이메일은 조직 구성원 간 소통의 중심에 있습니다. 하루 종일 이메일을 주고받고 회의 일정을 조율하는 사용자라면 메일 데이터를 안전하게 보존하는 것이 얼마나 중요한지 실감하고 있을 것입니다. 업무를 Microsoft Outlook 중심으로 진행하고 있다면 메일, 연락처, 일정 등 애플리케이션 데이터를 안전한 장소에 미리 백업해 두는 것이 좋습니다.
주기적으로 백업을 해두면 새 PC나 새 Outlook 계정으로 옮겨갈 때도 부담이 없습니다. 나아가 백업본을 확보해 두면 데이터 손실 위험을 크게 줄일 수 있고, 언제든 확인할 수 있는 신뢰도 높은 오프라인 메일 아카이브를 만들 수 있습니다.
다행히 Office 2010부터는 Outlook 데이터 백업 작업이 한층 간편해졌습니다. 여러 개의 폴더를 일일이 관리할 필요 없이 모든 백업 데이터가 단일 파일(PST) 하나에 저장되며, 이 파일만 있으면 다른 컴퓨터에서도 거의 번거로움 없이 손쉽게 가져올 수 있습니다.
이 가이드에서는 메일, 연락처, 일정, 작업 항목은 물론 일부 애플리케이션 설정까지 모두 백업하는 과정을 단계별로 안내합니다. 새 PC로 이전할 계획이라면 뒤에 있는 '백업 파일 가져오기' 가이드도 함께 참고하세요.
참고: 아래 방법은 Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 모든 버전에서 동일하게 적용됩니다.
Outlook 백업 파일 내보내기(Export) 방법
- Outlook 2016 또는 2013에서 데이터를 백업하려면 파일 메뉴를 연 뒤 왼쪽 메뉴에서 열기 및 내보내기를 클릭하고 가져오기/내보내기를 선택합니다.
참고: Outlook 2010에서는 파일 > 옵션 > 고급 > 내보내기 순서로 이동합니다.
- 파일 내보내기를 선택한 상태에서 다음을 클릭합니다.
- Outlook 데이터 파일(.pst)을 선택하고 다음을 다시 클릭합니다.
- 이 화면에서는 백업할 폴더와 파일을 지정합니다. 기존 백업본이 없다면 모든 데이터를 통째로 백업하는 것이 좋습니다. 계정에 연결된 이메일 주소(최상위 항목)를 클릭해 선택한 후 하위 폴더 포함에 체크되어 있는지 확인하고 다음을 누릅니다.
참고: 특정 데이터만 백업하려면 해당 폴더를 선택한 뒤 다음을 누르면 되며, 이 경우에도 하위 폴더 포함은 체크 상태로 두는 것이 좋습니다. 더 세밀한 필터링이 필요하다면 필터 버튼을 활용해 단어, 위치, 시간대 등을 기준으로 선택적 백업을 진행할 수 있습니다.
- 찾아보기 버튼으로 백업 파일이 저장될 경로를 지정하고 원하는 이름을 입력합니다. 중복 생성을 피하려면 내보낸 항목으로 중복 항목 바꾸기를 선택한 후 마침을 클릭합니다.
- 백업에 민감한 정보가 담겨 있다면 이 단계에서 암호를 설정해 두는 것이 좋습니다.
- 데이터 양에 따라 다르지만 백업에는 5분 이상 걸릴 수 있습니다. 완료되었다면 Outlook 데이터 백업이 성공적으로 끝난 것입니다.
PST 백업 파일 가져오기(Import) 방법
먼저 알아둘 점은 백업용 PST 파일도 일반 파일과 성격이 같다는 것입니다. 따라서 컴퓨터 안에서 자유롭게 이동하거나 외장 드라이브에 복사해 다른 PC로 옮길 수 있습니다. 한 가지 유의할 점은 PST 파일이 '실시간 파일'이 아니라는 것입니다. 즉, 백업 생성 이후 도착하는 새 메일, 연락처, 일정 정보는 자동으로 반영되지 않습니다. Outlook은 최신 상태의 PST 파일을 문서 > Outlook 파일 폴더에 보관하지만, 로컬에 저장되어 있기 때문에 여러 요인으로 인해 손상될 가능성도 있습니다.
Outlook 백업을 마쳤다면, 이제 새 컴퓨터로 가져오는 방법을 살펴보겠습니다.
참고: 아래 방법 역시 Outlook 2016, 2013, 2010 모든 버전에서 사용할 수 있습니다.
- Outlook 기본 창에서 파일 탭을 열고 오른쪽 메뉴에서 열기 및 내보내기를 선택합니다.
참고: Outlook 2010에서는 파일 > 열기 > 가져오기로 이동합니다.
- 다른 프로그램 또는 파일에서 가져오기를 선택한 후 다음을 클릭합니다.
- Outlook 데이터 파일을 선택하고 다음을 클릭합니다.
- 다음 창에서 찾아보기 버튼을 눌러 백업 파일을 지정합니다. 파일을 불러온 뒤 옵션 메뉴에서 중복 항목을 허용하지 않거나 기존 항목으로 교체하도록 설정할 수 있습니다. 다음을 눌러 진행합니다.
참고: 가져오는 백업이 현재 보유한 메일보다 최신 것이라면 중복 항목 바꾸기를, 더 오래된 것이라면 중복 항목 가져오기 안 함을 선택하는 것이 좋습니다.
- 이제 가져올 폴더와 가져올 위치를 지정합니다. 백업 전체를 가져오려면 Outlook 데이터 파일을 선택한 뒤 마침을 클릭합니다.
참고: 앞선 내보내기 가이드처럼 개별 폴더만 골라 가져올 수도 있습니다. 또한 다음 폴더의 같은 폴더로 항목 가져오기: 옵션과 드롭다운 메뉴를 이용해 원하는 폴더를 직접 지정할 수도 있습니다.
이것으로 끝입니다! Outlook 백업을 성공적으로 가져왔습니다.