Gmail 활용 팁은 아무리 많아도 부족하지 않습니다. 깔끔한 인터페이스와 다양한 실용적인 기능 덕분에 Gmail은 다른 웹메일 서비스나 데스크톱 메일 클라이언트보다 우위에 있으며, 그 인기 덕분에 개발자들이 끊임없이 새로운 확장 프로그램과 플러그인을 만들어내고 있습니다.
Gmail 사용자라면 무궁무진한 요령과 확장 프로그램으로 메일 환경을 한 단계 끌어올릴 수 있습니다. 이 글에서는 꼭 알아야 할 핵심 기능들을 살펴보겠습니다.
절대 놓치면 안 되는 Gmail 브라우저 확장 프로그램 3가지
먼저 한번 써보면 손에서 놓기 어려울 인기 확장 프로그램 세 가지를 소개합니다.
- Boomerang: 메일 예약 전송과 후속 조치를 간편하게 처리할 수 있는 앱입니다. Chrome, Firefox, Safari에서 모두 사용할 수 있습니다.
- Checker Plus for Gmail: Chrome 확장 프로그램 중 최고의 데스크톱 알림 도구입니다. 브라우저에서 Gmail을 열지 않고도 메일을 읽고 삭제할 수 있습니다.
필수 확장 프로그램을 살펴봤으니, 이제 여러분을 Gmail 파워 유저 반열에 올려줄 10가지 핵심 요령을 알아보겠습니다. Gmail 설정 화면을 자주 사용하므로 먼저 위치를 확인하세요. Gmail 화면 오른쪽 상단 프로필 이미지 아래 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 뒤 드롭다운 메뉴에서 설정을 선택하면 됩니다.
1. Gmail을 모든 메일의 허브로 만들기
매일 여러 메일 계정 사이를 오가며 시간을 낭비하고 싶지 않다면, 대표 Gmail 계정 하나가 발송·수신·분류 작업을 전담하도록 설정하세요. 설정 > 계정 메뉴에서 가능합니다.
'다른 주소에서 메일 보내기'(Send mail as)와 '다른 계정의 메일 가져오기'(Check mail from other accounts) 옵션을 찾아 안내에 따라 설정하면, 다른 계정으로 수신되는 메일(POP3)을 대표 계정에서 받고 해당 계정 명의로 메일을 보낼 수도 있습니다. 추가하려는 계정마다 이 과정을 반복해야 하며, 이때 각 계정의 메일 서버 설정 정보가 필요합니다.
메일 처리 업무를 신뢰하는 사람에게 위임하고 싶다면 같은 '계정' 섹션에서 계정 접근 권한을 부여할 수도 있습니다.
참고:
1. POP 대신 IMAP으로 메일을 수신하고 싶다면, 각 계정에서 대표 Gmail 주소로 메일 전달(forwarding)을 설정하세요.
2. '다른 주소에서 메일 보내기'에 주소를 추가할 때 Gmail이 해당 주소를 별칭(alias)으로 처리할지 결정해야 합니다. 별칭 개념이 낯설다면 Gmail 별칭 가이드를 참고하세요.
2. Gmail 정리하고 속도 높이기
파워 유저라면 Gmail을 느리게 만들거나 지저분하게 하는 요소를 과감히 제거하고, 속도를 높여줄 몇 가지 설정을 추가해야 합니다. 시작점은 다음과 같습니다.
- 단체 메일 음소거: 메시지에서 더보기 > 음소거를 선택하면 해당 스레드의 알림이 꺼집니다. 새 메일은 계속 수신되지만 알림에 방해받지 않습니다.
- 사용하지 않는 라벨 숨기기: 사이드바의 라벨 관리 또는 설정 > 라벨에서 정리할 수 있습니다.
- 페이지당 표시 개수 늘리기: 설정 > 일반의 최대 페이지 크기 옵션을 조절하면 한 화면에서 더 많은 연락처와 메일을 확인할 수 있습니다.
- Gmail 로딩 속도 높이기: 기본 HTML 버전으로 전환해 보세요. 일반 버전보다 디자인은 투박하지만 인터넷 연결이 느린 환경에서는 시간을 크게 아껴 줍니다.
