Gmail은 시간이 지남에 따라 너무 많이 변경되어 단순히 "이메일 클라이언트"라고 부르는 것이 적절하지 않습니다. 이런 식으로 생각하면 스마트 폰을 독점적으로 사용하여 전화를 걸거나 컴퓨터를 사용하여 문서 작성만 할 수 있습니다. 몇 블록만 운전하면 스포츠카를 소유할 수 있습니다. 당신은 할 수 있지만, 이러한 것들이 당신을 위해 할 수 있는 것이 훨씬 더 많으며, 당신은 그것들을 오직 한 가지 용도로 사용하기 위해 당신의 돈을 낭비할 것입니다. 사용 비용이 한 푼도 들지 않지만 Gmail도 마찬가지입니다.
이 가이드에서: Gmail로 다시 시작하기 | 커뮤니케이션 허브로서의 Gmail | 라벨, Gmail의 DNA | 검색 및 필터의 힘을 느껴보세요 | Gmail 생산 도구
참고: 이 Gmail 가이드는 신규 사용자가 아니라 이미 Gmail을 사용하고 있으며 Gmail의 다양한 기능을 활용하려는 사용자를 위한 것입니다. 처음 사용하는 사용자는 Gmail 초보자 가이드를 먼저 읽어야 할 것입니다. 여기에서 서비스에 대한 소개와 가장 기본적이고 중요한 기능을 사용하는 방법이 설명되어 있습니다.
Gmail로 다시 시작하기
1.1 테마 및 효과적인 Gmail 사고방식
사진은 천 마디 말의 가치가 있으므로 Gmail 인터페이스가 어떻게 보이는지 설명하는 대신 다음과 같이 보여드리겠습니다.
가장 먼저 눈에 띄는 것은 무엇입니까? Gmail 캘린더 통합인가, 정리에 유용한 탭인가, 아니면 알림 아이콘인가?
사실, 우리가 시작할 첫 번째 일은 Gmail 테마입니다. 아마 바로 눈치채지 못한 것 중 하나일 것입니다. 화려한 별, 제목 줄 사이에 매달려 있는 닌자, 배경에 그림이 없습니다. 그리고 그것이 요점입니다. 주제가 단순히 방해가 되지 않습니다. 테마를 사용하면 Gmail이 다른 모양으로 표시되도록 선택할 수 있으며 이는 많은 사용자가 선호하는 기능입니다. 원본 Gmail 가이드를 읽고 적용하는 방법을 배울 수 있지만 이메일을 효율적으로 사용하고 싶다면 최대한 단순하게 유지하는 것이 좋습니다.
Gmail 테마는 단순한 색상 모음이나 깔끔한 배경 그 이상입니다. 그것은 당신이 당신의 이메일을 볼 때 당신의 기분을 설정하고 당신이 이메일에 응답하는 방식에도 영향을 줄 수 있습니다. 업무와 프로젝트를 처리하는 전문 Gmail 계정에서는 효율성이 창의성보다 우선되어야 합니다. 대비가 높은 깨끗한 테마를 선택하고 여러 가지 방해 요소로 인해 자신을 압도하지 마십시오.
일과 사생활을 분리하는 것은 아마도 두 가지의 성공을 위해 할 수 있는 가장 중요한 일 중 하나일 것입니다. 따라서 보다 효과적인 받은편지함을 위해 몇 주 동안 Gmail을 원래 테마로 다시 변경해 보세요. 당신은 그것을 감사하는 법을 배우게 될 것입니다. 이 작지만 중요한 제안을 과소평가하지 마십시오. 이 제안은 이 매뉴얼의 나머지 부분에서 올바른 사고방식을 갖게 할 것입니다.
1.2 마음 비우기, 받은 편지함 비우기
Gmail 받은편지함을 비워 두는 것도 효과적인 Gmail링의 또 다른 핵심입니다. 단순한 주제처럼 스스로 훈련해야 하는 마음가짐입니다. 메시지로 가득 찬 큰 오점 받은 편지함은 서류로 가득 찬 업무용 책상과 같습니다. 아직 읽지 않았으며 회신이 필요한 이메일에 대해서만 받은 편지함을 사용해야 합니다. 나머지는 스토리지에 속합니다.
