이메일에서 보내기 버튼을 누른 직후 "아차!" 하는 순간을 겪어본 적이 있으신가요? 필자도 여러 번 있었습니다. 보내기 버튼을 누르는 순간 이메일은 즉시 수신자의 받은 편지함으로 향하며, 문법 오류를 몇 개 발견했든 이미 되돌릴 방법이 없습니다.
다행히 Microsoft Outlook은 강력한 기능을 갖춘 훌륭한 이메일 클라이언트입니다. 몇 가지 설정만 잘 활용하면 보내기 버튼을 누른 후에도 필요한 수정을 할 수 있는 여유 시간을 확보할 수 있습니다.
이메일 전송을 지연하는 방법을 아는 것은 생각보다 매우 유용합니다. 예를 들어 시간대가 완전히 다른 해외 잠재 고객과 이메일을 주고받는 상황을 가정해 봅시다. 새벽 3시에 알림이 울려 상대방의 수면을 방해하는 일은 피하는 것이 좋겠죠. 이럴 때 상대방이 메일을 확인할 수 있는 시간에 맞춰 전송을 예약하면 현명하게 문제를 해결할 수 있습니다.
이 글에서는 이메일 전송 시점을 늦추는 다양한 방법을 소개합니다. 단일 이메일의 전송을 지연하는 방법(방법 1)과, 모든 이메일에 자동으로 적용되는 규칙을 설정해 전송을 지연하는 방법(방법 2)을 단계별로 안내해 드립니다.
어떤 방법을 사용하든 전송 지연 시간을 과도하게 길게 설정하지 않도록 주의하세요. 일부 Outlook 버전이나 이메일 클라이언트는 원래 보낸 날짜를 기준으로 메일 목록을 정렬하기 때문에, 너무 오래 지연하면 수신자가 해당 메일을 놓칠 수 있습니다. 또한 중요한 업무에 활용하기 전에 반드시 충분히 테스트해 보는 것을 잊지 마세요. 그럼 시작하겠습니다.
방법 1: Outlook에서 개별 메일 전송 지연하기
메일 전송을 자주 지연할 일이 아니라면, 개별 메일 단위로 지연 설정하는 것이 더 간편합니다. 아래 안내는 Outlook 2016, 2013, 2010에서 동작하며, Outlook 2007을 사용 중이라면 각 단계 아래의 참고 항목에서 정확한 경로를 확인하세요.
메일 작성을 마친 후 보내기 버튼을 누르지 말고, 아래 지침을 따르세요.
- 메시지 작성 후 옵션(Options) 탭을 클릭하고 전송 지연(Delay Delivery)으로 이동합니다.
참고: Outlook 2007에서는 옵션 > 추가 옵션으로 이동한 후 전송 지연을 클릭합니다. - 배달 옵션(Delivery options)에서 다음 시간 이후 배달하지 않음(Do not deliver before) 체크박스를 선택합니다. 그런 다음 날짜와 시간 드롭다운 메뉴에서 원하는 값을 설정합니다.
참고: Outlook 2007에서는 메시지 옵션(Message Options)을 클릭하여 배달 날짜와 시간을 선택할 수 있는 메뉴에 접근합니다. - 이제 안심하고 보내기를 클릭하세요. 메시지는 설정된 배달 시간이 될 때까지 보낼 편지함(Outbox)에 머물러 있습니다.
설정한 날짜보다 더 빨리 메일을 보내고 싶다면 다음과 같이 진행하세요.
- Outlook 폴더를 열고 앞서 지연 설정한 메시지를 클릭합니다.
- 옵션으로 이동하여 전송 지연을 클릭합니다.
참고: Outlook 2007에서는 옵션 > 추가 옵션으로 이동한 후 전송 지연을 클릭합니다. - 다음 시간 이후 배달하지 않음 옆의 체크박스를 해제합니다.
- 설정 창을 닫고 보내기를 클릭합니다.
방법 2: 규칙으로 모든 이메일 전송 지연하기
보내기 버튼을 누른 후에도 수정할 여유를 갖고 싶다면 이 방법이 답입니다. Outlook에서 규칙을 설정하면 모든 이메일 전송을 일정 시간(분 단위)만큼 지연할 수 있습니다. 최대 120분까지만 지연 가능하지만, 실용적인 관점에서 충분한 시간입니다. 절차는 다음과 같습니다.
- Outlook 기본 창에서 파일(File) 탭을 클릭합니다.
참고: Outlook 2007에서는 도구 메뉴를 연 후 규칙 및 알림(Rules and Alerts)을 클릭합니다. - 규칙 및 알림 관리(Manage Rules & Alerts)를 찾아 클릭합니다.
- 규칙 및 알림 대화 상자가 나타나면 전자 메일 규칙(Email Rules) 탭을 클릭합니다.
- 새 규칙(New Rule)을 클릭합니다.
- 규칙 마법사 대화 상자가 열리면 빈 규칙으로 시작(Start from a blank rule) 아래의 보내는 메시지에 규칙 적용(Apply rules on messages I send)을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 적용 가능한 조건 목록이 표시됩니다. 보내는 모든 이메일에 규칙을 적용하려면 어떤 조건도 선택하지 않은 채 다음을 클릭합니다.
- 확인 창이 나타나면 예(Yes)를 클릭합니다.
- 다음 단계의 작업 목록에서 몇 분 동안 배달 지연(defer delivery by a number of minutes) 체크박스를 선택합니다. 그런 다음 'a number of' 링크를 클릭하고 모든 이메일 전송을 지연할 시간을 분 단위로 입력합니다. 값을 직접 입력하거나 위아래 화살표로 조절할 수 있으며, 완료되면 확인을 클릭합니다.
- 규칙 설정이 만족스러우면 다음 버튼을 클릭합니다.
- 예외 규칙 화면이 나타납니다. 마찬가지로 모든 이메일에 규칙을 적용하려면 아무것도 선택하지 않은 채 다음을 클릭합니다.
- 규칙 마법사의 마지막 화면에서 새로 만든 규칙의 이름을 입력합니다. 이 규칙 사용(Turn on this rule) 체크박스가 선택되어 있는지 확인한 후 마침(Finish)을 클릭합니다.
- 규칙 및 알림 창으로 돌아가 전자 메일 규칙을 클릭합니다. 생성한 규칙 옆의 체크박스가 선택되어 있는지 확인한 후 적용(Apply)을 클릭하면 완료됩니다.
참고: 설정한 규칙은 Outlook이 종료되어 있으면 작동하지 않습니다. 지연 시간이 지난 후 이메일이 확실히 전송되기를 원한다면 Outlook 프로그램을 열어 둔 상태를 유지해야 합니다.
마치며
어떤 방법을 사용했든, 중요한 업무에 의존하기 전에 반드시 제대로 테스트하세요. 이메일 서비스 공급자가 처음 보내기를 클릭한 시간을 기준으로 하는지, 아니면 지연 후 Outlook이 실제로 메일을 전송하는 시간을 기준으로 하는지 확인하는 것이 중요합니다.
참고로, 이메일 전송 지연을 도와주는 다양한 추가 기능(add-in)도 있습니다. SendLater, Email Scheduler, SetDeliveryTime 등은 무료로 사용할 수 있는 좋은 대안입니다. 하지만 별도의 세부 사용자 지정 기능이 필요하지 않다면 Outlook의 기본 기능만으로도 충분합니다.