Gmail 인터페이스와 작업 흐름을 더 세밀하게 제어하고 싶다면 Chrome, Firefox, Opera, Safari를 지원하는 Gmelius 확장 프로그램이 제격입니다. 받은 편지함 모양을 바꾸고, 메일을 Google Calendar 일정으로 변환하고, 이메일 추적 시도를 차단하는 등 다양한 기능을 제공합니다.
3. Gmvault로 Gmail 메일 오프라인 백업하기
Gmvault는 Gmail 백업을 손쉽게 해주는 무료 오픈소스 데스크톱 프로그램입니다. Windows, Linux, Mac 컴퓨터에 설치한 뒤 전체 동기화 모드를 실행하면 Gmail 계정 전체를 백업할 수 있습니다. 이후에는 빠른 동기화 옵션으로 백업 저장소를 주기적으로 최신 상태로 유지하세요. 여러 Gmail 계정을 백업할 수 있고 저장된 메일을 암호화하는 기능도 제공합니다.
또 다른 안정적인 방법은 데스크톱 메일 클라이언트에 Gmail 계정을 추가해 메일을 로컬 컴퓨터에 저장하는 것입니다. 서버에도 메일 사본이 남아 있도록 하려면 반드시 IMAP 방식으로 연결해야 합니다.
Google 자체 데이터 내보내기 기능인 Takeout으로 Gmail 데이터를 다운로드한 뒤 메일 클라이언트로 불러오는 방법도 있습니다.
참고: 메일 클라이언트가 Gmail 메일을 동기화하지 못한다면 IMAP 액세스가 비활성화되어 있을 가능성이 높습니다. 웹版 Gmail에서 설정 > 전달 및 POP/IMAP으로 이동한 뒤, IMAP 액세스 항목에서 IMAP 사용을 선택하세요.
4. 스마트한 메일 분류 시스템 구축하기
Gmail 아이디의 마침표(.)는 사실 아무 의미가 없다는 사실을 알고 계셨나요? 이 특성을 유용하게 활용할 수 있습니다.
예를 들어 Gmail 주소가 muo.reader@gmail.com이라면, muoreader@gmail.com, m.u.o.r.e.a.d.e.r@gmail.com, mu.or.re.ad.er@gmail.com은 모두 동일한 주소입니다. 정말로 마침표는 무시됩니다.
또한 아이디 뒤에 '+' 기호로 시작하는 임의의 문자를 붙여도 마찬가지입니다. 즉 muo.reader+longtime@gmail.com 역시 muo.reader@gmail.com과 같은 주소로 취급됩니다.
위 주소들로 발송된 메일은 모두 원래 주소인 muo.reader@gmail.com의 받은 편지함에 도착하지만, 주소 변형을 활용해 필터로 특정 메일을 특정 폴더에 자동 분류할 수 있습니다.
예를 들어 muo.reader@gmail.com 형태는 회사 동료에게 공유하고 그 주소로 들어온 메일은 Work 폴더로 보내도록 설정할 수 있습니다. 친구들에게는 muoreader@gmail.com을 알려주고 Personal 폴더로 분류되게 하는 식입니다. 스팸 발송자를 추적하거나 차단하는 용도로도 활용할 수 있지만, Google Workspace(구 Google Apps) 계정에서는 이 요령이 작동하지 않는다는 점에 유의하세요.
필터 활용법은 이것만이 아닙니다. 설정 > 필터 및 차단된 주소에서 Google Calendar 일정 알림, 뉴스레터, 할 일 리마인더 등을 찾기 쉬운 폴더로 자동 분류하는 필터를 만들어 보세요. 그리고 Gmail 라벨이 받은 편지함(과 여러분의 멘탈)에 얼마나 큰 도움이 되는지도 잊지 마세요. 적극적으로 활용하시길 바랍니다!
5. Gmail Labs의 숨겨진 기능 활성화하기
Gmail 설정의 실험실(Labs) 섹션에는 써볼 가치가 충분한데도 놓치기 쉬운 강력한 기능들이 숨어 있습니다. 특히 추천하는 기능들은 다음과 같습니다.