나중에 Gmail의 강력한 필터(4장 참조)를 사용하여 수신 이메일을 정리하고 키보드 단축키(5장 참조)를 사용하여 즉각적인 주의가 필요하지 않은 이메일을 빠르게 보관하는 방법을 배웁니다. Gmail은 또한 더 쉽게 구성할 수 있도록 탭과 자동 레이블 지정 시스템을 제공합니다(5장에서도 참조).
받은 편지함을 "할 일" 목록처럼 취급하십시오. 이메일에 포함된 모든 이메일은 이에 대해 조치를 취해야 합니다(보통 회신). 해당 이메일을 처리하는 즉시 보관하십시오. 빈 받은편지함을 해소하는 방법을 알고 놀라실 수도 있습니다.
1.3 Gmail 및 다른 Google 제품과의 통합
이 Gmail 가이드는 Gmail과 Gmail을 최대한 활용하는 방법에 중점을 두고 있지만 Google은 조화롭게 작동하는 많은 제품을 출시했습니다. 이러한 서비스에 대해 말할 수 있는 사항이 많지만(이 중 일부는 이 설명서의 다른 부분에서 다룰 예정입니다), 지금은 Gmail을 다른 계층 위에 있는 하나의 "계층" 서비스로, 모두 함께 흐르는 것으로 상상해 보십시오. 한 방향으로.
이 설명서에 설명된 Gmail의 향상된 기능 중 대부분은 Gmail에 완전히 통합된 다른 서비스를 통해 작동합니다. 이것들을 최대한 활용하려면 모험을 하고 조사해야 합니다. 그렇게 하기를 강력히 권장합니다.
2. 커뮤니케이션 허브로서의 Gmail
2.1 채팅방 제공
이제 Gmail에 대한 효과적인 사고 방식을 갖추셨기를 바랍니다. 따라서 Gmail의 채팅 기능과 행아웃 사용을 고려해 보시기 바랍니다. 기본적으로 Gmail은 구분선 아래 숨겨진 화면 왼쪽 하단 모서리로 통신을 압축합니다. 이것이 현재 채팅이 설정되어 있는 방식일 것입니다.
Gmail을 커뮤니케이션 허브로 사용하려면 채팅 영역을 화면에서 훨씬 더 눈에 띄는 위치에 제공해야 합니다. 이를 위해 채팅 바를 화면 오른쪽으로 이동합니다. 톱니바퀴를 클릭합니다. 아이콘을 클릭하고 설정을 선택합니다. . 실험실 선택 상단의 검색 창에서 "채팅"을 입력하면 채팅 기능에 사용할 수 있는 옵션만 표시됩니다. 그런 다음 오른쪽 채팅을 활성화합니다. 옵션을 선택하고 변경사항 저장을 클릭합니다. 페이지 하단에 있습니다. 그러면 Gmail이 변경 사항과 함께 새로고침됩니다.
그건 쉬웠죠, 그렇죠? 곧 다시 돌아와 추가 기능에 사용할 수 있으므로 이 실험실 탭을 기억하십시오.
오른쪽 채팅은 Gmail에서 상대적으로 사용되지 않는 화면의 오른쪽을 사용합니다. 그것은 당신이 한 번에 더 많은 연락처를 볼 수 있도록 하고, 채팅을 시각적으로 더 두드러지게 만들고, 짜증나는 동적 막대를 계속 이동하지 않고도 왼쪽에서 레이블을 볼 수 있는 더 많은 공간을 제공합니다. 이것은 단순한 윈-윈 상황입니다.
2.2 단순한 채팅 이상의 용도로 채팅 사용
앞서 언급했듯이 Gmail의 채팅은 가장 강력한 기능 중 하나입니다. 불행히도 많은 Gmail 사용자는 여전히 전체 기능을 인식하지 못하고 있으며 Google은 이러한 기능을 알리는 데 소홀한 작업을 하고 있는 것 같습니다.
채팅창을 자세히 살펴보겠습니다. 첫 번째는 이전에 행아웃에 참여한 사람들을 표시하는 행아웃 연락처 버튼입니다. 하나를 선택하면 화상 통화, 행아웃 또는 이메일을 통해 연락할 수 있는 옵션이 있습니다. 기본 세부정보를 검토할 수도 있습니다.
