모든 이메일은 잠재적인 집중력 방해 요소입니다. 규칙, 우선순위 플래그, 색상 범주 등을 활용하면 이메일을 체계적으로 관리할 수 있습니다. 이렇게 자동화된 워크플로우를 구축하면 Outlook 받은 편지함을 깔끔하게 유지하고 머릿속의 복잡함까지 덜어줄 수 있습니다.
생산성을 한 단계 더 끌어올리고 싶다면 자동 조건부 서식을 활용해 보세요. 각 메시지는 받은 편지함에 도착하는 순간 분류되고 필터링됩니다. 이 글은 모든 Outlook 사용자를 위해 작성되었지만, 특히 IMAP 계정 사용자에게 유용합니다. IMAP 계정에서는 POP3 사용자처럼 색상 범주를 폭넓게 활용할 수 없기 때문입니다.
조건부 서식이란 무엇인가?
조건부 서식(Conditional Formatting)은 메시지가 받은 편지함에 도착할 때 자동으로 색상을 입혀 주는 기능입니다. 다양한 조건에 따라 메시지마다 서로 다른 색상, 글꼴, 스타일을 지정할 수 있습니다. 설정한 조건이 충족되면 해당 메시지에 지정된 서식이 즉시 적용되어 눈에 잘 띄게 되고, 업무 흐름도 한결 수월해집니다.
지금부터 몇 가지 실전 예시를 통해 받은 편지함을 정리하는 방법을 알려드리겠습니다.
조건부 서식 설정하기
조건부 서식 규칙을 여러 개 설정하는 것은 생각보다 쉬우며, 워크플로우에 놀라운 변화를 가져다줄 수 있습니다.
보기 탭으로 이동한 뒤, 현재 보기 그룹에서 보기 설정을 선택하세요. 그러면 고급 보기 설정 패널이 열립니다. 여기서 조건부 서식을 클릭하면 기본 제공되는 조건부 서식 옵션 목록이 표시되며, 일부 항목은 이미 사용 중일 수 있습니다.
추가 버튼을 누르고 첫 번째 규칙의 이름을 입력합니다. 예를 들어 학교 소식지를 절대 놓치고 싶지 않다면 "학교 소식지"라는 이름으로 규칙을 만들면 됩니다. 이제 글꼴을 선택합니다. Windows의 모든 글꼴을 자유롭게 사용할 수 있지만, 받은 편지함의 흐름을 유지하는 것이 목적이므로 눈에 잘 띄면서도 산만하지 않은 적절한 글꼴을 고르는 것이 좋습니다.
글꼴을 선택했다면 색상을 고르고 글꼴 크기를 큰으로 설정합니다. 참고로 이 화면에서는 일반적인 포인트 단위 대신 크기 옵션만 제공하는데, 아마도 지나치게 큰 글씨 선택으로 받은 편지함 창이 깨지는 것을 방지하기 위해서일 겁니다. 준비가 되면 확인을 누릅니다.
이제 조건을 선택합니다. 이 예제에서는 보낸 사람 상자에 하나의 주소만 추가했습니다. 특정 주소를 알고 있다면 해당 칸에 직접 입력하고, 여러 주소를 한꺼번에 추가해야 한다면 보낸 사람 버튼을 눌러 Outlook 주소록을 열면 됩니다. 필요한 주소를 모두 추가한 후 확인을 누르고 받은 편지함으로 돌아가세요. 규칙은 다음으로 수신되는 이메일부터 자동으로 적용됩니다.
색상 범주와 세부 조건 활용하기
수신 메일에 대한 기본적인 조건부 서식을 만드는 방법을 익혔다면, 이제 규칙을 더욱 세분화할 차례입니다. 조건 패널에는 메시지, 선택 옵션, 고급 세 개의 탭이 있으며, 각 탭을 잘 활용하면 받은 편지함을 훨씬 효율적으로 관리할 수 있습니다.
메시지 탭
메시지 탭에서는 도착하는 각 이메일에 대해 특정 단어 검색 조건을 만들 수 있습니다. 반복적으로 수신되는 키워드, 단어 또는 문구를 찾아내고, 중요한 내용이라면 필터를 적용해 강조하세요.
또한 받은 시간, 보낸 시간, 만든 날짜, 수정한 날짜, 받은 편지함에 도착한 시점 등 다양한 시간 필터를 기준으로 서식을 적용할 수 있습니다. '언제든지', '어제', '지난 7일', '지난주' 같은 옵션을 활용해 최근 메일만 별도로 강조하는 것도 가능합니다.
선택 옵션 탭
선택 옵션 탭에서는 색상 범주를 비롯해 읽지 않음/읽음 상태, 여러 개의 첨부 파일 보유 여부, 다양한 중요도 수준, 사용자가 직접 표시한 항목 등을 조건으로 지정할 수 있습니다.
색상 범주 필터는 이미 설정한 규칙과 동일한 방식으로 작동하지만, 기존에 사용 중인 색상 규칙 위에 손쉽게 확장할 수 있다는 장점이 있습니다. 이렇게 하면 색상 분류 작업까지 완전히 자동화할 수 있습니다!
고급 탭
고급 탭에서는 전문적인 조건부 서식 기준을 직접 만들어 받은 편지함에 적용할 수 있습니다. 필드 버튼을 클릭하면 다소 방대한 필터 기준 목록이 나타나며, 여러 항목을 조합해 나만의 "필터 트리"를 구성할 수 있습니다.
옵션이 매우 많지만 이것이 사용자 지정 목록 작성을 망설일 이유는 되지 않습니다. 천천히 각 목록을 살펴보세요. 실제로 내 받은 편지함과 관련 없는 옵션이 대부분이므로, 검색 범위는 자연스럽게 좁혀질 것입니다.
이제 조건부 서식을 마음껏 활용하세요
이제 메일을 특정 폴더로 분류하든 아니든, 받은 편지함에 다양한 조건부 서식 규칙을 자유롭게 설정할 수 있습니다. 특정 폴더로 이동하는 이메일에도 서식이 함께 적용되므로, 색상을 활용하는 방식에 여러 가지 변형을 줄 수 있습니다. 예를 들어 특정 발신자 이름 대신 특정 주제나 키워드를 기준으로 색상을 지정하고 필터링해 보는 것도 좋은 방법입니다.
조건부 서식은 설정이 무척 간단하며, 한 번 구축해 두면 받은 편지함—그리고 바라건대 머릿속까지—디지털 복잡함으로부터 어느 정도 깨끗하게 유지해 줄 것입니다.
조건부 받은 편지함 서식을 사용해 보셨나요? 독자들에게 공유하고 싶은 노하우가 있다면 댓글로 알려주세요!