- 읽음 표시 버튼(Mark as Read Button): 버튼 클릭 한 번으로 메일을 읽음 처리합니다.
- 인증된 발신자 아이콘(Authentication icon): 진짜 메일에 특별한 열쇠 아이콘을 표시해 사기성 메일을 걸러냅니다.
- 저장된 답변(Canned Responses): 반복해서 타이핑하던 문구를 미리 저장해 재사용할 수 있습니다.
- 미리보기 창(Preview pane): Outlook처럼 새 페이지가 아니라 별도 창에서 개별 메일을 확인합니다. 활성화하면 가로 분할 보기와 세로 분할 보기 중 선택할 수 있습니다.
- 복수의 받은 편지함(Multiple Inboxes): 받은 편지함을 여러 개의 하위 편지함으로 나눌 수 있습니다. 수신 계정별, 별표 표시 여부별, 첨부파일 포함 여부별로 메시지를 묶을 수 있습니다.
- 자동 진행(Auto-advance): 메일을 처리한 뒤 자동으로 다음 메일로 넘어갑니다.
참고로 Labs 기능은 시기에 따라 추가·제외·종료되므로, 현재 사용 가능한 목록을 직접 확인해 보는 것이 좋습니다.
6. Gmail과 클라우드 스토리지 간 첨부파일 매끄럽게 주고받기
Google Drive를 사용 중이라면 Gmail 첨부파일 25MB 용량 제한은 사실상 없는 것과 마찬가지입니다. 파일을 Google Drive에 올린 뒤 링크로 메일에 삽입하면 대용량 파일도 문제없이 보낼 수 있습니다. 반대로 Gmail 첨부파일을 Google Drive에 바로 저장하는 것도 가능합니다.
Dropbox로 첨부파일을 저장하고 업로드하고 싶다면 Dropbox for Gmail 확장 프로그램이 필요하지만, Chrome 전용이라는 한계가 있습니다. Chrome과 Firefox를 모두 지원하면서 Dropbox, Box, Google Drive까지 호환되는 Kloudless도 함께 검토해 보세요.
각 기능은 다음 위치에서 찾을 수 있습니다.
- 첨부파일 저장: 메시지 하단 첨부파일 영역에서 해당 클라우드 서비스 아이콘을 클릭합니다.
- 첨부파일 업로드: 메일 작성 창 하단의 클라우드 아이콘(드라이브 삽입)을 통해 Drive 파일을 링크로 첨부합니다.
Dropbox나 Google Drive를 사용한다면 비슷한 위치에서 해당 서비스 아이콘을 찾으면 됩니다.
7. Batched Inbox로 메일 묶음 처리하기
매일 아침 메일을 미룰 수 없더라도, 정해진 시간에 메일을 묶음으로 처리하는 자신만의 메일 루틴을 갖는 것이 현명합니다. Batched Inbox는 바로 그런 용도에 적합하며 주요 브라우저 전반에서 작동합니다.
이 서비스는 수신되는 메일을 BatchedInbox라는 라벨이 붙은 특수 폴더로 보내고, 사용자가 지정한 간격마다 그 메일들을 받은 편지함으로 옮겨 줍니다.
특정 메일이나 특정 연락처의 메시지는 BatchedInbox를 거치지 않고 바로 받고 싶다면 어떻게 할까요? 문제없습니다. 해당 메일은 도착 즉시 받은 편지함으로 향하도록 설정할 수 있습니다. Twitter, Facebook 같은 소셜 미디어 알림도 묶음 처리할 수 있습니다.
Gmail에 연결하기 전에 Batched Inbox에 대해 더 알고 싶다면 FAQ 페이지를 참고하세요.