다음은 Google의 화상 회의 버전인 행아웃 버튼입니다. 행아웃은 Gmail에서 최대 5명과 대화할 수 있는 Google Plus 구성요소입니다(Google Plus를 통해 더 많은 사람들과 직접 대화할 수 있음). 전화를 통해 사람들이 참여하도록 할 수도 있습니다. Gmail의 최고의 커뮤니케이션 도구이자 최고의 기능 중 하나입니다.
그 오른쪽에는 전화를 걸 수 있는 연락처를 불러오는 전화 통화 버튼이 있습니다. 그러면 작은 다이얼 패드 창에서 통화가 시작됩니다.
채팅 기능 영역 상단에 프로필 사진이 표시됩니다. 이미지나 바로 옆에 있는 화살표를 클릭하면 상태를 변경하고 다른 설정을 조정할 수 있는 창이 나타납니다.
이 영역의 기능은 자명합니다. "직장에서 바쁨" 또는 "내 전화에서"와 같은 상태 메시지를 삽입하고 당신이 바쁜지 또는 가능한지를 나타낼 수 있습니다. 알림, 일반 설정을 조정하고 보관된 행아웃 및 차단된 연락처와 같은 항목을 검토할 수도 있습니다.
2.2.1 Google 보이스 및 고유 번호 얻기
Google 보이스를 언급하지 않고 Gmail에서 전화 통화 및 문자 메시지에 대해 간단히 이야기할 수는 없습니다. Google 보이스는 Google의 또 다른 우수한 서비스이며 이동통신사와 연락처 간의 일종의 교환원 역할을 합니다.
Google 보이스의 기능은 이 Gmail 가이드의 목적 이상입니다. 하지만 구글 보이스가 설정되어 있으면 전화를 걸고 문자 메시지도 주고받을 수 있다는 점을 말씀드립니다. Google은 국제 전화에 대해 매우 경쟁력 있는 가격을 제공하지만 Google 보이스를 통해서만 설정할 수 있습니다. 이것은 특히 해외에 친구와 친척이 있는 경우에 정말 훌륭한 서비스입니다.
3. 라벨, Gmail의 DNA
3.1 라벨이란 정확히 무엇입니까?
라벨은 Gmail이 이메일을 정리하는 방식의 핵심입니다. Google이 이메일 서비스를 처음 출시했을 때 대부분의 사용자는 Gmail을 Outlook과 비교하고 Gmail의 레이블을 Outlook의 폴더와 비교했습니다. 그들은 거의 같은 것(받은 편지함, 보낸 이메일, 초안)을 보고 같은 일을 하는 것처럼 보이므로 대부분의 사용자는 그대로 두고 "레이블"이라는 단어를 마케팅 프레젠테이션에 불과한 것으로 취급했습니다. 그러나 레이블은 다르므로 계속 진행하기 전에 고급 Gmail 사용자(예:귀하)가 차이점을 아는 것이 중요합니다.
레이블은 폴더보다 태그처럼 작동합니다. 이메일이 폴더에 배치된 종이 문서라면 레이블은 문서를 더 분류하기 위해 이러한 종이에 붙인 다채로운 스티커와 같습니다. 이메일은 레이블에 직접 배치되지 않고 레이블과 연결됩니다. 따라서 하나의 이메일에 두 개 이상의 레이블이 있을 수 있으며(여러 스티커가 있는 논문을 다시 생각해 보십시오) 두 개 이상의 레이블이 있는 이메일도 검색할 수 있습니다.
예를 들어 Gmail의 "전문가" 레이블에는 두 직장의 이메일이 모두 포함되어 있습니다. 각 위치에 대한 레이블이 있지만 일부 자료는 두 위치에 공통적입니다. 그런 다음 이러한 이메일에는 업무 관련임을 나타내는 "전문가" 레이블과 각 작업장에 대한 레이블의 세 가지 레이블이 있습니다. 이를 통해 두 지역의 요구 사항에 맞는 자료를 검색할 수 있습니다.
Gmail의 모든 것은 레이블 기반입니다. 웹사이트의 다른 부분으로 열리는 폴더와 링크가 없습니다. 모든 메일은 바로 거기에 있습니다. Gmail은 선택 시 올바른 라벨 연결만 표시합니다. 더 많은 예를 살펴보고 벤 다이어그램과 같은 것을 사용할 수 있지만 저처럼 앞으로 나아가고자 하는 분들도 계실 것입니다.
