삶은 커뮤니케이션을 중심으로 돌아가며 말 그대로 커뮤니케이션 없이는 아무 것도 성취되지 않습니다. 이메일은 당신의 삶을 더 쉽게 만들어주는 커뮤니케이션 도구입니다. 편지를 입력하거나 전화로 또는 직접 만나려고 애쓰는 대신 몇 줄만 입력하면 끝낼 수 있습니다.
그러나 이메일은 또한 상당한 시간 싱크가 될 수 있습니다. 이것은 일반적으로 잘못된 방식으로 사용될 때 발생합니다. 많은 사람들이 내용을 반영하지 않는 제목과 필요 이상으로 많은 단어로 필요하지 않은 이메일을 보냅니다. 그러나 예를 들어 이메일을 올바르게 처리하지 않거나 받은 편지함을 할 일 또는 읽기 목록으로 남용하는 경우와 같이 자신의 잘못일 수도 있습니다. 사실, 습관을 개선하고 몇 가지 주요 이메일 효율성 팁을 엄격하게 채택하면 이메일을 더 빨리 처리할 수 있습니다.
이메일 시간 예약
이메일을 관리하는 것이 두렵거나 정기적으로 받은 편지함을 정리하는 데 너무 많은 시간을 할애한다면 일정을 잡으세요. 어떤 사람들은 하루에 두 번 정해진 시간 동안 이메일을 보낼 것을 권장합니다. 시간을 예약하는 것은 작업을 완료하는 데 집중할 수 있는 시간 프레임과 마음의 공간을 만들기 때문에 스마트합니다. 게다가, 당신은 당신이 실제로 얼마나 많은 시간을 이메일로 보내고 있는지 알게 될 것입니다.
이메일을 하루에 두 번만 확인하는 것은 모든 사람에게 적합하지 않습니다. 최신 정보를 유지하고 하루 종일 여러 번 이메일을 확인해야 하는 경우 아침과 저녁에 이메일을 확인하고 처리하는 것 외에도 매시간 몇 분 정도 시간을 내어 보십시오. 이러한 짧은 이메일 스프린트는 긴급 이메일에 응답하거나 정보를 가져와야 했던 첫 번째 이메일에 응답할 수 있는 기회입니다.
아이디어는...
- 이메일 시간을 예약하여 시간 제한을 만들고
- 그 한도 내에서 유지하려는 야망이 있고
- 더 빨라지고
- 점차적으로 일정에 시간을 비우십시오.
이 사고 방식은 집중하고 더 효율적이 되는 데 도움이 됩니다. 이를 이 문서의 다른 모든 이메일 효율성 팁과 결합하면 전례 없이 빠른 속도로 이메일을 처리할 수 있습니다.
귀하가 여는 각 이메일 처리
귀하가 여는 모든 이메일에는 어떤 방식으로든 행동해야 합니다. 이렇게 하면 해당 이메일을 다시 처리할 필요가 없기 때문에 즉시 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 하루에 한 번 이상 받은편지함을 비우게 되어 해방감을 느끼게 됩니다.
여는 각 이메일에 대해 가능한 경우 즉시 조치를 취하거나 필요한 경우 작업을 예약한 다음 이메일을 보관하거나 삭제하십시오. 즉시 조치를 취한다는 것은 신속하게 응답하고, 간단한 전화를 걸고, 달력으로 날짜를 전송하고, 할 일 목록에 작업을 추가하고, 이메일이나 나중에 읽을 콘텐츠를 정리하는 것을 의미할 수 있습니다. 즉시 대응하거나 조치를 취할 수 없을 때마다 응답 초안을 작성하고 해야 할 일을 처리할 작업을 예약하십시오. 어쨌든 받은 편지함에서 모든 이메일을 꺼내십시오.
Gmail에서 모든 이메일에는 고유한 URL이 있습니다. 이제 이메일을 북마크하는 데 사용하지 마세요! 대신 할 일 목록 또는 일정 항목에 해당 작업에 대한 링크를 추가하십시오. 받은 편지함에서 이러한 이메일을 추적하는 것보다 훨씬 낫습니다.
시간을 최대한 활용하려면...
- 귀하가 여는 모든 이메일에 대해 조치를 취하십시오.
- 할 일 목록 또는 캘린더로 작업 및 날짜 전송 및
- 참조용 이메일 URL 추가
- 가능한 경우 즉시 응답,
- 필요한 경우 응답 초안 작성,
- 열어 본 모든 이메일을 보관하거나 삭제하고
- 하루에 한 번 Drafts 폴더와 Task 목록을 처리합니다.
이메일 필터링 및 레이블 지정
많은 사람들이 이메일을 추적하는 더 좋은 방법을 모르기 때문에 받은 편지함에 이메일을 보관합니다. 그것은 혼란에 기여하고 시간이 지남에 따라 실제로 물건을 찾는 것을 더 어렵게 만듭니다. Gmail에서는 강력한 검색 기능을 사용하여 모든 이메일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 또는 받은편지함에 보관하거나 나중에 검색하기 위해 폴더로 정렬해야 하는 경우 이메일에 레이블을 지정하여 빠르게 찾을 수 있습니다.
