이메일을 Trello로 전달하는 기능 자체는 새로운 것이 아닙니다. 하지만 실제로 사용해 보면 그리 편리하지 않습니다. Trello에서 이메일을 받을 수는 있지만, 받은 후에 어떻게 처리해야 할지 막막합니다. 해당 이메일에 답장할 수도 없고, 상대방이 같은 스레드에서 다시 연락해도 업데이트되지 않기 때문입니다.
반면 SendBoard를 활용한 Trello 이메일 관리는 완전히 새로운 경험을 제공합니다. 수신된 이메일을 빠르게 업무 항목으로 변환해야 하는 팀에게 SendBoard는 이상적인 도구입니다.
SendBoard란 무엇인가?
SendBoard는 Trello용 이메일 파워업(Power-Up)입니다. Trello 보드 안에서 이메일을 직접 확인하고, 답장하고, 관리할 수 있도록 도와줍니다. 보드에서 SendBoard를 활성화하면 화면 오른쪽 상단에 나타납니다.
보드에서 SendBoard 옵션을 클릭하면 가장 먼저 메일함(mailbox) 화면을 접하게 됩니다. 가입 시 SendBoard가 자동으로 이메일 주소를 생성해 주는데, 계정 이름은 사용자가 지정한 이름으로 표시되며 @ 기호 앞부분은 원하는 대로 설정할 수 있습니다.
새로운 이메일 주소를 만들고 싶지 않다면 굳이 만들 필요가 없습니다. 기존에 사용 중인 커스텀 이메일 주소가 있다면 그대로 사용할 수 있어, 상대방은 언제나처럼 동일한 주소로 메일을 보내면 됩니다.
Board 탭을 클릭하면 수신된 이메일이 어디에 표시될지 선택하는 옵션이 있습니다. 드롭다운 메뉴를 통해 이메일이 도착할 위치를 자유롭게 지정할 수 있습니다.
Templates 탭에서는 자동 응답(자동 답장)을 설정할 수 있습니다. 수신되는 이메일의 양이 많고 모든 사람에게 반드시 회신해야 한다면 매우 유용한 기능입니다.
SendBoard는 완전히 무료로 사용할 수 있습니다. 사용 인원 제한은 없지만, 한 개의 보드에서만 사용할 수 있습니다. 더 많은 기능이 필요하다면 Essential 플랜이 사용자당 월 6달러부터 시작되며, 상위 플랜은 월 10달러입니다. SendBoard는 공식 사이트에서 다운로드할 수 있습니다.
SendBoard 사용 방법
이메일을 보드에 할당된 SendBoard 주소로 전달하기만 하면, 어떤 이메일이든 Trello 보드로 가져올 수 있습니다. 이메일을 전달하면 자동으로 Trello 카드 형태로 표시됩니다.
1. 이메일에 답장하기
카드를 열어 보면 처음에는 평범해 보일 수 있습니다. 하지만 아래로 스크롤하면 전체 이메일 스레드를 확인할 수 있습니다. 모든 이메일 대화 내용이 활동(activity) 영역에 표시되며, 단순히 열람만 되는 것이 아니라 바로 답장할 수도 있습니다. SendBoard 파워업을 활성화하면 수신 이메일 카드에 View Emails & Reply와 SendBoard라는 두 개의 버튼이 추가됩니다.
SendBoard를 통해 이메일에 답장하는 첫 번째 방법입니다:
- View Emails & Reply 버튼을 클릭합니다.
- SendBoard 대화창이 열리고 전체 이메일 스레드를 확인할 수 있습니다.
- Write a reply 입력창을 클릭하고 답장을 작성한 뒤 Send를 누르면 됩니다.
또 다른 방법은 다음과 같습니다:
- Trello 카드에서 SendBoard 버튼을 클릭하고 Reply 옵션을 선택합니다.
- 답장 입력창이 나타나면 내용을 작성하고 Send를 클릭합니다.
