이메일은 거의 완전히 종이 우편을 대체했습니다. 이제는 누구나 여러분의 받은 편지함에 들어오려 합니다. 가족과 친구부터 기업과 광고주까지, 모두가 여러분의 주의를 요구하죠. 필터나 우선순위 정리 도구 없이 받은 편지함을 방치해왔다면 이미 엉망이 되었을 겁니다. 그리고 점점 더 많은 이메일이 쌓일수록 중요한 메일을 놓치기 쉬워집니다. 혹시 중요한 이메일을 놓친 적이 있으신가요?
약 1년 전 저는 데스크톱 메일 클라이언트와 작별하고 지메일(Gmail) 웹 인터페이스로 완전히 갈아탔습니다. 큰 변화였지만, 그 이후로 이메일 관리에 대해 여러 가지를 배웠습니다. 이 글에서는 번거로움 없이 자동으로 이메일 우선순위를 정리하는 세 가지 방법을 소개합니다. 그중 하나는 지메일이 아니어도 사용할 수 있습니다. 이 도구들을 활용하면 더 이상 중요한 이메일을 놓치지 않게 될 것입니다.
새롭게 시작하거나 처음 받은 편지함을 정리한다면
새 이메일 주소로 바꾸거나 새 메일 클라이언트를 사용하게 되었거나, 아니면 한 번도 받은 편지함을 체계적으로 정리해본 적이 없다면 OtherInbox Organizer를 강력히 추천합니다. AOL, 지메일, 야후, 아이클라우드를 네이티브 또는 웹 인터페이스나 IMAP으로 사용 중이라면 활용할 수 있습니다. Organizer는 모든 이메일을 분석해 폴더별로 자동 분류하고, 잡동사니를 걷어내어 정말 중요한 이메일만 받은 편지함에 남겨둡니다.
저는 제 지메일 계정으로 Organizer를 직접 사용해 보았습니다. 가입 후에는 발신자별로 정리하기 위해 이메일 스캔이 진행되는데, 시간이 다소 걸릴 수 있으므로 완료될 때까지 기다릴 필요는 없습니다.
다음 날 지메일 계정에 새 라벨들이 생긴 것을 확인할 수 있었습니다. 지메일에서는 Organizer가 'OIB'라는 상위 라벨을 만들고, 그 아래 Business부터 Travel까지 다양한 하위 라벨을 생성합니다. Organizer가 인식했지만 확신하지 못한 이메일들은 'Home' 라벨로 분류되는데, 제 경우 Doodle, Dropbox, Skype 알림 메일 등이 여기에 해당했습니다. 자세히 살펴보니 Organizer는 제 지메일 계정의 3만 통이 넘는 이메일을 분류해냈습니다.
처음부터 Organizer는 뉴스레터, 소셜 네트워크 알림, 그룹 메일 등 거의 대부분을 알아서 인식했습니다. 수작업으로 일일이 만들어둔 기존 라벨과 필터와 비교해도 성능이 매우 뛰어났고, 아직 필터에 등록하지 않은 새로운 발신자까지 처리해주었습니다. 또한 매일 하루 동안 Organizer가 어떤 이메일을 처리했는지 요약해주는 데일리 다이제스트도 받아볼 수 있습니다.
Organizer가 완벽하지는 않지만 유연하게 대응할 수 있습니다. 특정 이메일을 다르게 분류하고 싶다면 OtherInbox 웹 인터페이스에서 해당 발신자를 찾아 처리 방식을 변경하면 됩니다. 새 폴더/라벨을 만들거나 선택한 발신자에 대한 자동 분류를 끌 수도 있습니다.
눈에 잘 띄지 않는 기능 중 하나는 Organizer가 학습할 수 있다는 점입니다. 자동으로 인식하지 못한 발신자가 있다면 해당 이메일을 OIB 폴더로 드래그하거나 직접 라벨을 지정하세요. 그러면 Organizer는 그 발신자의 향후 모든 이메일을 선택한 폴더로 분류하도록 학습하며, 관련 알림 메일을 받게 됩니다(다소 시간이 걸릴 수 있습니다).
OtherInbox Organizer는 정말 인상적인 도구입니다. 받은 편지함의 어수선함을 없애고 중요한 이메일에 집중할 수 있게 해줍니다. 완벽하지 않은 부분은 직접 개선해 나갈 수도 있습니다. 복잡한 라벨과 필터 설정에 많은 공을 들이지 않았다면 저도 주저 없이 Organizer를 계속 사용했을 것입니다. 다만 외부 도구에 의존해야 한다는 점, 그리고 서비스가 유료화되거나 중단될 경우 어떻게 될지가 걱정되는 부분입니다.
