마이크로소프트는 Windows 10 운영체제에서 두 가지 이메일 클라이언트를 제공합니다. 바로 메일(Mail)과 아웃룩(Outlook)입니다. 그런데 이 두 앱은 정확히 어떤 차이가 있을까요? 각각의 장단점은 무엇이며, 어떤 앱이 내 상황에 더 적합할까요?
이 글에서는 두 앱을 꼼꼼히 비교해 어느 쪽이 최고의 Windows 이메일 클라이언트인지 알아보겠습니다.
아웃룩은 무료인가?
많은 사용자에게 메일과 아웃룩 사이의 가장 중요한 차이점은 바로 '비용'입니다.
메일은 Windows 10의 모든 버전에서 완전 무료이며, 운영체제에 기본으로 설치되어 있습니다. 흥미로운 점은 메일이 단독 앱처럼 보이지만 실제로는 Microsoft Store에서 '메일 및 일정(Calendar)'이라는 하나의 패키지로 배포된다는 것입니다. 즉, 둘 중 하나만 따로 설치하는 방법은 없습니다.
반면 아웃룩은 1997년 Microsoft Office에 처음 포함된 이후 줄곧 유료 소프트웨어였습니다. 현재는 Microsoft 365 Personal, Family, Business 요금제에 함께 제공됩니다. 미국 기준으로 가장 기본적인 Microsoft 365 Personal 플랜은 연간 70달러입니다.
메일 vs 아웃룩: 이메일 사용성 비교
이메일 클라이언트에서 가장 중요한 부분은 당연히 메시지를 처리하는 방식입니다.
두 앱 모두 기본적인 기능은 충분히 지원하지만, 조금만 깊이 들여다보면 결정적인 차이들이 드러납니다. 사용자가 필요로 하는 기능에 따라서는 이 차이가 곧 선택의 기준이 될 수 있습니다.
두 앱 중 아웃룩이 더 많은 기능을 갖추고 있습니다. 이는 앞으로 살펴볼 모든 항목에서 공통적으로 나타나는 특징입니다.
예를 들어 아웃룩에는 일반 텍스트(plain text)로 메일 보내기, 이메일 스레드 정리, 이메일 카테고리 분류, '무시(Ignore)' 기능, IRM(정보 권한 관리) 메시지 지원 등의 기능이 있지만, 이 모든 것은 메일 앱에서는 찾아볼 수 없습니다.
또한 아웃룩은 받은 편지함 규칙, 로컬 이메일 저장, 공유 편지함에서 메일 발송 기능도 지원합니다.
반면 터치스크린 기기를 주로 사용한다면 메일이 더 나은 선택입니다. 아웃룩에는 없는 커스터마이징 가능한 스와이프 제스처를 지원하기 때문입니다.
연락처 접근 및 관리
기본적인 이메일 관리 외에도 이메일 클라이언트의 필수 요소로 연락처와 일정이 있습니다.
메일은 Windows 10 기본 연락처 앱인 사람(People)에서 연락처 목록을 가져옵니다. Outlook.com, Live, Hotmail, Gmail, Yahoo, Exchange, iCloud 등 기존 계정을 추가하면 자동으로 연락처를 가져와 목록에 통합해 줍니다. IMAP, POP3 계정도 손쉽게 추가할 수 있습니다. 메일 앱을 열고 왼쪽 하단의 바로가기를 클릭하면 사람 앱에 접근할 수 있습니다.
다만 연락처 관리 작업은 사람 앱을 통해서만 가능하며, 메일 앱 내부에서 직접 연락처 정보를 수정할 수는 없습니다.
반면 아웃룩은 연결된 계정에서 연락처를 가져오는 것은 물론, 컴퓨터에 로컬로 저장하는 것도 가능합니다.
아웃룩 vs 메일: 일정 기능 비교
앞서 언급했듯이 메일 앱의 일정(Calendar) 부분은 같은 루트 설치의 일부입니다.
권한을 올바르게 허용했다면 연결된 모든 계정의 일정이 표시됩니다. 다만 메일 앱 안에서 일정을 직접 볼 수는 없고, 별도의 일정 앱을 열어야 합니다.
