삶은 소통을 중심으로 돌아가며, 소통 없이는 어떤 일도 이루어지지 않습니다. 이메일은 당신의 삶을 더 편리하게 만들어 주는 소통 도구입니다. 편지를 직접 작성하거나 전화를 걸거나 직접 만나기 위해 애쓰는 대신, 몇 줄만 빠르게 입력하면 끝나는 일이죠.
하지만 이메일은 상당한 시간 낭비의 원인이 되기도 합니다. 이는 대개 잘못된 방식으로 사용할 때 발생합니다. 많은 사람들이 불필요한 이메일을 보내고, 제목은 내용을 제대로 반영하지 못하며, 꼭 필요한 것보다 더 긴 문장으로 메시지를 작성합니다. 물론 그 책임이 본인에게 있는 경우도 있습니다. 예를 들어 이메일을 제대로 처리하지 않거나, 받은편지함을 할 일 목록이나 읽을 거리 목록으로 오용하는 경우입니다. 중요한 사실은, 습관을 개선하고 몇 가지 핵심적인 이메일 효율성 팁을 철저히 실천하면 누구나 더 빠르게 이메일을 처리할 수 있다는 점입니다.
이메일 처리 시간 정해두기
이메일 확인이 부담스럽거나 받은편지함을 비우는 데 너무 많은 시간을 쓴다면, 일정을 정해두는 방식을 시도해 보세요. 하루 두 번 정해진 시간에만 이메일을 처리하라는 조언도 흔히 들립니다. 시간을 정해두는 것이 현명한 이유는, 업무에 집중할 수 있는 시간적 틀과 마음의 여유가 생기기 때문입니다. 게다가 이메일에 실제로 얼마나 많은 시간을 쓰는지도 파악하게 됩니다.
하루 두 번만 확인하는 방식이 모든 사람에게 맞지는 않습니다. 실시간으로 상황을 파악해야 하는 일이라면, 아침과 저녁에 이메일을 확인·처리하는 것 외에도 매시간 몇 분씩 짧게 확인하는 방식을 활용하세요. 이런 짧은 이메일 스프린트는 긴급한 이메일에 답장하거나, 정보를 확인한 후에야 답할 수 있었던 이메일에 회신하기 좋은 기회입니다.
핵심은 다음과 같습니다.
- 시간을 정해 이메일 처리 시간의 한계를 만들고,
- 그 한계 안에서 끝내겠다는 의지를 갖고,
- 점점 더 빠르게 처리하며,
- 점차 일정에서 여유 시간을 확보하는 것입니다.
이런 마음가짐은 집중력과 효율성을 높여줍니다. 이 글의 다른 이메일 효율성 팁들과 함께 실천하면, 곧 어느 때보다 빠르게 이메일을 처리하게 될 것입니다.
열어본 이메일은 반드시 처리하기
열어본 이메일 하나하나에는 어떤 식으로든 행동이 필요합니다. 바로 처리하면 다시 그 이메일을 신경 쓸 필요가 없어 시간이 절약됩니다. 또한 하루에 최소 한 번은 받은편지함을 비우게 되는데, 이는 무척 시원한 경험입니다.
열어본 각 이메일에 대해 가능하다면 즉시 행동하고, 필요하다면 작업으로 일정을 잡은 뒤, 해당 이메일은 보관하거나 삭제하세요. '즉시 행동'이란 빠르게 답장을 보내거나, 간단한 전화를 하거나, 일정을 달력에 옮기거나, 할 일 목록에 작업을 추가하거나, 나중에 읽을 이메일이나 자료를 따로 정리하는 것을 의미합니다. 바로 답장하거나 행동할 수 없는 상황이라면, 답장 초안을 작성하고 필요한 작업을 일정에 등록해 두세요. 어떤 경우든 모든 이메일을 받은편지함에서 치워야 합니다.
참고로 Gmail에서는 모든 이메일에 고유 URL이 있다는 점을 알아두세요. 그렇다고 이메일을 북마크하는 용도로 쓰지는 마세요! 대신 해당 링크를 할 일 목록의 작업이나 캘린더 일정에 추가하세요. 받은편지함에 이메일을 계속 남겨두는 것보다 훨씬 효율적입니다.
시간을 최대한 활용하려면...
- 열어본 모든 이메일에 즉시 행동하고,
- 작업과 일정을 할 일 목록이나 캘린더로 옮기며,
- 참고용으로 이메일 URL을 함께 추가하고,
- 가능하면 즉시 답장하고,
- 필요하면 답장 초안을 작성한 뒤,
- 열어본 모든 이메일을 보관하거나 삭제하며,
- 임시보관함(Drafts) 폴더와 할 일 목록은 하루에 한 번씩 처리합니다.
필터와 라벨로 이메일 정리하기
많은 사람들이 더 나은 관리 방법을 몰라서 이메일을 받은편지함에 계속 쌓아둡니다. 이는 편지함을 어질러놓고, 시간이 지날수록 원하는 것을 찾기 더 어렵게 만듭니다. Gmail이라면 강력한 검색 기능으로 어떤 이메일이든 쉽게 찾을 수 있습니다. 또는 받은편지함에 꼭 두어야 한다면 라벨을 붙여 빠르게 찾거나, 폴더로 분류해 나중에 꺼내볼 수도 있습니다.
