일반적인 사무실 환경에서 작업하는 경우 메일 시스템이 Exchange 서버이고 메일 클라이언트가 Outlook일 가능성이 매우 높습니다. 여기 MUO에서 Outlook 저널 및 Outlook 데이터 백업을 포함하여 몇 가지 각도에서 Outlook을 다루었습니다. 작업을 Excel 스프레드시트로 내보낼 수 있는 Outlook의 멋진 VBA 스크립팅도 다루었습니다.
이 기사에서는 Outlook 클라이언트 자체와 사람들이 종종 피해를 입는 몇 가지 일반적인 Outlook 실수에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 운 좋게도 직장에서 실수를 저지르지 않도록 하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 기본 제공 도구가 있습니다.
그 실수 중 일부는 무엇입니까? "전체 답장을 누르는 것은 어떻습니까? " 그런 대량 이메일 중 하나에 이메일을 보내서 자신을 완전히 바보로 만드는 것입니까? "보내기를 클릭하는 순간 완전히 후회되는 열정의 열기 속에서 빠르게 상사에게 무언가를 작성하는 것은 어떻습니까? "? 사람들이 이런 종류의 상황과 관련될 수 있는 상황이 너무 많고 많은 사람들이 자신만의 무서운 이메일 이야기를 가지고 있습니다. 따라서 Microsoft가 이러한 일반적인 상황을 방지하는 데 도움이 되는 몇 가지 중요한 도구를 내장하는 것이 합리적입니다. Outlook 실수.
이메일의 위험성
이 기사에서 다룰 이메일 위험에는 세 가지가 있습니다. 보내는 순간 후회하는 이메일 보내기, 엉뚱한 사람에게 이메일 보내기, 마지막으로 오래된 답장-많은 사람들이 저지르는 모든 실수 유죄.
유감스럽게 보내는 이메일
우리 모두에게는 그런 날이 있습니다. 상사나 동료로부터 잘못된 방식으로 문지르는 또 다른 이메일을 받습니다. 좋지 않은 아침을 보냈거나 아직 첫 커피를 다 마시지 못했기 때문에 회신을 누르고 짜증나는 이메일 하나에 모든 좌절과 분노를 표출할 수 있습니다.
5분 후 몇 마디의 욕설이 들린 후 이메일을 끝내고 간신히 "보내기를 클릭합니다. ". 그런 다음, 3~4초 동안 은근히 만족스럽게 앉아 있다가 방금 한 일과 잠재적인 결과가 정확히 떠오르기 시작합니다. 속이 가라앉는 느낌과 함께 당신은 정말로 하지 말아야 한다는 것을 깨닫습니다. 보냈습니다.
두려워하지 마세요. Outlook은 전에 클라이언트에서 수행해야 한다는 점을 제외하고는 이런 종류의 작업을 위한 매우 멋진 도구를 제공합니다. 당신은 이 감정적 실수를 하는 것이지, 나중에 하는 것이 아닙니다. 나는 그것을 "이메일 지연 보험"이라고 부릅니다. 활성화하려면 "파일", "정보를 클릭하세요. "를 클릭하고 "규칙 및 알림 관리를 클릭합니다. ".
기본적으로 여기에서 하려는 것은 모든 발신 이메일을 5분 동안 지연시키는 규칙을 만드는 것입니다. 이렇게 하면 약간의 "쿨다운" 보험이 제공되어 이러한 실수가 발생하기 전에 미리 예방할 수 있습니다.
이메일 규칙 화면에서 "새 규칙...을 클릭합니다. "
그런 다음 "내가 보내는 메시지에 규칙 적용 ". "보내기를 클릭하는 순간 보내는 모든 이메일에 지연이 적용됩니다. " 버튼.
규칙 마법사의 다음 단계에서는 이것이 적용되는 발신 메시지 수를 제한하는 옵션이 있습니다. 예를 들어 중요한 메시지일 수도 있고 메시지 본문에 특정 단어가 포함될 수도 있습니다(사용하고 싶은 특정 선택 욕설을 확인하는 것일 수도 있음)
이 예에서는 모든 발신 메시지에 적용할 것이므로 다음을 클릭하고 경고 메시지에 대해 "예"를 클릭하기만 하면 됩니다.
마지막으로 "분 단위로 배송 연기를 선택합니다. ", "숫자 " 링크를 클릭하고 메시지가 실제로 전송되기 전에 진정하고 취소하는 데 시간이 걸릴 것으로 생각되는 시간만큼 지연 기간을 설정하세요.
