이메일에 크기 제한이 존재하는 이유
대부분의 이메일 서비스 제공사는 계정 하나에서 주고받을 수 있는 메일의 최대 크기를 제한합니다. 번거로운 규칙처럼 느껴질 수 있지만, 사실 이는 꼭 필요한 제한입니다. 크기 제한이 없다면 초대용량 메일로 서버가 쉽게 악용될 수 있고, 시스템 과부하와 스팸 공격에 무방비로 노출되기 때문입니다.
수신자의 허용 한도를 초과하는 메일을 보내면 전송에 실패하고, 오류 메시지가 내 받은 편지함으로 되돌아옵니다. 특히 Outlook은 기본값으로 20MB를 초과하는 첨부 파일이 담긴 메일의 발송을 거부하는데, 대부분의 메일 서버는 25MB 이상을 허용한다는 점이 아쉬운 부분입니다. 다행히 이메일 제공사가 허용하는 범위 안이라면 몇 가지 설정만으로 Outlook에서도 20MB 이상의 메일을 충분히 보낼 수 있습니다.
실제로 Outlook에서 20MB가 넘는 파일을 첨부해 전송하려고 하면 “첨부 파일 크기가 허용된 한도를 초과합니다(The attachment size exceeds the allowable limit)”라는 오류 메시지가 나타납니다. 환경에 따라 “첨부하려는 파일이 서버에서 허용하는 크기보다 큽니다(The file you’re attaching is bigger than the server allows)”라는 문구가 표시되기도 합니다.
대용량 메일 전송, 세 가지 해결 방법
가장 간단한 우회 방법은 대용량 파일을 클라우드 드라이브에 업로드한 뒤 링크만 메일로 전달하는 것입니다. 대표적인 클라우드 서비스들은 무료로 15GB까지 파일을 올릴 수 있으므로 대부분의 상황에서 충분합니다.
조금 더 세련된 해결책은 Outlook의 기본 첨부 한도를 메일 서버의 허용 크기에 맞게 올리는 것입니다. Gmail 등 일부 서비스는 개선폭이 크지 않지만, 자체 호스팅 메일 서버나 Exchange를 사용한다면 훨씬 높은 값까지 설정할 수 있습니다. 아래에서 바로 적용할 수 있는 세 가지 방법을 순서대로 정리했습니다.
방법 1. 레지스트리 편집기에서 첨부 파일 크기 제한 변경하기
레지스트리의 MaximumAttachmentSize 값을 수정하면 Outlook이 허용하는 첨부 파일 크기를 늘릴 수 있습니다. 레지스트리 편집기(Registry Editor)를 사용하며, 진행 순서는 다음과 같습니다.
- Win 키 + R을 눌러 실행(Run) 창을 열고, 열기: 옆 입력란에 regedit를 입력한 뒤 확인을 누릅니다.
- Windows 버전에 따라 사용자 계정 컨트롤(UAC) 창이 나타나면 예를 눌러 계속 진행합니다.
- 레지스트리 편집기가 열리면 아래 경로를 따라 Preferences 폴더로 이동합니다. 반드시 본인의 Outlook 버전에 맞는 경로를 선택하세요.
- Outlook 2016: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
- Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
- Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
- Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences
- Preferences 폴더를 한 번 클릭해 선택한 상태에서 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 새로 만들기 > DWORD(32비트) 값을 선택합니다.
- 새 값의 이름을 MaximumAttachmentSize로 지정하고 더블클릭한 뒤, 10진수(Decimal)를 선택하고 원하는 첨부 크기 제한을 값 데이터에 입력합니다. 단위는 킬로바이트(KB)입니다. 예를 들어 25MB로 설정하려면 25600을 입력하면 됩니다. 메일 헤더 등 부가 데이터를 고려해 서버 한도보다 최소 500KB 정도 여유를 두고 낮게 설정하는 것이 좋습니다.
주의: Exchange를 사용 중이라면 계정에 허용된 한도보다 높은 값을 지정하지 마세요. 한도를 초과하면 메일이 아예 전송되지 않습니다. 또한 값을 0으로 두면 모든 메일 전송이 불가능해지므로 반드시 피해야 합니다. - 확인을 누르고 레지스트리 편집기를 닫습니다.
- 이전보다 큰 첨부 파일을 Outlook 메일에 추가해 정상적으로 전송되는지 테스트해 봅니다.
방법 2. Kutools 애드인으로 기본 크기 제한 수정하기
레지스트리 편집이 번거롭게 느껴진다면 더 쉬운 방법도 있습니다. Kutools for Outlook은 Outlook에서 반복하는 일상 작업을 간소화해 주는 애드인으로, 첨부 파일 크기 제한 변경 기능도 직관적인 인터페이스로 제공합니다. Outlook 2016, 2013, 2010 및 Office 365와 호환됩니다.
단, Kutools 역시 이메일 제공사가 정한 한도를 넘는 첨부 파일 전송은 불가능합니다. 첫 번째 방법과 하는 일은 동일하지만, 클릭 몇 번으로 끝낼 수 있다는 점이 장점입니다.
Kutools로 최대 첨부 크기 변경하기
- Outlook을 완전히 종료합니다.
- 아래 공식 링크에서 Kutools for Outlook을 내려받아 설치합니다. 신뢰할 수 있는 배포처를 이용하고, 출처가 불분명한 곳에서 애드인을 설치하는 일은 피하세요.
- Outlook을 실행한 뒤 새로 생긴 Kutools 탭을 클릭하고, 옵션(Options)을 더블클릭합니다.
- Others 탭을 선택한 후 Maximum Attachment Size 옆 입력란에 원하는 크기를 입력합니다. 단위는 KB이며, 반드시 이메일 제공사의 허용 한도 이하로 설정하세요. 0으로 지정하면 Outlook에서 첨부 파일 전송 자체가 불가능해집니다.
- 확인을 눌러 저장한 뒤, 변경 사항이 적용되도록 Outlook을 재시작합니다.
방법 3. 이메일 압축 도구 활용하기
가장 깔끔한 해결책을 원한다면 이메일 압축 도구를 사용하는 것이 좋습니다. 이런 도구는 초안에 대용량 파일을 첨부하는 순간 자동으로 압축 처리해 줍니다. 여러 도구를 비교한 결과 Outlook과의 통합성과 안정성이 뛰어난 WinZip Express를 추천합니다.
WinZip Express는 첨부 파일을 Zip 형식으로 압축한 뒤 클라우드에 자동 업로드하고, 첨부 항목을 효율적인 다운로드 링크로 교체해 줍니다. 덕분에 메일 첨부 용량 제한을 손쉽게 우회할 수 있으며, 암호화를 통해 추가적인 보안 효과도 얻을 수 있습니다.
WinZip Express는 Outlook 2013, 2010, 2007과 호환되며 무료로 설치할 수 있습니다. 애드인 설치 후 Outlook을 열면 자동으로 함께 실행되며, 메뉴 바에 WinZip Express 그룹이 표시되면 정상 작동 중인 것입니다.
Use Cloud Services(클라우드 서비스 사용) 메뉴에서 대용량 첨부 파일 처리에 사용할 클라우드 서비스를 지정할 수 있습니다. 이후 보내기 버튼을 누르면 WinZip Express가 먼저 첨부 파일이 기본 크기 제한을 초과하는지 확인합니다. 초과한 경우 파일을 압축해 미리 지정한 클라우드 스토리지에 업로드하고, 마지막으로 첨부 파일을 깔끔한 다운로드 링크로 대체해 전송합니다.