3.1.1 라벨 설정 및 라벨 종류
라벨에서 Gmail의 모든 라벨 설정에 액세스할 수 있습니다. 설정 내의 탭 . 현재 Gmail에는 시스템 라벨, 카테고리 및 맞춤 라벨의 세 가지 라벨이 있습니다.
시스템 라벨 및 맞춤 라벨에는 IMAP에 표시가 있습니다. 옵션; 다른 앱, Outlook과 같은 소프트웨어 또는 특정 추가 기능을 사용하는 경우 이러한 옵션을 구성해야 합니다. 이 Gmail 가이드는 Gmail 인터페이스를 최대한 활용하는 데 중점을 두므로 여기에서는 이러한 옵션에 대해 설명하지 않겠습니다. 관심이 있으시면 Gmail 초보자 가이드를 읽어보십시오.
3.2 시스템 레이블
Gmail에서 가장 친숙한 레이블은 시스템 레이블입니다. 받은편지함, 별표함, 보낸편지함, 임시보관함, 휴지통과 같은 서비스를 사용하기 시작한 이후에 본 왼쪽 상단의 링크입니다. 효과적인 Gmail링을 위해 이러한 시스템 레이블을 사용할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 또한 읽지 않은 경우 표시가 있음을 알 수 있습니다. 임시 보관함 및 스팸 레이블에 대한 옵션입니다. 이 옵션을 켜면 이메일과 연결된 경우에만 이러한 레이블이 표시됩니다.
3.2.1 전체 메일 및 오래된 이메일 보관
이 Gmail 가이드의 도입부에서 빈 받은편지함 철학을 기억할 수 있습니다. 받은 편지함이 업무용 책상이라면 All Mail은 파일 캐비닛입니다. 더 좋은 점은 파일 캐비닛으로 가득 찬 지하실입니다. 이메일을 작성해야 할 때마다 지하실로 내려갈 필요는 없지만 과거의 메시지를 검색하고 싶을 때 사용할 수 있으면 유용합니다.
올 메일은 그 지하실입니다. 켜기(표시 선택 ) 날짜별로 정리된 과거 이메일에 즉시 액세스할 수 있음을 의미합니다. 검색 창에서 오래된 이메일에 액세스할 수 있지만 이 링크는 받은편지함을 자주 청소하고 하루 중 조금 일찍 받은 이메일을 간단히 찾고 싶을 때 매우 유용합니다.
3.2.2 고려하지 않은 용도 초안
아시다시피 Gmail은 몇 개의 문장만 입력한 경우에도 작성한 메일을 임시보관함에 자동으로 저장합니다. 작성하고 보내지 않은 모든 것이 거기에 저장됩니다. 이미 몇 개의 초안이 저장되어 있을 가능성이 있습니다(또는 더 많을 수도 있습니다!)
하지만 간단한 메모를 위해 초안을 사용하고, 아이디어를 기록하고, 쇼핑 목록을 만들고, 다른 사람의 연락처 정보를 빠르게 저장하는 것은 고려하지 않았을 수 있습니다. 오늘날 대부분의 메일 클라이언트는 이메일에 파일과 사진을 첨부할 수 있는 옵션을 제공합니다. 따라서 초안 폴더는 빠른 솔루션이 필요한 경우 파일을 업로드하고 컴퓨터 간에 동기화할 수 있는 훌륭한 장소가 됩니다. 하지만 파일을 초안 폴더에 영원히 남겨두지 마십시오! 이곳은 그들을 위한 곳이 아닙니다.
초안 섹션의 또 다른 유용한 용도는 템플릿을 저장하는 것입니다. 동일한 이메일을 계속해서 작성하고 있는 경우에는 이메일의 빈 사본을 초안에 저장하고 필요할 때마다 새 이메일에 복사하여 붙여넣습니다(원본 초안을 보내지 마십시오. 그러면 초안이 제거됩니다. 상표!). 이 방법으로 이메일 서명, 링크 및 이미지를 저장할 수 있습니다. 템플릿 초안 이메일에 "결혼식:감사 편지" 또는 "팬:편지를 추가해 주셔서 감사합니다" 등과 같이 쉽게 참조할 수 있도록 용도를 반영하는 주제를 지정하십시오.