8. 커스텀 키보드 단축키와 입력 도구 활용하기
파워 유저들은 마우스로 조준하고 클릭하는 데 시간을 낭비하지 않습니다. 가능한 곳마다 키보드 단축키를 활용하죠. 일부 사용자는 단축키를 커스터마이즈해 외우기 쉽게 만들기도 하는데, 여러분도 그렇게 할 수 있습니다. 먼저 설정 > 실험실(Labs)에서 키보드 단축키 기능을 활성화해야 합니다. 변경 사항을 저장하면 설정에 '키보드 단축키'라는 새 탭이 생기는데, 여기서 Gmail의 각종 동작에 대한 단축키를 재배치할 수 있습니다.
단축키를 커스텀하는 김에 Gmail에 필기 입력 지원도 추가해 보세요. 메일 작성 시 언어와 키보드 레이아웃을 자유롭게 구성할 수 있습니다. 입력 도구는 설정 > 일반 > 언어에서 활성화할 수 있습니다. 입력 도구 사용 체크박스가 보이지 않으면 언어 섹션의 모든 언어 옵션 표시 링크를 클릭해 나타나게 하면 됩니다.
9. 계정 철저히 관리하기
다른 디지털 자산과 마찬가지로 Gmail 계정도 해커와 각종 사기꾼의 표적이 될 수 있습니다. 최선의 방어책은 계정 이상 징후를 꾸준히 점검하는 것과, 이메일 암호화·2단계 인증 같은 도구로 보안을 강화하는 것입니다.
해커만큼이나 Google 역시 여러분의 디지털 정보를 수집한다는 점도 기억해야 합니다. 다행인 점은 Google이 보유한 데이터를 한눈에 보여주고 삭제할 수 있는 옵션까지 제공한다는 것입니다. 두 기능 모두 'Google 계정' 섹션에서 찾을 수 있습니다. Gmail 받은 편지함 오른쪽 상단의 프로필 사진을 클릭한 뒤 드롭다운에서 'Google 계정'을 선택하세요.
계정 섹션에는 로그인 및 보안, 개인 정보 및 개인 맞춤 설정, 계정 환경설정 세 하위 섹션이 있습니다. 각 섹션을 하나씩 훑으며 모든 설정을 점검하세요. 어떤 서드파티 앱이 Gmail에 접근 권한을 갖고 있는지, 맞춤형 광고가 표시되는지, Google이 웹 검색 기록을 저장하는지 등을 확인할 수 있습니다. 모든 설정을 여러분의 성향에 맞게 조정해 Google 계정의 개인정보 보호를 극대화하세요.
10. 계정 정보 백업해 두기
계정을 꼼꼼히 점검하는 김에 아래 정보들을 발견할 때마다 기록해 안전한 장소에 보관해 두세요.
- Google 계정을 생성한 연월
- 보안 질문에 대한 답변
- 계정에 연결된 전화번호
- 계정 복구용으로 지정된 이메일 주소
- 자주 사용하는 Gmail 라벨 4개의 이름
- 자주 메일을 주고받는 사람 5명의 이메일 주소
혹시 Gmail 접근 권한을 잃게 되더라도, 이 정보들이 계정의 진짜 소유자임을 입증해 복구에 큰 도움이 됩니다. 까다로운 Google 계정 복구 절차를 겪게 된다면 이 조언에 감사하게 될 것입니다.
Gmail 파워 유저가 될 준비되셨나요?
Gmail에는 비판적인 시선도 있습니다. 주로 지나치게 침입적인 이메일 접근 방식 때문이죠. 하지만 어마어마한 사용자층이 보여주듯, 높은 편의성이 단점을 충분히 상쇄합니다. 어느 쪽이든 Gmail을 쓰고 있다면 최대한 활용하는 것이 이득입니다.
마지막으로 인기 브라우저별 Gmail 확장 프로그램 모음을 통해 20가지 독특한 확장 프로그램을 더 소개하며 글을 마무리합니다.
- Gmail 경험을 한층 강화하는 11가지 Chrome 확장 프로그램
- Gmail 활용도를 높여주는 10가지 Firefox 애드온
- Safari를 Gmail 생산성 강자로 만들어주는 5가지 확장 프로그램
딱 하나만 고른다면 절대 포기할 수 없는 Gmail 기능이나 확장 프로그램은 무엇인가요? 댓글로 여러분의 선택을 공유해 주세요!