모든 이메일은 잠재적인 방해 요소입니다. 규칙, 우선순위 플래그, 색상 카테고리를 사용하여 이메일을 관리할 수 있습니다. 이 자동화된 워크플로는 Outlook 받은 편지함을 깨끗하게 유지하고 마음을 복잡하게 만드는 데 도움이 됩니다.
생산성을 한 단계 끌어올리려면 자동화된 조건부 받은 편지함 서식을 고려하십시오. 각 메시지는 받은 편지함에 들어오는 즉시 분류 및 필터링할 수 있습니다. 이 문서는 모든 Outlook 사용자를 대상으로 하지만 IMAP 이메일 계정을 사용하는 사용자에게 특히 유용할 수 있습니다. IMAP 계정은 POP3 사용자가 즐길 수 있는 색상 카테고리의 광범위한 사용을 허용하지 않습니다.
조건부 받은 편지함 서식이란 무엇입니까?
조건부 받은 편지함 서식은 받은 편지함에 들어갈 때 메시지에 색상을 지정하는 자동화된 방법입니다. 다양한 조건에서 지정된 각 메시지에 다양한 색상, 글꼴 및 스타일을 할당할 수 있습니다. 조건이 충족되면 메시지가 해당 서식 조건을 수신하여 눈에 띄게 만들고 워크플로를 용이하게 합니다.
이제 받은편지함을 이동하는 몇 가지 간단한 예를 보여 드리겠습니다.
조건부 받은 편지함 서식 설정
몇 가지 조건부 받은 편지함 서식 지정 규칙을 설정하는 것은 정말 쉽고 워크플로에 큰 변화를 줄 수 있습니다.
보기로 이동 탭. 현재 보기 아래 , 보기 설정을 선택합니다. . 고급 보기 설정 패널이 열립니다. 조건부 서식 선택 . 그러면 기본 조건부 서식 옵션 목록이 표시되며 그 중 일부는 이미 사용 중입니다.
추가를 누릅니다. . 첫 번째 규칙의 이름을 입력합니다. 학교 뉴스레터를 놓치지 않도록 하기 위해 규칙에 따라 'School Newsletter'라는 이름이 지정되었습니다. 이제 글꼴을 선택합니다. . 모든 범위의 Windows 글꼴을 사용할 수 있습니다. 즉, Comic Sans, Chiller 및 Wingdings를 마음대로 사용할 수 있습니다. 하지만 받은편지함 워크플로를 유지하려고 하므로 주의를 산만하게 하지 않는 합리적인 방법을 사용하는 것이 좋습니다.
글꼴을 선택했으면 색상을 선택하고 글꼴 크기를 큰으로 늘립니다. (어떤 이유로 이 시스템은 일반 글꼴 포인트를 제거합니다. 아마도 Outlook 받은 편지함 창을 깨뜨릴 터무니없이 큰 크기를 선택하지 않기 때문일 것입니다.) 준비가 되면 확인을 누릅니다. .
이제 조건을 선택합니다. . 보낸사람에서 이 규칙에 하나의 주소만 추가합니다. 상자. 단일 주소를 알고 있는 경우 해당되는 곳에 입력하십시오. 긴 목록을 추가하거나 여러 주소를 추가하는 경우 보낸사람 Outlook 주소록이 열립니다. 필수 주소를 추가했으면 확인을 누릅니다. , 받은편지함으로 돌아갑니다. 규칙은 다음에 받는 이메일부터 적용됩니다.
색상 카테고리 추가
이제 수신 메일에 대한 조건부 형식을 만드는 방법을 알았으므로 규칙을 전문화할 수 있습니다. 조건 패널에는 메시지의 세 가지 탭이 있습니다. , 더 많은 선택 및 고급 . 받은편지함을 간소화하기 위해 각 탭을 사용할 수 있습니다.
메시지
메시지 사용 탭을 클릭하여 각 이메일이 도착할 때마다 특정 단어 검색을 생성합니다. 받은 편지함에 반복적으로 들어가는 키워드, 단어 또는 구문을 분리하고 중요한 경우 필터를 적용하십시오.
또한 받은 시간, 보낸 시간, 만든 시간, 수정한 시간 및 이메일이 받은 편지함에 도착한 시간(예:항상, 어제, 지난 7일 이내 또는 마지막)을 포함한 다양한 시간 필터를 기반으로 이메일에 서식을 적용할 수 있습니다. 주.
더 많은 선택
더 많은 선택 탭에서는 색상 카테고리를 찾을 수 있을 뿐만 아니라 읽지 않았거나 읽지 않았거나, 첨부 파일이 여러 개 있거나, 중요도 수준이 다양하거나, 사용자가 독립적으로 플래그를 지정한 항목을 일치시키는 옵션을 찾을 수 있습니다.
색상 범주 서식 필터는 이미 설정한 필터와 동일하지만 이미 사용 중인 색상 규칙을 더 쉽게 구축할 수 있습니다. 이렇게 하면 색상을 자동화할 수 있습니다!
고급
고급 탭을 사용하면 필터링하고 받은 편지함에 적용할 특수 조건부 서식 기준을 만들 수 있습니다. 필드 클릭 버튼을 누르면 잠재적인 필터 기준의 다소 압도적인 목록에 액세스할 수 있으며 그 중 여러 항목을 선택하여 "필터 트리"를 만들 수 있습니다.
여기에는 상당한 수의 옵션이 있지만 자신만의 목록을 만드는 데 방해가 되지 않도록 하십시오. 시간을 갖고 각 목록을 살펴보십시오. 많은 옵션이 받은 편지함에 적용되지 않으므로 이론적으로 검색 범위가 좁아집니다.
이제 조건부 서식 지정 중입니다.
이제 모든 것을 특정 폴더로 필터링하는지 여부에 관계없이 받은 편지함에 대한 다양한 조건부 서식 규칙을 설정할 수 있습니다. 해당 특정 폴더로 향하는 이메일도 서식을 적용하여 특정 색상을 적용하는 방법에 약간의 변형을 줄 수 있습니다. 예를 들어, 특정 이름을 강조 표시하는 대신 특정 테마 또는 키워드를 색칠하고 필터링해 보십시오.
조건부 서식은 설정하기가 매우 쉬우며 일단 설정하고 실행하면 받은 편지함을 유지하고 마음도 디지털 혼란을 어느 정도 제거할 수 있습니다.
조건부 받은편지함 서식을 사용합니까? 독자를 위한 트릭이나 팁이 있습니까? 아래에 알려주세요!