또는 미리 준비된 답변을 사용하여 항상 보내는 메시지 유형에 대한 이메일 템플릿을 보관할 수 있습니다.
3.3 카테고리
카테고리는 Gmail에 표시되는 탭에 해당하는 라벨입니다. 소셜, 프로모션, 업데이트 및 포럼. Gmail은 이러한 라벨을 자동으로 적용하여 메일이 도착할 때 받은편지함을 잘 정리할 수 있도록 합니다.
레이블 목록과 메시지 목록 모두에서 이러한 각 레이블을 표시할지 숨길지 결정할 수 있습니다. 이는 카테고리가 탭으로 표시되는 것과는 별개입니다.
카테고리 중 하나에 대한 탭을 추가하거나 제거하려면 더하기 마지막 탭의 오른쪽에 있는 아이콘. 그런 다음 해당 확인란을 선택하고 저장을 눌러 원하는 항목을 활성화합니다. 끝나면.
3.4 맞춤 라벨
Gmail 화면 왼쪽 목록의 마지막은 맞춤 라벨입니다. 당신은 아마 그들 중 몇 개를 이미 가지고 있을 것입니다. 맞춤 라벨은 (현재로서는) Gmail의 가장 강력한 라벨로 남아 있으며 특히 Gmail의 놀라운 필터를 통해 맞춤 라벨을 잘 사용하는 방법을 배우는 것이 현명할 것입니다.
라벨에서 라벨을 추가하고 수정할 수 있습니다. 설정 아래의 탭 , 다른 레이블과 동일하지만 사용자 지정 레이블 이름 옆에 있는 색상이 지정된 사각형을 클릭하는 것이 훨씬 빠릅니다. 팝업 메뉴는 라벨의 색상을 직접 선택하고 편집할 수 있기 때문에 설정 아래의 기존 라벨 탭보다 훨씬 더 효과적입니다.
사용자 지정 레이블은 서로 중첩될 수도 있습니다. 예를 들어 세금, 건강 보험 정보 및 메모에 대한 하위 폴더를 포함할 수 있는 작업 양식에 대한 레이블을 가질 수 있습니다. Gmail에 차이점을 구별하고 수신 이메일을 자동으로 이러한 위치에 배치하는 방법을 가르칠 수도 있습니다.
4. 검색 및 필터의 힘을 느껴보세요
라벨이 Gmail의 DNA라면 검색과 필터는 Gmail의 두뇌입니다. 몇 년 전이라도 몇 초 안에 원하는 이메일로 연결되지 않는 조합은 거의 없습니다. Gmail은 규칙 목록을 호출하여 이메일 필터를 구성합니다. 그리고 이 두 가지가 서로 얽혀 있기 때문에 이제 Google에서 이 둘을 함께 으깨어 검색에서 직접 필터를 만들 수 있습니다.
먼저 Gmail의 검색 창에 익숙해집니다. 아마도 "from" 또는 "has:attachment"와 같은 더 인기 있는 검색 연산자에 익숙할 것입니다(그렇지 않다면 올바른 위치에 있는 것입니다). Gmail에 가서 무언가를 가져오라고 지시하는 단어입니다. 다행히도 이 단어들은 대부분 자명합니다.
이러한 연산자를 수동으로 입력할 수 있지만 검색 드롭다운 상자에 정보를 입력하면 Gmail에서 자동으로 입력합니다. 검색 상자에서 화살표를 클릭하고 검색에 대한 세부 정보를 입력하기만 하면 됩니다. 이메일의 발신인 또는 수신인, 제목이 무엇인지, 메시지에 특정 단어가 있는지 없는지, 첨부 파일이 있는지 여부까지 다양합니다.
그런 다음 필요한 경우 크기와 날짜별로 검색 범위를 좁힐 수 있습니다. 위 이미지에서 입력한 검색 요소가 검색 상자에 표시됩니다.
