일반적인 사무직 환경에서 일한다면 메일 시스템이 Exchange 서버이고, 메일 클라이언트로 Outlook을 사용할 가능성이 높습니다. 지금까지 우리는 Outlook 저널 기능, 데이터 백업 방법, VBA 스크립팅으로 작업 목록을 엑셀 스프레드시트로 내보내는 방법 등 다양한 각도에서 Outlook을 다뤄왔습니다.
이번 글에서는 Outlook 클라이언트 자체를 좀 더 깊이 살펴보고, 많은 사람들이 자주 빠지는 대표적인 실수들을 짚어보려 합니다. 다행히 Outlook에는 이런 실수를 사전에 예방할 수 있는 유용한 도구가 몇 가지 내장되어 있어, 직장에서 한 번 저지르면 오랫동안 회복하기 어려운 실수를 막아줍니다.
이메일이 주는 위험, 세 가지
어떤 실수들이 있을까요? 대량 메일에 전체 회신을 눌러 큰 민망함을 겪은 경험은요? 아니면 감정이 격해진 상태에서 상사에게 급하게 쓴 메일이 보내기 버튼을 누르는 순간 후회됐던 적은요? 이런 상황에 공감하는 사람이 정말 많고, 누구나 나름의 '이메일 호러 스토리'를 하나씩 갖고 있습니다. 그래서 Microsoft도 이런 흔한 실수를 막아줄 중요한 도구들을 Outlook에 포함시킨 것입니다.
이 글에서 다룰 이메일의 위험은 세 가지입니다. 바로 보내자마자 후회하는 이메일, 잘못된 수신자에게 보내는 이메일, 그리고 수없이 많은 사람들이 저질러온 전체 회신 실수입니다.
1. 보내자마자 후회되는 이메일, 발송 지연으로 막기
누구나 그런 날이 있습니다. 상사나 동료에게서 마음에 걸리는 메일을 또 받았고, 아침부터 컨디션이 안 좋거나 첫 잔 커피도 못 마신 상태라면 어떨까요? 답장 버튼을 누르고 분노와 불만을 한 통의 끔찍한 메일에 쏟아붓게 됩니다.
5분 뒤, 욕설 몇 마디를 섞어가며 메일을 완성하고 거의 망설임 없이 '보내기'를 클릭합니다. 그리고 우쭐한 만족감에 젖어 있던 3~4초 후, 자신이 방금 한 일과 그 결과가 무엇인지 서서히 깨닫기 시작합니다. 속이 철렁하면서 '절대 보내면 안 됐는데' 하는 생각이 들죠.
걱정하지 마세요. Outlook에는 바로 이런 상황을 위한 훌륭한 도구가 있습니다. 다만 감정적인 실수를 저지른 후에가 아니라 그 전에 설정해 두어야 합니다. 저는 이것을 '이메일 지연 보험'이라고 부릅니다. 설정하려면 '파일' → '정보'를 클릭한 뒤 '규칙 및 알림 관리'를 선택하세요.
여기서 할 일은 모든 발송 메일을 5분간 지연시키는 규칙을 만드는 것입니다. 이렇게 하면 실수가 일어나기 전에 미리 차단할 수 있는 '진정 시간' 확보 보험이 생기는 셈입니다.
1단계: 전자 메일 규칙 화면에서 '새 규칙...'을 클릭합니다.
2단계: '내가 보내는 메시지에 규칙 적용'을 선택합니다. 이렇게 하면 보내기 버튼을 누르는 순간 모든 발송 메일에 지연이 적용됩니다.
3단계: 규칙 마법사의 다음 단계에서 이 규칙을 적용할 발송 메시지의 범위를 제한할 수 있습니다. 예를 들어 특정 키워드가 본문에 포함된 메일에만 적용하도록 설정할 수도 있습니다(평소 즐겨 쓰는 욕설 키워드를 검사하도록 해두는 것도 방법이겠죠?).
이 예제에서는 모든 발송 메일에 적용할 것이므로 다음을 클릭하고, 경고 메시지에는 '예'를 선택합니다.
4단계: '지정된 시간(분) 동안 배달 지연'을 선택하고, '지정' 링크를 클릭해 감정이 가라앉고 메시지를 취소할 수 있을 만큼 충분하다고 생각하는 시간으로 지연 시간을 설정합니다.
5단계: 마지막 단계에서는 예외를 설정할 수 있습니다. 예를 들어 특정 사람에게 보내는 메일에는 지연을 적용하지 않도록 할 수 있습니다. 친한 친구에게는 어떤 말을 해도 서로 기분 나빠하지 않으니, 그 친구의 이메일 주소가 '받는 사람' 필드에 있는 메시지는 예외로 처리하는 식입니다.
