이 글에서는 엑셀(Excel)로 총계정원장(General Ledger)을 손쉽게 만드는 방법과 이를 분석하는 과정까지 소개합니다. 원장(Ledger)은 사업 거래, 은행 입출금, 대출, 결제 내역 등을 체계적으로 관리할 때 사용되는 핵심 장부입니다. 과정이 다소 복잡해 보일 수 있지만, 기본 흐름만 이해하면 순서대로 따라 하기만 하면 되는 매우 간단한 작업입니다.
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엑셀에서 총계정원장 만들기: 단계별 가이드
엑셀에서 총계정원장을 만들려면 다음 단계를 순서대로 진행하면 됩니다. 전체 과정은 크게 4단계로 구성되어 있으며, 각 단계를 하나씩 차례로 살펴보겠습니다.
1단계: 입력 필드 정의 및 범위 지정
먼저 총계정원장에 어떤 데이터를 얼마나 입력할지 정해야 합니다. 일반적인 원장은 순번(Serial No.), 날짜(Date), 내용(Description), 차변(Debit), 대변(Credit)이라는 5가지 기본 필드로 구성됩니다. 아래 이미지처럼 인접한 열에 이 필드 이름들을 입력합니다.
필드 이름은 원장의 제목 역할을 하므로 굵게 표시하고 글자 크기를 약간 키워 강조해 주는 것이 좋습니다.
참고: 엑셀로 원장 만드는 쉬운 방법 더 알아보기
2단계: 테이블 서식 적용하기
이 단계는 원장의 뼈대를 만드는 과정입니다. 우선 입력할 데이터의 양을 정합니다. 예를 들어 여기서는 13개 행의 데이터를 입력한다고 가정합니다. 다음 순서대로 진행하세요:
- B4부터 F17까지의 셀 범위를 선택합니다. 4행은 제목(헤더)용이고, 나머지 13개 행은 실제 데이터 입력용입니다.
- 리본 메뉴의 [홈] 탭으로 이동한 뒤 [표 서식](Format as Table)을 선택하고, 원하는 표 스타일을 고릅니다.
- 작은 확인 창이 나타나면 "머리글 포함(My table has headers)"에 체크하고 [확인]을 누릅니다.
- 그러면 아래와 같은 표가 완성됩니다.
- 다음으로 [테두리(Borders)]에서 [선 스타일(Line Style)]로 이동해 굵고 눈에 잘 띄는 선 스타일을 선택합니다. 여기서는 마지막 옵션인 굵은 선 테두리를 사용했습니다.
- 표의 모든 외곽선과 구분선을 그려 표를 더욱 돋보이게 만듭니다.
- 표 전체를 선택한 후 리본 메뉴의 [테이블 디자인(Table Design)] 탭으로 이동합니다. 여기서 [합계 행(Total Row)]을 선택하면 표 맨 아래에 '합계'라는 이름의 행이 추가됩니다. 이 행에도 선 테두리를 적용하면 완성된 표는 다음과 같습니다.
참고: 엑셀로 원장 장부 관리하는 쉬운 방법
3단계: 계산 함수 삽입하기
이제 원장에 자동 계산 기능을 추가합니다. 예를 들어 입력된 데이터의 차변(Debit), 대변(Credit), 거래 건수의 합계를 확인하고 싶다고 가정해 보겠습니다. Credit 열에는 이미 합계 옵션이 활성화되어 있으므로, 나머지 두 필드에도 같은 기능을 추가하겠습니다. 방법은 다음과 같습니다:
- 차변(Debit) 열의 맨 아래 셀(여기서는 E18)을 클릭합니다. 오른쪽에 작은 화살표가 나타나면 클릭합니다.
- 옵션 목록에서 [합계(Sum)]를 선택합니다.
- 총 거래 건수를 구하려면 C18 셀을 선택하고 옵션에서 [개수 세기(Count)]를 선택합니다.
- 완료하면 아래 이미지와 같은 표를 얻을 수 있습니다.
- 아직 데이터가 없으므로 합계 필드에는 0이 표시됩니다.
참고: 엑셀로 수표장 원장 만들기(유용한 예제 2가지)
4단계: 총계정원장 분석하기
마지막 단계에서는 실제 데이터를 입력하고 표와 계산 기능이 제대로 작동하는지 확인합니다. 여기서는 데모 데이터를 입력했습니다. 데이터가 채워진 표는 다음과 같습니다.
여기서 차변과 대변 열의 데이터 형식은 회계(Accounting) 형식으로 지정했습니다. 표 분석의 핵심은 날짜별 또는 유사한 내용별로 얼마나 입금·출금이 발생했는지 파악하는 것입니다. 여기서는 내용(Description)별로 차변과 대변 금액을 확인해 보겠습니다. 다음 단계를 따라 해 보세요:
- 먼저 표 전체를 선택한 후 [삽입] 탭에서 [피벗 테이블] → [표/범위에서(From Table/Range)]를 선택합니다.
- 대화 상자가 나타나면 [새 워크시트]를 선택하고 [확인]을 누릅니다. 그러면 오른쪽에 피벗 테이블 필드 패널이 열린 새 시트가 생성됩니다.
- 패널에서 분석 목적에 맞는 필드를 선택합니다.
- 여기서는 내용(Description)을 기준으로 분류할 것이므로 먼저 Description을 선택하고, 이어서 Debit, Credit 등 다른 필드를 추가합니다. 그러면 새 워크시트에 다음과 같은 표가 생성됩니다.
- 이제 내용별로 얼마나 대변 또는 차변 처리되었는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
참고: 엑셀로 은행 원장 만드는 쉬운 방법
꼭 기억할 사항
- 피벗 테이블 생성은 분석 과정의 일부입니다. 표를 분석할 필요가 없다면 반드시 만들 필요는 없습니다.
- 텍스트 데이터만 담고 있는 표라면 합계 행은 불필요합니다.
마무리
이 글이 엑셀에서 총계정원장을 만드는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 특정 단계에서 어려움을 겪고 있다면 댓글로 알려주세요. 팀이 성심껏 답변해 드리겠습니다. 엑셀 관련 문제는 저희 웹사이트 Exceldemy에서 다양한 해결책을 확인하실 수 있습니다.
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