4.1 검색을 필터로 바꾸기
Gmail 검색 닌자로 변신하는 것은 멋진 일이지만 이러한 검색을 저장하는 것은 어떻습니까? Gmail에서 모든 Word 파일을 자주 찾는 검색을 수행하고 싶다면? 더 나은 방법은 이 검색이 자동으로 실행되도록 하는 것입니다. Gmail이 매번 이러한 Word 파일을 찾아 친구에게 보내거나 특정 방식으로 레이블을 지정하는 등의 작업을 수행할 수 있다면 좋지 않을까요? Gmail은 이러한 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다. Gmail에 대한 이러한 자동 명령을 필터라고 합니다. 필터로 검색하려면 검색 드롭다운 상자 하단의 링크를 클릭하고 이 검색으로 필터 만들기를 클릭합니다. .
다음 창에는 사용 가능한 옵션 목록이 표시됩니다. 이러한 이메일을 자동으로 삭제, 보관 및 전달하도록 선택할 수 있습니다. 라벨을 적용하거나 해당 목적을 위해 미리 만들어진 이메일로 이러한 이메일에 자동으로 응답하도록 Gmail을 설정할 수도 있습니다. 완료되면 파란색 필터 만들기를 클릭합니다. 단추. Gmail에 이미 있는 모든 이메일에 필터를 적용하도록 선택하면 방금 선택한 작업도 적용할 수 있습니다.
필터에서 언제든지 기존 필터에 액세스할 수 있습니다. 설정 아래의 탭 . 여기에서 사용자 정의 필터를 편집하거나 삭제할 수 있습니다.
4.1.1 유용한 필터의 예
다음은 제가 수년간 사용한 가장 유용한 Gmail 필터입니다.
세미 정크 메일 필터:
일부 이메일은 정크 메일이 아니지만 주의가 필요하지 않습니다. 청구서 및 신용 카드 명세서, Facebook 알림, 언젠가 필요할 수도 있다는 사무실의 이메일 또는 귀여운 새 강아지의 사진으로 받은 편지함을 가득 채우는 가족 구성원도 있습니다. 이 이메일을 완전히 삭제하고 싶지는 않지만 즉시 정렬하고 싶지도 않습니다.
"from:" 연산자로 검색을 구성하고 쉼표로 이메일을 추가하여 더 많은 이메일 주소를 포함합니다. 예를 들어 "from:auntsusie@gmail.com, uncleBob11@gmail.com, auntjess223kar@gmail.com"은 이 모든 사람들의 이메일을 표시합니다. 아래쪽 화살표를 클릭하고 이러한 이메일을 읽은 것으로 자동 표시하고 아카이브에 저장하는 필터를 만듭니다.
Next time Aunt Susie sends a picture of her puppy, it won't even be in your inbox, but if she calls you and asks you about it, you can find it in your archive quickly.
Mark down Amazon delivery notifications:
If you use Amazon a lot, you probably get many emails from them like promotions, receipts, and requests for feedback. You could easily create a filter to send all of these to your "semi-junk" label, but the problem is that you still want to know right away when Amazon shipped something to you so you have the tracking number available. How do you do that?
Search for "Amazon" in your Gmail and click the down arrow to create your filter. The word "Amazon" brings up every email ever sent to you from Amazon.com, so the next step is to include additional words that only exist in Amazon shipping confirmation emails. In the "has the words" line type in "has shipped!" in quotation marks. This tells Gmail that you are looking for the word combination "has shipped!" exactly as it appears in the text:two words, space, and exclamation mark. You will notice the list shrinks considerably to include only emails from Amazon that include the phrase "has shipped!"
Still, some emails manage to get through, especially if you sell items on Amazon. You'll get a message asking you to ship your items. 괜찮아요. Just include the word combination "ship now" in the "doesn't have" line, and watch your list shrink further. Looks pretty good now, doesn't it? Then, create the filter.
Next, you can apply a label to these emails, such as "shipped from Amazon." From now on all your items ordered from Amazon will be neatly delivered to this label and you could easily track your shipments in the future. Apply the filter to all existing emails and you could even search into your past.
5. Gmail Productivity Tools
Now that you know your way around Gmail and how to use its most powerful features, it's time to look into additional fun tweaks that truly make Gmail a productivity tool.
5.1 Priority Inbox and Its Variations
In its quest to make Email work better, Google included many advanced algorithms in Gmail. One of these great features is the different inbox styles, of which there are five:Classic, Important first, Unread first, Starred first and Priority Inbox. What each one does ranges from straightforward (classic, unread first) to slightly tricky to explain (Priority Inbox). The best way to learn about the different inbox styles is simply to experiment with them and see what works best.