평가: 받은 편지함 정리 방법을 잘 모르겠다면 완벽한 도구입니다!
기존 지메일 계정을 우선편지함과 필터로 정비하기
제 업무용 이메일 계정에서는 작년부터 지메일의 우선편지함(Priority Inbox)을 사용하고 있습니다. 매일 깨끗하게 비울 수 있었던 유일한 받은 편지함입니다. 아래 스크린샷처럼 받은 편지함을 정리하고 싶지 않으신가요? 우선편지함은 중요하고 읽지 않은 이메일을 맨 위에 배치하고, 별표 표시되거나 중요로 표시된 이메일 및 선택한 라벨(최대 2개)을 그 아래에, 나머지 모든 메일은 맨 아래에 배치합니다.
우선편지함은 지메일 설정의 받은 편지함 유형에서 활성화할 수 있습니다. 다섯 가지 받은 편지함 유형 중 하나입니다.
우선편지함은 매우 신뢰할 만했습니다. 드물게 평소 연락처가 아니고 개인적으로 보내온 메일도 아닌데 '중요하고 읽지 않음' 섹션에 표시되는 경우가 있었지만, 일상적으로는 정말 중요한 메일만 상단에 나타났습니다. 우선편지함이 켜져 있다는 사실조차 잊고 있을 정도로 자연스럽게 잘 작동했습니다!
평가: 설정해두면 그저 잘 작동합니다. 다만 이메일 필터는 추가로 설정해야 할 수 있습니다.
물론 우선편지함만으로 업무용 계정을 관리하는 것은 아닙니다. 특히 '나머지 모든 메일' 섹션이 어수선해지지 않도록 여러 필터를 설정해 두었습니다. 이는 지메일 고급 사용자들이 꼭 설정하는 항목들과 관련된 내용이며, 받은 편지함의 우선순위를 정하고 체계화하는 데 도움이 되는 5가지 지메일 필터도 함께 참고하시면 좋습니다.
여러 개의 받은 편지함으로 지메일에서 여러 계정 관리하기
지메일에서는 하나의 인터페이스로 여러 이메일 계정을 관리할 수 있습니다. 하지만 서로 다른 계정의 메일이 하나의 받은 편지함에 섞이면 오히려 혼란스러워질 수 있습니다. 라벨은 이메일을 분류하고 카테고리를 구분하는 좋은 방법이지만, 반드시 전체적인 개요를 제공해주지는 않습니다. 이때 유용한 것이 Multiple Inboxes, 즉 지메일 실험실(Labs) 기능으로 받은 편지함 창 안에서 최대 5개의 추가 받은 편지함을 표시할 수 있는 기능입니다.
지난 1년간 저는 Multiple Inboxes를 활용해 받은 편지함, 별표 표시된 메일, 임시보관함, 각종 라벨 아래의 이메일을 한눈에 파악하고 있습니다. 솔직히 별표 표시한 메일은 조금 관리가 안 된 감이 있지만, 그 외에는 문제없이 잘 작동하고 있습니다.
Multiple Inboxes는 설정이 간단합니다. 지메일 설정에서 실험실 탭으로 이동해 기능을 활성화하고, 검색어와 표시할 항목 수를 지정하면 됩니다.
평가: 여러 라벨이나 이메일 계정을 한눈에 관리하기에 훌륭한 도구입니다. 필터/라벨 설정이 선행되어야 합니다.
대안 도구
제가 사용해 본 또 다른 도구는 클라우드 연동 데스크톱 앱인 Inky입니다. 디자인은 깔끔하지만 이메일 우선순위 정리 측면에서는 크게 유용하지 않았습니다. '관련성 순 정렬' 기능도 큰 도움이 되지 않았고, 앱 자체가 너무 단순하며 속도도 답답할 정도로 느렸습니다.
Outlook이나 야후를 사용하면서 여러 이메일 계정을 관리하고 싶은 분들에게는 해당 서비스의 필터와 규칙 기능을 활용하는 방법이 도움이 될 수 있습니다.
결론
지메일에 완전히 익숙해졌고 필터 설정에도 많은 시간을 투자한 저에게는 지메일 기본 도구인 우선편지함과 Multiple Inboxes(실험실 기능)가 여전히 가장 잘 맞습니다. 하지만 이제 막 이메일 우선순위 정리를 시작하려는 분, 지메일이 아닌 이메일 계정을 사용하는 분, 그리고 받은 편지함이 심각하게 어수선한 분이라면 OtherInbox Organizer가 구세주가 되어줄 것입니다!
여러분만의 이메일 관리 도구나 노하우가 있다면 댓글로 공유해 주세요!
이미지 출처: Vector Mail via Shutterstock