이메일을 일일이 손으로 분류하는 대신, 필터를 설정해 정기적으로 수신되는 이메일을 자동으로 처리할 수 있습니다. 여기에는 알림, 구독 메일, 요약 메일뿐 아니라 특정 인물이 보내는 이메일도 포함됩니다. 개별 발신처마다 새 필터를 만드는 대신, 이메일 유형별(예: 포럼 알림이나 뉴스레터 구독)로 별칭 주소를 만들고, 어떤 주소로 발송되었는지에 따라 필터링하는 방법도 있습니다. 이런 이메일들을 전용 폴더로 보내면 받은편지함이 지저분해지지 않고, 처리하는 데 시간을 낭비하지 않으면서도 시간이 날 때 언제든 읽을 수 있습니다.
이메일을 관리하는 가장 좋은 방법은...
- 메일 검색 방법을 익히고,
- 라벨을 붙이고,
- 이메일을 분류하며,
- 가능하면 자동화된 필터를 활용하고,
- 즉시 처리할 필요가 없는 이메일은 받은편지함을 우회하도록 설정하는 것입니다.
수신 이메일 자체를 줄이기
매일 받은편지함을 정리하기 시작하면 어떤 이메일이 불필요한지 눈에 보이기 시작합니다. 굳이 받고 싶지 않거나 읽을 시간조차 없는 이메일에 필터를 걸기보다, 근본적인 조치를 취하세요. 읽지 않는 뉴스레터를 구독 해지하거나, 친구에게 유머 자료를 더 이상 전달하지 말라고 부탁하거나, 동료에게 중요한 이메일에만 참조(CC)를 걸어달라고 요청하는 것이 그 예입니다.
요컨대 불필요한 이메일은 과감히 구독 해지하고, 필요하다면 휴지통으로 바로 보내는 필터를 설정하세요.
모범을 보이세요: 내 이메일은 명확하고 간결하게
정교한 이메일을 작성하는 데는 시간이 들고, 그것을 읽고 처리하는 데도 시간이 듭니다. 자신과 타인 모두의 시간을 절약하려면 이메일을 명확하고 간결하게 쓰는 법을 배우세요.
좋은 제목부터 시작합니다. 제목이 이메일 내용을 명확히 반영하도록 하세요. 이메일 하나에는 하나의 주제만 담으면 훨씬 쉬워집니다. 마지막으로 이메일 본문은 간결하게 유지하세요. 한 문장 정책까지 권하지는 않지만, 일상적인 업무 이메일은 짧아야 합니다. 보내기 전에 먼저 생각을 정리하고 전달하려는 핵심만 추려내세요.
받는 사람이 좋아할 이메일의 조건은...
- 명확한 제목,
- 이메일당 하나의 주제,
- 1~5문장 이내로 명확하게 표현된 핵심 내용입니다.
미리 만든 답변 템플릿 활용하기
비슷한 답변을 반복해서 요구하는 이메일을 많이 받는다면, 템플릿을 만들어 미리 작성된 답변(Canned Responses) 기능을 활용하세요. 많은 시간을 절약할 수 있으며, Gmail에서는 아주 쉽게 설정할 수 있습니다. 미리 만든 답변으로 더 빠르고 스마트하게 이메일을 보내는 방법을 다룬 전용 글도 따로 마련되어 있으니 참고하세요.
키보드 단축키 활용하기
대부분의 이메일 프로그램은 키보드 단축키를 제공합니다. 예를 들어 Gmail에는 답장(r), 삭제(SHIFT + 3), 보관(e) 같은 단축키가 있습니다. 유용한 Gmail 단축키를 정리한 PDF 자료도 있으니 찾아보세요. 단축키를 사용하려면 먼저 설정에서 활성화해야 할 수 있다는 점에 유의하세요. 평소 쓰는 메일 클라이언트의 단축키를 몇 분만 학습해 두어도, 매일 이메일을 훨씬 빠르게 처리할 수 있습니다.
이메일을 더 효과적으로 활용하는 데 도움이 되는 추가 이메일 효율성 팁도 확인해 보세요.
마무리
이메일은 당신을 위해 존재하는 소통 도구이지, 당신의 삶을 지배해서는 안 됩니다. 이 도구로 무엇을 달성하고 싶은지, 시간을 어떻게 쓰고 싶은지 분명히 하고, 빠른 이메일 처리를 방해하는 요소는 자동화하거나 제거하세요. 올바르게 실천한다면 받은편지함을 비우는 데 많은 시간이 필요하지 않습니다. 좋은 루틴이 자리 잡으면, 더 중요한 일을 하느라 몇 시간 혹은 하루 동안 이메일을 확인하지 못해도 걱정하지 않게 됩니다. 루틴이 있다면 쏟아지는 받은편지함도 순식간에 정리할 수 있다는 사실을 알기 때문입니다.
제가 놓친 이메일 처리 팁이 있다면 알려주세요!
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