직업에 따라 자신의 바쁜 일정을 다른 사람에게 공유해야 하는 상황이 생길 수 있습니다. 예를 들어 임원 비서를 두고 있다면, 평상시에도 내 일정에 접근할 권한을 영구적으로 부여해야 할 것입니다. 또한 여행이나 출장으로 자리를 비우는 동안 업무를 대신 맡아줄 동료에게 일정을 알려주어야 할 때도 일정 공유 기능이 큰 도움이 됩니다.
그 이유가 무엇이든, Outlook은 일정을 공유할 수 있는 다양한 방법을 제공합니다. 스냅샷 형태의 일정 파일을 이메일로 보내거나, 더 나아가 공유 초대장을 발송하여 상대방이 내 일정을 직접 확인하도록 할 수 있습니다.
Outlook 일정 공유의 가장 큰 장점은 기본 일정 폴더에만 국한되지 않는다는 점입니다. 여러 개의 일정 폴더를 사용하고 있다면 그중 원하는 폴더만 골라서 공유할 수 있습니다. 특정 프로젝트용 일정 폴더를 동료들과 나눠야 할 때 특히 유용하죠. 한 걸음 더 나아가, 동료들이 내 일정의 약속과 일정 항목을 수정할 수 있도록 편집 권한까지 부여할 수도 있습니다. Office 365 또는 Exchange 기반 계정을 사용 중이라면 공유 초대장을 보내 상대방이 자신의 일정 목록에서 바로 내 일정을 열어볼 수 있게 할 수 있습니다.
반대로 숨기고 싶은 내용이 있다면 간단하게 처리할 수 있습니다. Outlook의 연락처, 작업, 메일 등은 '비공개(Private)'로 표시할 수 있으며, 공유 폴더에 접근 권한이 있는 다른 사용자도 해당 항목은 볼 수 없게 됩니다. 어떤 공유 방식이 가장 적합한지는 주로 본인과 받는 사람이 사용하는 서버 종류에 따라 달라집니다.
아래에서 Outlook 일정을 공유할 수 있는 다양한 방법을 정리했습니다. 사용 중인 Outlook 버전과 목적에 맞는 방법을 선택해 따라 해 보세요.
방법 1: 이메일로 일정 보내기 (모든 Outlook 버전)
이메일로 Outlook 일정을 전송하면 받는 사람의 수신함에 첨부파일 형태로 전달됩니다. 받는 사람은 메일 본문에서 일정 스냅샷(Calendar Snapshot)을 확인할 수 있습니다.
전송하기 전에 글꼴 변경이나 특정 날짜·시간 강조 등 시각적인 요소를 자유롭게 편집할 수도 있습니다. 아래는 Outlook 일정을 이메일로 보내는 빠른 가이드입니다.
참고: 이 가이드는 Outlook 2016 기준으로 작성되었습니다. 구버전을 사용 중이라면 각 단계 아래의 참고 사항에서 구버전 경로를 확인하세요.
- 화면 왼쪽 하단 탐색 창(Navigation Pane)에서 일정(Calendar) 아이콘을 클릭합니다.
참고: Outlook 2007의 경우 탐색 창을 확장한 후 내 일정 공유(Share My Calendar)를 클릭하세요. - 홈(Home) 탭을 연 뒤 메일로 일정 보내기(E-mail Calendar)를 클릭합니다.
- 일정(Calendar) 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭하여 전송할 일정을 선택합니다.
- 날짜 범위(Date Range)를 사용해 이메일로 보낼 기간을 지정합니다. 기본 옵션으로 부족하다면 날짜 지정(Specify dates)을 선택해 원하는 기간을 직접 설정할 수 있습니다.
- 다음으로 일정 스냅샷에 포함될 세부 정보 수준을 선택합니다. 모든 정보를 포함하려면 전체 세부 정보(Full details)를 클릭하세요.
- 설정을 마쳤으면 확인(OK)을 클릭합니다.
- 잠시 후 새 메일 작성 창이 열립니다. 받는 사람(To) 필드에 일정을 공유할 대상을 모두 입력하고, 필요하다면 메시지도 추가합니다(선택 사항). 보내기(Send) 버튼을 누르면 일정이 이메일로 전송됩니다.
- 받는 사람은 앞서 지정한 기간의 일정 스냅샷을 볼 수 있습니다. 또한 메일에는 iCalendar(.ics) 파일이 함께 첨부되어 Outlook이나 이 형식을 지원하는 다른 프로그램에서 열어볼 수 있습니다.
방법 2: Exchange 사용자와 일정 공유하기 (Outlook 2016, Outlook 2010)
Outlook에는 기본적으로 일정 공유 기능이 내장되어 있습니다. 다만 이 기능을 사용하려면 Microsoft Exchange 계정이나 Office 365 계정이 필요하다는 점을 유의하세요. 또한 회사 정책상 계정에서 일정 공유가 제한되어 있을 가능성도 있습니다. 조건이 충족된다면 아래 단계를 따르세요.
- 화면 왼쪽 하단의 일정(Calendar) 아이콘을 클릭합니다.
- 홈(Home) 탭을 확장한 후 일정 공유(Share Calendar)를 클릭합니다.
- 곧 새 메일 창이 열립니다. 받는 사람(To) 상자에 일정을 공유할 상대방을 입력합니다.
- 세부 정보(Details) 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭해 해당 사람에게 공유할 정보의 수준을 지정합니다.
- 보내기(Send)를 클릭해 상대방에게 공유 초대장을 발송합니다.
- 상대방은 초대장이 담긴 이메일을 받게 되며, 이 일정 열기(Open this calendar)를 클릭하기만 하면 됩니다.
참고: 공유 초대장 전송 중 오류가 발생한다면, 소속 조직에서 허용하는 수준보다 많은 세부 정보를 공유하려 했을 가능성이 있습니다. 아래와 같은 오류 메시지가 표시되면 세부 정보(Details)에서 다른 수준을 선택해 보세요.
방법 3: Outlook 일정 인쇄하기 (모든 Outlook 버전)
가장 전통적인 방법은 Outlook 일정을 직접 인쇄해서 공유하는 것입니다. 당일, 일주일, 한 달 전체를 손쉽게 출력할 수 있으며, 날짜 탐색기(Date Navigator)를 활용하면 특정 날짜만 골라 인쇄하는 것도 가능합니다. 아래 가이드를 참고하세요.
- 파일(File) 탭을 연 뒤 인쇄(Print)를 클릭합니다.
- 사용할 프린터를 선택합니다. 그런 다음 인쇄 옵션(Print Options)으로 이동해 날짜 범위와 일정 스타일을 지정합니다.
- 주간 스타일(Weekly Style), 주간 안건(Weekly Agenda), 일별 스타일(Daily Style), 월간 스타일(Monthly Style) 등 다양한 인쇄 스타일 중에서 선택할 수 있습니다.
- 인쇄 범위(Print range)에서 올바른 기간이 선택되었는지 확인합니다. 비공개로 표시된 약속을 제외하고 싶다면 '비공개 약속 세부 정보 숨기기(Hide details of private appointments)' 옵션에 체크하세요.
- 인쇄하기 전에 미리보기로 최종 결과물을 확인하는 것이 좋습니다. 미리 보기(Preview) 버튼을 클릭하면 잠재적인 문제를 파악하고 필요한 조정을 쉽게 할 수 있습니다.
- 준비가 되었으면 인쇄(Print) 버튼을 눌러 Outlook 일정을 출력합니다.