마지막 단계에서 이 규칙에 예외를 적용하여 특정 사람에게 보내는 메시지를 지연시키지 않도록 할 수 있습니다(예:한 예로). 예를 들어, 나는 내 친구 John에게 내가 원하는 모든 것을 거의 쓸 수 있다는 것을 알고 있으며 그는 나에게 화를 내지 않을 것입니다. 결국 우리는 가장 친한 친구이므로 "받는 사람" 필드에 그의 이메일 주소가 있는 메시지는 예외로 하겠습니다.
지연 규칙의 이름을 지정하면 바로 사용할 수 있습니다(규칙을 켜는 것을 잊지 마십시오).
이제 이메일을 보낼 때마다 5분 동안 보낼 편지함에 보관됩니다. 따라서 1분 정도 후에 이메일을 보내는 것이 실제로 큰 실수라고 결정했다면 보낼편지함으로 이동하여 메시지를 삭제할 수 있습니다. 그러면 심각한 위기를 피할 수 있습니다.
메시지가 누구에게 전달되는지 확인
사람들에게 이메일을 빠르게 보낼 때 흔히 저지르는 실수가 있습니다. 아마도 직접 경험했을 것입니다. 예를 들어 Ryan Dube라는 친구에게 이메일을 보내려고 합니다. 따라서 "ry"를 입력하면 Exchange 서버 전체 연락처 목록이나 개인 연락처 목록에서 일치하는 세 개의 이름이 나타납니다.
너무 바빠서 실수로 "Bryan Dube를 선택했습니다. ", 그리고 계속해서 베가스에서의 주말 여행에 대해 쓰세요. 그곳에서 한 모든 일을 주의 깊게 자세히 설명합니다. 알다시피, 머물어야 베가스에서? "보내기를 클릭합니다. ", "보낸 " 상자에서 친구에게 잘 갔는지 확인한 다음 엉뚱한 사람에게 보냈다는 사실을 깨달았습니다. 더 나쁜 것은 Bryan Dube가 지난 주에 대량 이메일을 보낸 회사 사장이었습니다(그래서 드롭다운 연락처로 나타남).
네, 그건 망했다고 합니다.
대신 친구 이름의 처음 두 글자를 입력한 직후에 Control-K라고 하는 약간의 프로 팁을 활용하세요. 그러면 "이름 확인이 열립니다. " 도구를 사용하여 공식 연락처 목록에서 실제로 그 사람의 이름을 선택할 수 있습니다.
이것은 처음에는 추가 단계처럼 느껴질 수 있지만 특히 민감한 메시지의 경우 매우 중요한 추가 단계입니다. 이를 통해 귀하의 글이 올바른 사람에게 전달되고 있는지 확인할 수 있습니다.
MailTips에서 일반적인 Outlook 실수를 알려줍니다
개인적으로 MailTips는 Outlook에 내장된 가장 위대한 발명품 중 하나라고 생각합니다. MailTips는 이메일을 보내는 수신자가 실제로 많은 수의 수신자가 있는 그룹인지(전체 회신 실수로부터 사용자를 보호함)와 같은 사항에 대해 경고하여 긴 문제 목록으로부터 사용자를 보호합니다. 회사 외부에 있는 사람에게 이메일을 보내고 이와 유사한 정보를 제공합니다.
메일 설명을 활성화하려면 Outlook 옵션으로 이동하여 "메일 "를 클릭한 다음 "MailTips 옵션이 나타날 때까지 아래로 스크롤합니다. " 버튼.
이 옵션 상자에서 메일 설명이 수행하는 모든 작업을 볼 수 있습니다. 보이는 모든 것이 마음에 들면 "자동으로 표시 "를 선택한 다음 확인을 클릭합니다.
MailTips는 정말 생명의 은인이 될 수 있습니다. 중요한 이메일이 수신되면 이 이메일에 응답해야 한다는 정보를 받게 됩니다. 또한 이메일을 자동 전달하는 자동화 시스템에서 온 것인지 알려줍니다. 컴퓨터 시스템과 서버를 모니터링하는 여러 스크립트에서 자동 전달 규칙을 설정한 IT 담당자에게 유용한 기능입니다.
또한 MailTips는 잘못된 이메일 주소나 수신자가 많은 주소로 이메일을 보내려고 할 때 알려줍니다. MailTips는 여기에 나열하기에는 너무 많은 방법으로 일반적인 이메일 실수를 저지르지 않도록 도와줍니다.
Outlook에서 이 세 가지 중요한 프로 도구를 사용하면 생명을 구할 수 있습니다. 또는 최소한 자존심도 구할 수 있습니다. 이러한 기능을 활성화하고 사용하면 이러한 일반적인 Outlook 실수를 방지할 수 있습니다. 경력을 절약할 수도 있습니다!
이러한 팁이 도움이 되었을 때 당황스러운 이메일 실수를 한 적이 있습니까? 아래 댓글 섹션에서 경험을 공유하세요!