Excel에서 원장(Ledger) 만드는 방법: 5단계 완벽 가이드

Excel에서 원장(Ledger)을 만드는 방법을 찾고 계신가요? 잘 오셨습니다. 이 글에서는 Excel로 원장을 손쉽게 만들 수 있는 5가지 핵심 단계를 차근차근 안내해 드립니다.

아래 Excel 통합 문서를 다운로드하면 내용을 더 쉽게 이해하고 직접 연습해 볼 수 있습니다.

원장(Ledger)이란 무엇인가?

원장은 모든 조직에 필수적인 문서입니다. 매 거래마다 차변(Debit)과 대변(Credit)의 세부 내역과 해당 회사의 현재 잔액을 보여줍니다.

원장 장부는 일반적으로 세 가지 유형으로 나뉩니다.

매출 원장(Sales Ledger)
매출 원장은 회사가 고객에게 상품이나 서비스를 판매한 기록을 보관하는 장부입니다. 이 원장을 통해 매출 이익과 손익계산서를 파악할 수 있습니다.

매입 원장(Purchase Ledger)
매입 원장은 다른 조직으로부터 상품, 서비스 또는 제품을 구매할 때의 거래를 기록합니다. 조직이 다른 회사에 얼마를 지급했는지 한눈에 확인할 수 있는 정보를 제공합니다.

일반 원장(General Ledger)
일반 원장은 보통 두 가지 유형으로 구분됩니다.
명목 원장(Nominal Ledger): 수익, 비용, 보험, 감가상각 등의 정보를 제공합니다.
비공개 원장(Private Ledger): 급여, 임금, 자본 등 민감한 정보를 관리하며, 일반적으로 모든 사람이 열람할 수 없습니다.

Excel에서 원장 만들기: 단계별 가이드

여기서는 요약(Summary) 시트가 포함된 3개월치 원장 장부를 만드는 과정을 보여드리겠습니다. 절차는 아래와 같이 단계별로 진행됩니다.

1단계: Excel에서 원장 레이아웃 만들기

첫 번째 단계에서는 조직에 대한 모든 관련 정보를 입력할 수 있는 공간을 구성합니다. 월별 원장마다 적절한 입력 영역을 마련합니다.

• 먼저 셀 범위 B4:B5, B7:B8, E7:E8에 아래 항목들을 입력하고, 해당 셀들을 값 입력용 셀로 서식 지정합니다.

• 그다음 셀 범위 B11:G19에 아래 표 제목들로 표 형식을 만듭니다.
• 이후 홈 탭의 글꼴 그룹에서 모든 테두리 옵션으로 셀 서식을 지정합니다.

• 셋째, B11:G18 범위의 셀을 선택합니다.
• 삽입 탭으로 이동합니다.
• 표 그룹에서 테이블 옵션을 선택합니다.

• 테이블 만들기 입력 상자가 열립니다.
• 테이블에 머리글 포함 체크박스를 반드시 선택하세요.
• 확인 버튼을 클릭합니다.

• 이제 데이터 범위가 테이블로 변환되었습니다.
• 테이블 디자인 탭으로 이동합니다.
• 테이블 스타일 옵션 그룹을 선택합니다.
• 필터 단추 옵션의 체크를 해제합니다.

• 이제 필터 옵션 없이 깔끔하게 표시되는 테이블을 확인할 수 있습니다.

참고: CTRL+SHIFT+L 키를 눌러서도 동일한 작업을 수행할 수 있습니다.

• 다음으로 B11:G11 범위의 셀을 선택합니다.
• 홈 탭으로 이동합니다.
• 글꼴 그룹의 채우기 색 드롭다운을 선택합니다.
• 원하는 색상을 고릅니다(여기서는 파랑, 강조 1, 밝게 80%를 선택했습니다).

• 마찬가지로 B12:G18 범위의 셀도 다른 색상으로 지정합니다(여기서는 주황, 강조 1, 밝게 80%를 선택했습니다).

• 완성된 B11:G19 범위는 아래 이미지와 같습니다.

• 이제 셀 D8, G8 및 E12:G19 범위를 선택합니다.
• 키보드에서 CTRL 키를 누른 상태로 1 키를 누릅니다.

• 셀 서식 대화 상자가 즉시 열립니다.
• 숫자 탭으로 이동합니다.
• 범주에서 회계를 선택합니다.
• 소수 자릿수 입력란에 0을 입력하고, 기호 드롭다운 목록에서 달러 기호 ($)를 선택합니다.
• 마지막으로 확인을 클릭합니다.

