accounts)을 선택합니다.
  3. 왼쪽 하단의 더하기(+) 기호를 클릭하고 기타 이메일(Other Email…)을 선택합니다.
  4. 이메일 주소를 입력합니다.
  5. 위에서 확인한 비밀번호를 입력합니다.
  6. 자동 구성(Configure automatically)에 체크합니다.
  7. 계정 추가(Add Account)를 클릭합니다.
  8. 설정 가져오기가 끝날 때까지 기다립니다.
  9. 완료되면 왼쪽 창에 추가된 계정이 나타납니다.

계정을 추가할 수 없다면 2단계 인증이 켜져 있는 경우 앱 비밀번호를 사용했는지 확인하고, 꺼져 있는 경우 '보안 수준이 낮은 앱 허용' 옵션이 켜져 있는지 점검하세요. 이 옵션은 2단계 인증을 비활성화했을 때만 나타나며, 계정 추가를 위해서는 반드시 켜져 있어야 합니다.

수동 구성으로 계정 추가하기

자동 구성으로 계정을 추가하지 못했거나, 특정 요구 사항에 맞춰 설정을 변경해야 한다면 수동 구성을 사용해야 합니다. 생각보다 어렵지 않으니 차근차근 따라 해 보세요.

IMAP이란?

IMAP(Internet Message Access Protocol)은 계정을 구성할 수 있는 두 가지 메일 프로토콜 중 하나입니다. 프로토콜은 이메일 클라이언트(여기서는 Outlook)가 메일 메시지를 어떻게 처리할지 결정합니다. 예를 들어 메일을 저장할지, 여러 기기 간에 동기화할지 등을 말이죠.

IMAP은 일반 웹메일과 유사하게 작동합니다. 모든 기기에서 계정이 동기화되며, 한 기기에서 변경한 내용은 로그인된 다른 기기에도 그대로 반영됩니다. 웹메일과 동일한 환경을 원하거나 여러 기기에서 메일을 동기화해 사용하고 싶다면 IMAP을 선택하세요.

POP3란?

POP3(Post Office Protocol 3)는 두 번째 프로토콜로, IMAP과는 조금 다르게 작동하며 상대적으로 사용 빈도가 낮습니다. 가장 큰 차이점은 POP3는 여러 기기 간 메일 동기화를 지원하지 않는다는 점입니다. POP3를 사용하면 메일이 기기로 다운로드되어 오프라인에서도 열람할 수 있습니다. 대신 메일이 기기에 저장되므로, 기기에서 변경한 내용은 서버에 반영되지 않습니다. POP3에는 일정 기간 후 서버에서 메일을 삭제하는 옵션도 있는데, 이는 필요에 따라 끄거나 변경할 수 있습니다.

POP3는 한 대의 컴퓨터로 업무를 보는 사용자에게 특히 유용합니다. 많은 사람들이 업무용 메일을 자신의 PC에 다운로드해 보관하는 목적으로 POP3를 사용합니다.

어떤 프로토콜을 선택해야 할까?

선택 기준은 전적으로 사용 목적에 달려 있습니다. 여러 기기에서 메일을 확인하고 받은 편지함을 항상 최신 상태로 유지하고 싶다면 IMAP이 적합합니다. 반면 업무용 메일을 한 곳에 모아 관리하거나, 메일 서버 용량이 부족한 경우, 또는 중요한 메일과 문서를 백업하고 싶은 경우에는 POP3가 유용할 수 있습니다.

일반적인 메일 소통이 목적이라면 IMAP을 선택하는 것이 좋습니다. POP3의 필요성을 확실히 알지 못한다면 굳이 사용할 이유가 없습니다. 자신에게 맞는 방식을 선택하세요.

수동 구성에 필요한 정보

  1. 이메일 주소
  2. 비밀번호
  3. 수신 서버 이름(Incoming Server Name) — 아래에서 설명
  4. 발신 서버 이름(Outgoing Server Name) — 아래에서 설명
  5. 프로토콜(IMAP 또는 POP3)
  6. 포트 번호

Yahoo 계정 수동으로 추가하기

비밀번호 확인하기

자동 구성 섹션에서 안내한 것과 동일합니다. 2단계 인증이 켜져 있으면 yahoomail.com → 설정 → 계정 정보 → 계정 보안 → 앱 비밀번호 관리에서 Outlook Desktop용 앱 비밀번호를 생성하고, 꺼져 있으면 계정 보안에서 보안 수준이 낮은 앱의 로그인 허용을 활성화한 뒤 평소 비밀번호를 사용하세요.