규칙에 이름을 붙이면 준비 완료입니다. 물론 규칙을 켜는 것도 잊지 마세요!
이제 메일을 보낼 때마다 해당 메일은 5분간 보낼 편지함에 머물게 됩니다. 만약 1분쯤 지나서 '이 메일을 보낸 건 큰 실수였다'고 판단되면 보낼 편지함으로 가서 메시지를 삭제하면 됩니다. 큰 위기를 그냥 피해갈 수 있습니다.
2. 잘못된 수신자에게 보내는 실수, 이름 확인 기능으로 막기
메일을 빠르게 보내다 저지르는 흔한 실수가 하나 있습니다. 여러분도 한 번쯤 경험했을 겁니다. 예를 들어 Ryan Dube라는 친구에게 메일을 보내려고 'ry'라고 입력하면 Exchange 서버의 전체 주소 목록이나 개인 연락처에서 이름이 비슷한 세 명이 나타납니다.
너무 급한 나머지 실수로 Bryan Dube를 선택하고 라스베가스 주말 이야기를 쭉 적어 보냈습니다. 라스베가스에서 한 모든 일들을 꼼꼼히 적었죠. 그러니까 원래 라스베가스에만 남아 있어야 했던 일들 말입니다. '보내기'를 누르고 '보낸 편지함'을 열어 제대로 전달됐는지 확인하다가, 잘못된 사람에게 보냈다는 걸 깨닫습니다. 더 최악인 건, Bryan Dube가 지난주에 회사 전체 메일을 보낸 바로 그 회사 사장이라는 사실입니다(그래서 드롭다운 연락처에 나타난 것이었죠).
네, 그렇습니다. 완전히 곤란한 상황이 된 겁니다.
대신 이렇게 해보세요. 친구 이름의 앞 두세 글자를 입력한 직후 Ctrl+K를 누르는 것입니다. 그러면 '이름 확인' 도구가 열리고, 공식 연락처 목록에서 실제 수신자를 정확히 선택할 수 있습니다.
처음에는 번거로운 추가 단계처럼 느껴질 수 있지만, 특히 민감한 내용의 메일이라면 매우 중요한 단계입니다. 작성 중인 메일이 올바른 사람에게 전달될 것임을 확실히 확인하고 보장할 수 있게 해주니까요.
3. MailTips로 흔한 Outlook 실수 미리 알림 받기
개인적으로 MailTips는 Outlook에 내장된 최고의 기능 중 하나라고 생각합니다. MailTips는 수신자가 다수의 구성원을 가진 그룹인지(전체 회신 실수를 예방해 줍니다), 회사 외부의 사람에게 메일을 보내는 것은 아닌지 등을 경고해 주면서 다양한 문제로부터 사용자를 보호합니다.
MailTips를 활성화하려면 Outlook 옵션으로 들어가 '메일'을 선택한 뒤 아래로 스크롤하여 'MailTips 옵션' 버튼을 찾으면 됩니다.
이 옵션 창에서 MailTips가 제공하는 모든 기능을 확인할 수 있습니다. 모든 기능이 마음에 든다면 '자동으로 표시'가 선택되어 있는지 확인하고 확인을 클릭하세요.
MailTips는 정말 생명줄 같은 역할을 합니다. 중요한 메일이 도착하면 반응이 필요한 메일임을 알려주고, 모니터링 스크립트가 자동으로 전달한 메일인지도 표시해 줍니다. 서버와 시스템을 감시하는 스크립트에 자동 전달 규칙을 설정해 둔 IT 담당자들에게는 특히 유용한 기능입니다.
또한 잘못된 이메일 주소로 메일을 보내려 하거나, 수신자가 비정상적으로 많은 주소로 보내려 할 때도 경고해 줍니다. MailTips가 흔한 이메일 실수를 막아주는 방식은 이곳에 소개하기에는 너무나 많습니다.
마치며
Outlook의 이 세 가지 강력한 도구만 제대로 활용해도 여러분의 명예, 어쩌면 커리어까지 지킬 수 있습니다. 지금 바로 활성화하고 사용해서 흔한 Outlook 실수로 인한 고통을 덜어내세요. 인생이 달라질지도 모릅니다!
혹시 이런 팁이 있었다면 피할 수 있었을 embarrassing한 이메일 실수를 저질러본 적이 있으신가요? 아래 댓글로 여러분의 경험을 공유해 주세요!