Priority Inbox sorts through your emails automatically and decides what you should read first and how but doesn't split your email list as well as other inboxes types. The Important first inbox, which, combined with smart tags, does an excellent job at organizing your inbox for you. All messages you deem important will show at the top list, and everything else will go to the lower list, even if you haven't read it.
To change your inbox type, click Inbox under Settings and make your choice from the dropdown box. Be sure to click Save Changes at the bottom when you finish.
5.1.1 VIP Emails vs. Regular Emails
When Gmail first launched, before there was a Priority Inbox at all, emails were deemed important by a flag on Outlook or a star in Gmail. While this still remains the best and simplest way to "bookmark" emails instantly, Gmail now understands some of your contacts are more important to you than others.
Gmail decides which emails are more important based on how often you read and reply to emails from a certain contact and how you interact with them. Gmail's mechanism is pretty good on its own, but you can interfere directly and give some emails VIP status by marking them as important. Alternatively, you can strip emails from their importance.
You can mark emails as important or not important by clicking the little tag icon next to them in the main email list or at the top once inside the message (see figure below).
As you click and adjust your emails, Gmail will also adjust its own algorithm and respond accordingly:there's no need to mark all messages from a certain contact important. Gmail will catch on after a few manual changes and mark them for you.
5.1.2 Starring Emails
As mentioned above, stars (the equivalent of flags in Outlook) have been around since the beginning, and are still very effective to mark emails quickly. In order to star an email just click the star icon next to it in the main email list, right next to the importance "tag" described above.
Why would you want to star emails if you already have an advanced feature like priority inbox? Because sometimes you just need to remember something quickly or remind yourself you want to do something about a particular email rather than just deem a group of emails important. Keep in mind, stars work just the same both in your important emails and in your not-so-important emails.
For example, star emails you can't answer right away but want to reply to later in the day or star emails that contain important information, such as addresses and phone numbers that you'll need later. You can conveniently archive starred emails to get them out of your inbox and access them later from the "starred" System Label at the top left. When you're done doing whatever it is you need to do with the email, unstar it by clicking the star icon again.
5.2 Keyboard Shortcuts
Many people seem to underestimate the power of keyboard shortcuts and wave them off as an annoyance at best. But I will tell you that you cannot become an effective Gmail user without mastering at least a couple. There's a difference of night and day between using your mouse for everything and knowing how to quickly organize an inbox in seconds with these shortcuts.
You can always access the list of keyboard shortcuts in Gmail by pressing a question mark, or shift + / (forward slash), as long as you are not composing an email (which of course would simply insert a question mark into the body of your email).
Before we can use keyboard shortcuts in Gmail, however, we have to make sure they are activated. To do so, go to Settings and scroll down to Keyboard shortcuts to enable them.
Navigation:
- Press the J and K keys to move up and down the email list on the main screen.
- Press X to select a conversation ("mark" or highlight it).
Selecting emails this way allows you to quickly choose emails you want to delete, archive or move to another label. After some practice, you will find that selecting emails this way is much faster than using the mouse. As you start understanding the power of keyboard shortcuts, you will be ready for more.
Actions:
- Press Enter to open an email and read it.
- Press E to archive an email.
This works directly from inside the email or from the emails list on the main screen. Try to select multiple emails (by moving up and down the list with J and K and selecting messages with X ) and press E . Poof!
- Press # (Shift + 3) to delete emails.
Again, this works on multiple emails from the main list or from inside an email you have open.
- Inside an open email, press R to reply to sender; press A to reply to all senders.
- Inside an open email, press G and then I to go back to the inbox.
These are the crucial shortcuts. You can probably see how, with a few taps of your fingers, you can now select multiple emails, reply to all senders at once, and delete a bunch of emails quickly. Practice these a few times before you move on to the really cool shortcuts.
The really cool keyboard shortcuts:
- Inside an open email, press Shift + R to reply in a new window; press Shift + A to reply to all senders in a new window.
This is extra helpful on small screens, where you need extra space to read and reply to an email. It also blocks out chat and labels allowing you to concentrate on the email.
- Inside an open email, press G and then K to go to your task list.
