이메일 받은 편지함만큼 유용하면서도 널리 쓰이고, 그러면서도 짜증나는 도구가 또 있을까요? 편지함은 오랜 세월 동안 우리 곁에 있었고, 앞으로도 계속 사용하게 될 겁니다. 사자를 길들이는 게 편지함을 길들이는 것보다 쉽다고 느껴질 수도 있지만, 생각을 바꾸게 만들어 줄 도구들이 분명히 존재합니다.
일부 이메일 서비스에는 정리 작업의 대부분을 대신 처리해 주는 내장 기능이 있습니다. 이메일 전문가들은 어수선한 편지함을 정리하는 데 도움이 되는 다양한 기법들을 고안해 냈고, 안 읽은 메일 처리를 게임처럼 재미있게 만들어 주는 방법도 있습니다. 하나를 골라 쓰든 전부 활용하든, 오늘 바로 편지함의 주도권을 되찾아 보세요!
예스터박스(Yesterbox) 기법
편지함을 살짝 들여다볼 때마다 마음 한켠이 불안해진 적 있으신가요? '끝없이 돌아가는 러닝머신'이라는 말이 꼭 들어맞습니다. 메일은 계속해서 쏟아져 들어오고, 아무리 비워도 몇 시간(운이 나쁘면 몇 분 만에!) 다시 차오르니까요. Zappos.com의 CEO였던 토니 시에(Tony Hsieh)는 바로 이 문제를 해결하기 위한 기법을 개발했습니다.
그가 만든 '예스터박스(Yesterbox) 기법'의 핵심 개념은 놀라울 정도로 단순합니다. 이메일을 열면 오늘의 할 일 목록은 곧 어제 받은 메일 전부라는 것입니다. 이렇게 하면 처리해야 할 메일의 양에 명확한 상한선이 생깁니다. 읽고, 답장하고, 삭제하는 과정에서 남은 메일 수는 끊임없이 0에 가까워지며, 성취감과 진행 상황을 실감할 수 있습니다.
물론 실전에서 적용하려면 알아두어야 할 세부 사항이 더 있습니다. 전체 내용은 yesterbox.com에서 자세히 확인할 수 있습니다.
더 이메일 게임(The Email Game)
이메일이 귀찮은 진짜 이유는 그 방대한 양 때문입니다. 정리해야 할 메일이 수천 통씩 쌓여 있다면 두려움에 혹은 게으름에 굳어버리기 쉽죠. 그렇다면 이 과정 자체를 게임으로 만들면 어떨까요? 이메일 게임 제작진이 던진 바로 그 질문입니다.
이메일 게임의 목표는 최대한 빠르게 편지함을 비우는 것입니다. 전체 선택 후 일괄 삭제(의외로 시원하죠)가 아니라, 한 번에 한 통씩 메일을 보여줍니다. 답장하거나, 보관하거나, 부메랑(Boomerang) 기능으로 설정한 시간 후에 다시 받은 편지함으로 되돌려 보낼 수도 있습니다. 이런 작업을 할 때마다 포인트가 쌓입니다.
마지막에는 최종 점수와 함께 이메일 게임 덕분에 절약한 시간까지 확인할 수 있습니다. 점수 자체에 큰 의미는 없지만, 지루한 업무를 즐거운 게임으로 바꿔준다는 점에서 훌륭한 도구입니다.
Gmail 우선순위 받은 편지함(Priority Inbox)
Gmail이 자동으로 중요도에 따라 편지함을 분류·정리한다는 사실을 알고 계셨나요? 이름 그대로 '우선순위 받은 편지함(Priority Inbox)'이라 불리는 이 기능은 단순함과 실용성이 완벽하게 결합된 기능입니다. 기본적으로 편지함을 중요 메일, 별표 표시된 메일, 그 외 메일의 세 구역으로 나눕니다. 원한다면 구역을 추가할 수도 있고, 어떤 라벨이 어떤 구역으로 자동 분류될지 직접 지정할 수도 있습니다.
SNS 알림이나 대충 눈에도 안 담기는 뉴스레터를 헤치며 메일을 찾아 헤매는 날은 끝입니다. 이런 메일들은 편지함 맨 아래에 잠잠히 기다리고 있고, 정작 중요한 메일들은 맨 위에서 즉시 처리할 수 있도록 준비되어 있습니다.
Gmail 필터
필터 역시 편지함을 깔끔하게 유지하는 강력한 방법입니다. 필터는 수신되는 메일에 대한 조건이라고 생각하면 됩니다. 메일이 설정한 필터 조건과 일치하면 해당 필터에 지정된 작업에 따라 자동으로 분류됩니다. 예를 들어 특정 발신자(bob@notarealemail.com)에게서 온 모든 메일에 '업무' 라벨을 붙이는 필터를 만들 수 있습니다.
필터 생성은 쉬우면서도 매우 유연합니다. 발상하기 나름이니, 여러분의 창의력만큼 활용 범위도 넓어집니다. 발신자, 제목, 키워드 등 다양한 조건을 조합하면 반복적인 정리 작업을 거의 자동화할 수 있습니다.
Gmail 미리 만든 답장(Canned Responses)
매일같이 똑같은 메일, 똑같은 답장, 똑같은 메시지를 반복해서 보내고 있다고 느껴지시나요? 필요한 것은 바로 '미리 만든 답장(Canned Responses)', 즉 템플릿 답장입니다. 선반에 캔이 가득 놓여 있고, 각 캔에는 특정 유형의 답장이 담겨 있다고 상상해 보세요. 필요할 때 캔을 따서 꺼내 보내면 됩니다.
이 기능으로 절약할 수 있는 시간은 어마어마합니다. 반복적인 답장 작성에 소모되던 시간을 크게 줄여 주고, 답장의 품질과 일관성도 함께 유지할 수 있습니다.
통합 마스터 이메일 계정
이메일 계정 하나만 관리해도 벅찬데, 두 개는 어떻고 세 개 이상이라면요? 로그인과 로그아웃을 반복해야 할 뿐 아니라(데스크톱 메일 클라이언트를 쓰지 않는다면), 편지함 사이를 오가는 것 자체가 고역입니다. 각 편지함의 메일이 많다면 끊임없는 혼란에 빠지게 됩니다.
다행히 여러 계정의 메일을 하나의 계정으로 통합하는 방법이 있습니다. Gmail, Yahoo, Outlook(구 Hotmail)의 단계별 설정 방법과 일반 메일 포워딩 방식을 활용하면, 여러 계정을 쓰는 분들의 이메일 생활이 완전히 달라질 수 있습니다.
마무리
편지함을 열 때마다 불길한 압박감에 시달릴 이유는 없습니다. 이메일은 짜증나거나 두려운 것이 되어서는 안 됩니다. 위에서 소개한 팁과 도구를 활용하면 그 관계를 뒤집고, 편지함 공포 없는 새로운 일상을 시작할 수 있습니다. 이메일에게 끌려다니지 말고, 여러분이 이메일을 통제하세요!
편지함을 되찾는 다른 팁이나 도구가 있으신가요? 댓글로 함께 나눠주세요!