이렇게 작성한 답장은 해당 보드에 접근 권한이 있는 팀원들도 함께 볼 수 있습니다. 상대방이 다시 회신하면 Trello 안에서 곧바로 답장할 수 있습니다. 전달(forward), 답장(reply), 새 이메일 작성 등 일반 이메일 클라이언트에서 기대하는 모든 기능을 이 파워업 하나로 사용할 수 있습니다.
2. 카드 병합하기
SendBoard의 또 다른 강력한 기능은 특정 사용자가 보낸 모든 메시지를 한눈에 확인하고, 서로 다른 카드를 하나로 병합할 수 있다는 점입니다. 때로는 같은 사람이 같은 주제로 여러 개의 이메일을 따로 보내는 경우가 있습니다. 즉, 기존 스레드에 이어서 답장하지 않고 새 스레드를 시작한 경우입니다.
카드를 열고 View Emails & Reply 버튼을 클릭하면 왼쪽에 같은 발신자의 다른 대화 목록이 표시됩니다. 즉, 같은 사람의 두 대화가 각각 별도의 카드로 존재하게 됩니다.
이런 카드들을 병합하는 방법은 다음과 같습니다:
- 카드 중 하나를 열고 SendBoard 버튼을 클릭합니다.
- Merge Card 옵션을 선택합니다. 이 카드를 유지할지, 다른 카드와 병합할지 묻는 창이 나타납니다.
- 다른 카드와 병합을 선택하고 Next를 클릭합니다. 그러면 같은 발신자의 다른 카드와 병합하라는 제안이 즉시 표시되며, 원하는 경우 다른 카드를 직접 선택할 수도 있습니다.
- 댓글, 첨부 파일, 보관된 카드를 유지할지 여부도 선택할 수 있습니다.
- 마지막으로 Merge를 클릭합니다.
병합 과정에는 수정 가능한 댓글이 추가되어, 이 대화가 어떻게 시작되었는지 추적할 수 있습니다. Merge를 클릭하면 기본(primary) 카드가 표시됩니다.
3. 저장된 답변(Saved Replies) 활용하기
업무 중 이메일을 관리하다 보면 정해진 템플릿 답변으로 충분히 해결되는 질문들을 자주 받게 됩니다. SendBoard의 장점 중 하나는 필요한 만큼 이메일 응답 템플릿을 자유롭게 만들 수 있다는 것입니다. 고객이 흔히 묻는 질문을 했을 때, 같은 내용을 매번 입력하며 시간을 낭비하지 않아도 됩니다. 템플릿을 만드는 방법은 다음과 같습니다:
- View Emails & Reply 버튼을 클릭한 후 Write your reply 입력창을 클릭하면 답장 박스가 나타납니다.
- 오른쪽의 Saved Reply 옵션을 클릭하고 Create를 선택합니다.
- 여기에서 원하는 답변 템플릿을 작성합니다.
- 이후 메시지에 답장할 때 Saved Reply 옵션을 클릭하여 손쉽게 사용할 수 있습니다.
또한 Insert fields(필드 삽입) 기능을 활용하면 수신자를 이름으로 호칭하거나 본인의 서명을 삽입할 수 있으며, 아니면 SendBoard가 알아서 처리하도록 맡겨도 됩니다.
Trello 보드에 표준 이메일 기능 더하기
회사에서 프로젝트 관리 도구로 Trello를 사용하고 있다면, SendBoard는 그야말로 필수 도구라고 할 수 있습니다. 단순한 할 일 목록(to-do list) 용도로 Trello를 사용하더라도 SendBoard는 충분히 유용합니다. 전반적으로 SendBoard는 이메일과 프로젝트 관리를 훌륭하게 통합한 솔루션입니다.
다만, SendBoard를 제대로 활용하려면 Trello 사용법을 먼저 익혀야 한다는 점은 감안해야 합니다. SendBoard에는 위에서 소개한 것 외에도 다양한 기능이 있지만, 여기서는 핵심 기능들만 정리했습니다.