Yahoo 계정: IMAP 설정

  1. Microsoft Outlook을 실행합니다.
  2. 도구(Tools) → 계정(Accounts)을 선택합니다.
  3. 왼쪽 하단의 더하기(+) 기호를 클릭하고 기타 이메일(Other Email…)을 선택합니다.
  4. 이메일 주소를 입력합니다.
  5. 비밀번호를 입력합니다. 어떤 비밀번호를 써야 할지 모르겠다면 위의 '비밀번호 확인하기' 섹션을 참고하세요.
  6. 사용자 이름(User Name)을 입력합니다. 일반적으로 이메일 주소와 동일합니다(예: john@example.com).
  7. Type 드롭다운 메뉴에서 IMAP을 선택합니다.
  8. 수신 메일 서버(Incoming Mail Server)에 수신 서버 이름을 입력합니다. Outlook은 imap-mail.outlook.com, Gmail은 imap.gmail.com, Yahoo는 imap.mail.yahoo.com입니다. 다른 업체라면 일반적으로 imap.domain.com 또는 imap.mail.domain.com 형식을 사용합니다.
  9. 수신 서버(IMAP) 포트에 993을 입력합니다.
  10. 발신 서버(SMTP)에 서버 호스트명을 입력합니다. Outlook은 smtp-mail.outlook.com, Gmail은 smtp.gmail.com, Yahoo는 smtp.mail.yahoo.com입니다. 다른 업체라면 smtp.domain.com 또는 smtp.mail.domain.com 형식을 사용합니다.
  11. 발신 서버(SMTP) 포트에 465(작동하지 않으면 587)을 입력합니다.
  12. 수신 서버와 발신 서버 모두 SSL을 사용하여 연결(권장)(Use SSL to connect) 옵션에 체크합니다.
  13. 계정 추가(Add Account)를 클릭합니다.

Outlook이 설정을 검사한 뒤 계정이 추가됩니다. 오류가 발생하면 사용자 이름과 비밀번호가 정확한지 확인하세요.

Yahoo 계정: POP3 설정

  1. Microsoft Outlook을 실행합니다.
  2. 도구(Tools) → 계정(Accounts)을 선택합니다.
  3. 왼쪽 하단의 더하기(+) 기호를 클릭하고 기타 이메일(Other Email…)을 선택합니다.
  4. 이메일 주소를 입력합니다.
  5. 비밀번호를 입력합니다.
  6. 사용자 이름(User Name)을 입력합니다.
  7. Type 드롭다운 메뉴에서 POP3를 선택합니다.
  8. 수신 서버(Incoming server)에 서버 이름을 입력합니다. Outlook은 pop-mail.outlook.com, Gmail은 pop.gmail.com, Yahoo는 pop.mail.yahoo.com입니다. 다른 업체라면 pop.domain.com 또는 pop.mail.domain.com 형식을 사용합니다.
  9. 수신 서버(POP3) 포트에 995를 입력합니다.
  10. 발신 서버(SMTP)에 서버 호스트명을 입력합니다. Outlook은 smtp-mail.outlook.com, Gmail은 smtp.gmail.com, Yahoo는 smtp.mail.yahoo.com입니다.
  11. 발신 서버(SMTP) 포트에 465(작동하지 않으면 587)을 입력합니다.
  12. 수신 서버와 발신 서버 모두 SSL을 사용하여 연결(권장) 옵션에 체크합니다.
  13. 계정 추가(Add Account)를 클릭합니다.

설정 검사가 끝나면 계정이 추가되고 데이터 동기화도 진행됩니다. 오류가 발생하면 사용자 이름과 비밀번호를 다시 확인하세요.

기타 계정 설정 참고 사항

위에서 Yahoo 계정을 추가한 것처럼 대부분의 이메일 계정을 Outlook에 추가할 수 있습니다. 수동 구성에 필요한 핵심 정보를 정리하면 다음과 같습니다.

  • 이메일: 본인의 이메일 주소
  • 사용자 이름: 본인의 사용자 이름
  • 비밀번호: 2단계 인증이 켜져 있으면 앱 비밀번호를, 꺼져 있으면 계정 비밀번호를 사용하되 '보안 수준이 낮은 앱 허용' 옵션이 활성화되어 있어야 합니다.
  • IMAP 또는 POP3: 본인의 선호에 따라 선택
  • 수신 메일 서erver: IMAP은 Outlook imap-mail.outlook.com / Gmail imap.gmail.com / Yahoo imap.mail.yahoo.com, POP3는 Outlook pop-mail.outlook.com / Gmail pop.gmail.com / Yahoo pop.mail.yahoo.com
  • 수신 서버 포트: IMAP은 993, POP3는 995
  • 발신 메일 서버(SMTP): Outlook smtp-mail.outlook.com / Gmail smtp.gmail.com / Yahoo smtp.mail.yahoo.com
  • 발신 서버 포트: 465 또는 587
  • 암호화 방식: 항상 SSL/TLS를 선택하세요. SSL/TLS 옵션이 없으면 SSL 또는 TLS를 선택합니다.