이메일 수신함은 때때로 생산성을 갉아먹는 블랙홀이 되곤 합니다. 읽고, 답장하고, 새로 작성하는 일의 늪에 빠져 하루를 보내기 쉽죠. 그래서 온라인·오프라인을 막론하고 모든 이메일 클라이언트는 사용자의 하루를 조금이라도 편하게 만들기 위해 노력해 왔고, 그중 지메일(Gmail)은 상당히 성공적이라고 평가받습니다.
스레드 형식의 대화와 스마트 라벨은 그 시작이었습니다. 스레드 덕분에 하나의 주제에 대해 처음부터 끝까지 대화 흐름을 파악하기 쉬워졌고, 라벨은 이메일을 체계적으로 정리하는 도구로 자리 잡았습니다. 그런데 지메일 대화에 좀 더 많은 것을 덧붙이고 싶다면 어떨까요? 예를 들어 '회계팀 Joe 씨에게 위임할 것' 같은 메모나 주석을 특정 이메일에 붙여두고 싶다면요. 안타깝게도 지메일에는 아직까지 특정 이메일에 참고용 정보를 태그해 두는 기본 메모 기능이 없습니다.
가장 간단한 방법 – 나에게 직접 전달하기
별도의 도구 없이도 활용할 수 있는 방법입니다. 해당 이메일을 본인에게 전달하면서 제목 줄이나 본문(또는 둘 다)에 필요한 설명 텍스트를 추가하고, 전용 라벨을 붙여두는 것입니다. 이후에는 라벨만 클릭하면 내가 스스로 전달해 둔 모든 이메일을 한곳에서 확인할 수 있고, 각각 무슨 내용이었는지도 바로 알 수 있습니다.
두 번째로 간단한 방법 – Gmail 할 일(Tasks)
지메일의 기본 기능인 할 일(Gmail Tasks)을 활용하는 방법도 있습니다. 원하는 스레드를 열고 더보기 – 할 일 목록에 추가를 선택하면 됩니다. 할 일 목록의 각 항목은 원본 이메일과 연결되어 있어서 관련 이메일 링크만 클릭하면 언제든 원문을 다시 확인할 수 있습니다. 더 중요한 점은, 항목의 세부정보 수정 화면에 메모 전용 입력란이 있다는 것입니다. Gmail 할 일은 이메일을 실행 가능한 GTD 업무로 바꿔주는 도구인데, 여기에 메모를 더하면 관리 차원이 한층 깊어집니다.
이메일을 구글 문서로 변환하는 방법도 있지만, 메모 하나 붙이자고 문서까지 만드는 건 다소 과한 감이 있습니다. 우리가 찾는 것은 우아하고 간결한 해법이니까요. 이제 서드파티 도구를 통해 지메일에 메모를 추가하는 새로운 방법들을 살펴보겠습니다.
Google Chat으로 메모 남기기 – Sticky.io
Sticky.io(베타)는 채팅 클라이언트를 일종의 '메모 비서'로 바꿔주는 서드파티 웹 애플리케이션입니다. 이메일을 읽으면서 동시에 메모를 적어둘 수 있고, 작성한 메모를 Sticky.io로 이메일로 보내 보관할 수도 있습니다. 이동 중이라면 SMS로 메모를 전송하는 것도 가능합니다.
처음 지메일 계정으로 로그인하면 Sticky.io가 같은 계정의 채팅창으로 초대 메시지를 보냅니다. 초대를 수락하면 바로 사용할 수 있습니다. Sticky.io와 '채팅'하듯 입력한 모든 메모는 자동으로 내 Sticky.io 계정에 저장됩니다. 저장된 메모는 외부 콘텐츠 링크를 덧붙이는 등 내용을 보완한 뒤, 직접 만든 노트북별로 묶어 정리할 수도 있습니다.
물론 Sticky.io는 특정 이메일에 메모를 직접 연결해 주는 기능은 아닙니다. 하지만 수신함을 처리하면서 꼼꼼하게 필기를 남기기에는 유용합니다. 필요하다면 해당 지메일 고유 링크(permalink)를 메모에 복사해 붙여넣어 이메일과 메모를 서로 연결해 두면 됩니다. 노트북과 태그 기능이 생각을 더 잘 정리하고 체계적으로 보관하는 데 도움을 줍니다.
Notes for Gmail – 크롬 확장 프로그램
이름 그대로 지메일을 위한 메모 도구입니다. Notes for Gmail은 크롬 확장 프로그램으로, 당시 비공개 베타로 운영되고 있었지만 초대 요청 시 즉시 받을 수 있을 만큼 진입 장벽이 낮았습니다. 설치 후 특정 지메일 계정에 대한 사용 권한을 승인하면 개별 메일과 스레드 상단에 'Add Note(메모 추가)' 버튼이 나타납니다. 버튼을 클릭하면 메모 입력창이 열리고, 작성된 모든 메모는 해당 이메일과 함께 저장됩니다.
메모 위에 마우스를 올리고 적절한 아이콘을 클릭하면 수정·삭제·공유를 할 수 있습니다. 무엇보다 리마인더(알림) 설정 기능을 지원한다는 점이 매력적입니다. 기본적인 서식 옵션과 이미지 삽입 기능도 갖춰져 있습니다.
정식 출시 이후에도 무료로 유지될지는 불확실하지만, 사이트에서는 '활동 중인 베타 사용자에게는 평생 무료 서비스를 제공한다'고 밝히고 있었습니다. 따라서 미리 사용해 보고 자리를 잡아두는 것이 유리할 수 있습니다.
Gmail Notes Sidebar – 파이어폭스(Firefox) 사용자를 위해
모든 해법을 크롬에만 국한할 필요는 없습니다. 파이어폭스 사용자를 위한 Gmail Notes Sidebar는 개별 이메일에 메모를 추가할 수 있는 부가 기능입니다. 부가 기능 설명에 따르면:
Gmail Notes는 지메일에 통합된 기능이 아니라 Google App Engine 프레임워크 위에서 동작하는 별도의 웹 애플리케이션입니다. 따라서 메모는 지메일 데이터와 분리되어 저장되지만, 역시 구글 인프라 안에 보관됩니다. 메모가 구글 클라우드에 저장되기 때문에 서로 다른 기기에서도 메모를 조회·수정·작성할 수 있습니다.
Gmail Notes Sidebar는 메모를 자유롭게 꾸밀 수 있는 리치 텍스트 편집기를 제공합니다. 'List' 보기에서는 모든 메모를 펼침 목록 형태로 확인할 수 있고, 필터를 사용해 표시를 정리할 수도 있습니다. 지메일 링크와 타임스탬프를 명시적으로 입력할 수 있는 점도 특징입니다. 또한 이 도구는 메모가 달린 메시지를 강조할 때 별표와 슈퍼스타(superstar) 기능을 활용할 것을 권장합니다.
지금까지 살펴본 것처럼 지메일을 생산성 도구로 끌어올리는 방법은 다양합니다. 그중 메모 기능은 수신함을 더 깔끔하게 정리하고, 사용자가 필요한 정보를 놓치지 않도록 도와주는 역할을 합니다. 여러분의 수신함에서 지메일 메모를 어떻게 활용할 수 있을까요? 혹시 나름의 우회 방법을 쓰고 계신가요? 지메일에 이런 기능이 기본으로 포함되어야 한다고 보십니까? 의견을 들려주세요.