Did you remember that Gmail integrates with Google Tasks? We will cover it next. In the main list of emails, mark an email (X ) and press Shift + K to attach the email to a new "to-do" item on your task list. This feature only works with keyboard shortcuts! There is no mousey way to do it.
- Press G and then P to bring up the phone window and make a phone call.
- Press Shift + F to forward an email.
- Press Shift + U to mark an email as unread.
- Press + or – to mark an email important or not important (as discussed above).
Don't feel obligated to know all shortcuts. Train yourself to memorize those that you use often and make yourself use them for a week (don't use the mouse!) until they become a second nature. You will find that you don't want to go back to using the mouse in Gmail and that you are much faster handling your emails with shortcuts.
5.3 Tasks and To-Do lists
Google Tasks in Gmail are very basic and stand somewhat in contrast to the otherwise fully-featured email app, but they are convenient.
Access Google Tasks by clicking the down arrow next to the Gmail header in red at the top left. This will bring up a menu which will lead you to tasks or contacts. Your tasks will appear at the lower right corner in a window that resembles the chat pop up. Alternatively, you can access tasks by pressing B and then K anywhere in Gmail, as mentioned previously.
Google Tasks with Gmail can actually be pretty useful. You can easily create a task and then nest tasks inside it by "tabbing" new tasks to the right, making them subtasks of the original one. This is useful for simplifying a project by breaking it down into smaller steps along the way. Since you can connect emails directly to tasks you can include useful information inside that task, such as links, contact information and even files. When a task is done, you can check it off and be rewarded by a strike-through passing through it, crossing it off as complete.
Clicking on any task will open an option to add notes to the task or choose a due date. This comes in handy especially if you work with Google Calendar, as the task lists sync seamlessly and would show up on your calendar as well.
5.4 Managing Your Contacts
To access your contacts, click on the down arrow next to Mail on the top left, as you did with your tasks, or press G and then C from your inbox. If you really need help getting started, look into The Beginner's Gmail to Guide mentioned previously. So, we will just touch on how to manage them effectively.
You will notice that when you click Contacts from your dropdown, you are taken to a new page. Here, you can see each of your contacts with their email address and phone number, if applicable. You can also click on Frequently contacted to see your most recent contact communicators.
Just like with emails, you can create and edit labels for your contacts for business, school, and family. This is a wonderful way to keep your contacts separated and easily accessible. You can also choose how to sort your contacts page by clicking Settings from the left and choosing from first name or last name for the sort order.
Next to each contact, you can click the More (three-dot icon) menu to change their label, delete them, or hide them from your contact list.
The easiest way to manage your contacts is to group them with labels so that you can contact them from Gmail quickly.
5.5 Additional Labs Features
Gmail contains several optional features that can further enhance your productivity.
They are accessible under the Labs tab in Settings . Below I will name a couple that I find helpful, organized by their order in the Labs area. Feel free to explore and find more on your own.
Smart labels :
One of my personal favorites, this handy feature allows Gmail to "guess" which of your incoming emails are notifications, replies from online forums, and bulk (newsletters and such). Gmail automatically adds labels to each kind and does a pretty good job at guessing. It will also ask you to "train" it by choosing the right label for a few days when you turn it on. Try it and see how it affects your organization.
Canned response:
A godsend if you receive many emails to which you reply the same way. Turn it on, and then compose an email as a "template." Save it, and use it next time you want to respond quickly. This is excellent for thank you letters, for example, or for newsletters.
5.6 Gmail Add-ons
You can find a bunch of add-ons for Gmail by clicking the gear icon and then selecting Get add-ons . Here you can browse through tools that help you be more productive, extra organized, or a better communicator. While the options are limited, you may still like a few of these handy tools.
QuickBooks for finance, Trello for project management, Dialpad for communication, and Hire for human resources are a few of the options available. If you choose to install an add-on, just keep in mind that most come from third party sources, so you may want to check out the terms after hitting Install and before pressing Continue .
Your Gmail Inbox Mastered
그게 다야! I hope you've become a better Gmail user by reading this, and that it makes your life just a little bit easier. Enjoy!
Now it may be time to take our Gmail mastery to the next level and find out about hidden Gmail features on Android.
Did we miss something? What have you discovered about Gmail that fellow readers must know? Please share with us in the comments.