별도의 앱을 통해 접근하지만 일정 앱이 기능이 부족한 것은 결코 아닙니다. 아웃룩의 전문가급 도구는 아니지만, CalDAV 파일과 클라우드 기반 일정 구독도 문제없이 처리할 수 있습니다.
아웃룩에만 있는 일정 기능들은 대부분 비즈니스 사용자를 겨냥하고 있습니다. 대표적으로 새 시간 제안, 일정 공유, 권한에 따른 동료 일정 열기, 모임 전달, 일정 게시, 일정 그룹, 각 참석자의 가용 여부 확인, 심지어 회의실 검색 기능까지 갖추고 있습니다. 또한 Google 캘린더와도 손쉽게 동기화할 수 있습니다.
게다가 아웃룩의 일정은 메인 앱의 일부이므로, 창 하단의 탭을 통해 언제든 바로 접근할 수 있다는 장점도 있습니다.
메일과 아웃룩은 다른 앱과 연동되나?
메일은 서드파티 앱과의 연동 기능을 전혀 제공하지 않습니다. Google Drive, Evernote, Todoist 같은 서비스를 이용하려면 다른 창으로 전환해야 합니다. 중요한 점은 Microsoft Office와의 연동조차 지원하지 않는다는 것입니다.
어느 정도 "연동"된다고 할 수 있는 앱은 일정, 사람, 그리고 꾸준히 발전 중인 Microsoft To-Do 정도입니다. 하지만 실제로는 링크만 제공될 뿐, 여전히 외부 앱입니다.
아웃룩은 정반대입니다. Word, Excel, PowerPoint 같은 마이크로소프트 생산성 앱들과 매끄럽게 연동될 뿐만 아니라, Microsoft AppSource 스토어를 통해 방대한 아웃룩 추가 기능(add-in) 목록도 이용할 수 있습니다.
예를 들어 Microsoft Translator, Salesforce, Boomerang, Trello, Dropbox, Zendesk 등 수많은 추가 기능을 설치할 수 있습니다. 이런 추가 기능들은 해당 앱의 기능을 아웃룩 안으로 직접 불러오기 때문에, 받은 편지함을 벗어나지 않고도 상호작용할 수 있습니다.
어떤 이메일 앱을 선택해야 할까?
기능만 놓고 보면 아웃룩이 더 나은 앱이라는 것은 부정하기 어렵습니다. 비즈니스급 도구이며 기능 면에서 월등히 많습니다.
하지만 기능이 많다고 해서 모든 사람에게 적합한 것은 아닙니다. 오랜 아웃룩 사용자조차 이 앱이 제공하는 모든 기능의 용도를 찾기란 쉽지 않습니다.
실제로 아웃룩의 복잡함은 많은 사람에게 오히려 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 대부분의 사람들은 그 수준의 세부 기능과, 추가 기능을 하나하나 설정하는 데 따르는 복잡함까지 필요로 하지 않습니다.
당신의 사용 사례가 '일반적'이라면, 즉 여러 이메일 계정과 일정을 한곳에서 관리하는 허브 역할만 하면 되고 사용자 네트워크나 대규모 비즈니스를 운영하지 않는다면, 기본 메일 앱으로도 거의 확실하게 충분합니다.
개인 사용자라면 생산성에 진심인 매니아라고 자부하는 경우가 아니라면 굳이 아웃룩을 고려할 필요가 없습니다. 아웃룩의 진짜 타깃은 전문 사용자입니다.
서드파티 이메일 앱도 잊지 마세요
물론 메일과 아웃룩이 마이크로소프트가 만든 공식 이메일 앱의 전부이긴 하지만, 고려해볼 만한 서드파티 이메일 클라이언트도 많습니다. 그중 상당수는 메일의 단순함과 아웃룩의 강력함 사이에서 적절한 균형점을 제공합니다. Mailbird, Sylpheed, Thunderbird, eM Client 같은 클라이언트를 한번 살펴보는 것도 좋은 선택입니다.