이메일을 수동으로 정렬하는 대신 필터를 설정하여 알림, 구독, 요약 및 특정 사람의 이메일을 포함하여 정기적으로 수신하는 이메일을 자동으로 처리할 수 있습니다. 각 개별 소스에 대해 새 필터를 설정하는 대신 이메일 유형(예:포럼 알림 또는 뉴스레터 구독)에 대한 이메일 별칭을 만들고 전송되는 이메일 주소를 기반으로 이메일을 필터링합니다. 해당 이메일을 전용 폴더로 보내면 받은 편지함이 막히지 않고 처리 시간을 낭비하지 않으며 시간이 있을 때마다 읽을 수 있습니다.
이메일을 관리하는 가장 좋은 방법은...
- 이메일 검색 방법 알아보기
- 레이블 및
- 이메일 정렬,
- 가능한 경우 자동화된 필터를 사용하는 것이 이상적이며
- 즉시 처리할 필요가 없는 경우 받은편지함을 우회하도록 합니다.
수신 이메일 줄이기
매일 받은 편지함을 비우다 보면 필요하지 않은 이메일이 무엇인지 알게 될 것입니다. 정말 받고 싶지 않거나 읽을 시간이 없을 이메일에 필터를 설정하는 대신 행동하십시오. 이것은 한 번도 읽지 않은 뉴스레터의 구독을 취소하거나, 친구에게 더 이상 만화를 전달하지 말라고 말하거나, 동료에게 중요한 이메일에 대해서만 참조하도록 요청하는 것을 의미할 수 있습니다.
즉, 불필요한 이메일을 처리하고 엄격하게 수신 거부하고 필요한 경우 휴지통으로 필터링하십시오.
예시 설정:자신의 이메일을 명확하고 간략하게 유지
정교한 이메일을 작성하는 데 시간이 걸립니다. 그리고 그것을 읽고 처리하는 데 시간이 걸립니다. 자신과 다른 사람의 시간을 절약하고 이메일을 명확하고 간략하게 유지하는 방법을 배우십시오.
이것은 좋은 제목으로 시작됩니다. 이메일 내용을 명확하게 반영하는지 확인하세요. 이메일 당 하나의 제목을 고수하면 더 쉬워집니다. 마지막으로 이메일을 간략하게 유지하십시오. 한 문장 정책을 권장하지는 않지만 일상 업무 이메일은 간략해야 합니다. 보내기 전에 생각하고 전달하려는 내용의 본질을 추출하세요.
수신자는 다음을 포함하는 이메일을 좋아할 것입니다...
- 명확한 제목,
- 이메일당 하나의 제목,
- 에 명확하게 표현된 핵심 아이디어
- 1-5문장 이하.
미리 준비된 답변 사용
하나의 동일한 응답이 필요한 이메일을 많이 받는 경우 템플릿을 만들고 미리 준비된 응답을 설정합니다. 이렇게 하면 많은 시간을 절약할 수 있으며 Gmail에서 매우 쉽게 수행할 수 있습니다. 미리 준비된 답변으로 더 빠르고 효과적으로 이메일을 보내는 방법에 대한 전체 기사를 할애했습니다.
키보드 단축키 사용
대부분의 이메일 프로그램은 키보드 단축키를 제공합니다. 예를 들어 Gmail에는 응답(a), 삭제(SHIFT + 3) 또는 이메일 보관(a)에 대한 단축키가 있습니다. 여기에서 유용한 Gmail 바로가기의 PDF 요약을 편집했습니다. 키보드 단축키를 활성화해야 할 수도 있습니다. 선택한 이메일 클라이언트에 대한 키보드 단축키를 배우기 위해 몇 분을 투자하십시오. 그러면 매일 훨씬 더 빠르게 이메일을 처리하게 될 것입니다.
다음은 이메일을 보다 효과적으로 사용하는 데 도움이 되는 몇 가지 이메일 효율성 팁입니다.
결론
이메일은 당신의 삶을 통제하는 것이 아니라 당신에게 봉사해야 하는 커뮤니케이션 도구입니다. 이 커뮤니케이션 도구로 무엇을 달성하고 싶은지, 시간을 어떻게 보내고 싶은지 명확히 하고 이메일 처리와 이메일 처리 사이에 방해가 되는 모든 것을 자동화하거나 제거하십시오. 올바르게 완료되면 받은 편지함을 지우는 데 많은 시간이 필요하지 않습니다. 그리고 일단 당신이 좋은 일과를 하고 나면, 당신은 더 중요한 일을 하기 위해 몇 시간 또는 하루 동안 이메일을 확인하지 않는 것에 대해 걱정하지 않을 것입니다. 일상적인 작업을 통해 순식간에 받은 편지함을 샅샅이 뒤진다는 것을 알게 될 것입니다.
제가 놓친 이메일 처리 팁이 있습니까?
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