2단계: Excel에서 월별 원장 만들기

이 단계에서는 재무 활동 기록을 위해 월별 원장 계정 데이터 세트를 생성합니다.

• 먼저 셀 G3을 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

수식 설명
이 수식은 선택한 셀에 시트 이름을 반환합니다.

• CELL("filename", A1): CELL 함수가 워크시트의 전체 이름을 가져옵니다.
• FIND("]", CELL("filename", A1)) +1: FIND 함수가 ] 문자의 위치를 알려주며, 시트 이름의 첫 문자 위치가 필요하므로 1을 더했습니다.
• 255: Excel에서 시트 이름의 최대 글자 수입니다.
• MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,255): MID 함수가 텍스트의 시작~끝 위치를 기준으로 특정 부분 문자열을 추출합니다.

• 그다음 ENTER 키를 누릅니다.

이제 해당 셀에 2022와 함께 시트 이름이 표시됩니다.

참고: 수식을 입력할 때 반드시 해당 시트의 셀 참조를 포함해야 합니다. 그렇지 않으면 수식이 올바르게 작동하지 않습니다. 예를 들어 여기서는 셀 A1의 참조를 사용했습니다.

• 이후 시트 이름을 Jan(1월)으로 변경합니다. 2022년 1월 원장을 만들려는 것입니다. 시트 이름을 변경하면 해당 월의 이름이 셀 G3에 자동으로 입력되는 것을 확인할 수 있습니다.

• 그다음 셀 D7을 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

DATEVALUE 함수는 텍스트 형식의 날짜를 Microsoft Excel 날짜-시간 코드로 표현되는 숫자로 변환합니다.

• 또한 해당 월의 종료 날짜도 필요합니다.
• 따라서 셀 G7을 선택하고 아래 수식을 붙여넣습니다.

EOMONTH 함수는 시작 날짜로부터 지정된 개월 수 전후의 월 말일을 일련 번호로 반환합니다.

이제 워크시트가 월별 원장 시트로 사용할 준비가 되었습니다.

3단계: 원장에 샘플 데이터 입력하기

세 번째 단계에서는 원장 장부에 샘플 데이터를 입력합니다. 아래 단계를 꼼꼼히 따라 해 보세요.

• 먼저 셀 D4와 D5에 회사명과 주소를 입력합니다.
• 그다음 시작 날짜의 잔액(Balance)을 셀 D8에 입력합니다.

• 이후 B12:F18 범위의 셀에 날짜(Date), 청구서 참조(Bill Ref), 내용(Description), 차변(Debit), 대변(Credit), 잔액(Balance)에 해당하는 데이터를 채웁니다.

• 이제 셀 G12를 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

여기서 D8, E12, F12는 각각 기초 잔액(Opening Balance), 차변(Debit), 대변(Credit)을 나타냅니다.

• 그다음 셀 G13을 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

여기서 G12, E13, F13은 각각 이전 항목의 잔액(Balance), 차변(Debit), 대변(Credit) 역할을 합니다.

• 이제 채우기 핸들(Fill Handle)을 끌어다 놓아 수식을 셀 G18까지 복사합니다.

• 이렇게 하면 잔액(Balance) 열이 아래와 같이 완성됩니다.

• 이번에는 셀 E19를 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

이 수식은 E12:E18 범위의 총 차변(Debit) 합계를 계산합니다.

• 마찬가지로 셀 F19를 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

이 수식은 F12:F18 범위의 총 대변(Credit) 합계를 계산합니다.

• 그다음 셀 G19에 아래 수식을 입력합니다.

여기서 D8, E19, F19는 각각 기초 잔액(Opening Balance), 총 차변(Total Debit), 총 대변(Total Credit)을 나타냅니다.

셀 G18과 셀 G19의 금액이 동일한 것을 확인할 수 있습니다. 이는 계산이 정확하다는 의미이며, 일종의 교차 검증(cross-checking)입니다.

• 이후 셀 G8을 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

• 마지막으로 1월 원장은 아래 이미지처럼 완성됩니다.

4단계: 다른 월 추가하기

이 단계에서는 다른 월의 원장도 만들어 보겠습니다. 아래 단계를 따르세요.

• 가장 먼저 시트 이름 Jan을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
• 컨텍스트 메뉴에서 이동 또는 복사(Move or Copy)를 선택합니다.

• 이동 또는 복사 대화 상자가 열립니다.
• 통합 문서에 시트 배치 상자에서 (끝으로 이동)을 선택합니다.
• 반드시 복사본 만들기 체크박스에 체크합니다.
• 마지막으로 확인을 클릭합니다.

• 이 과정을 통해 새 시트 Jan (2)가 생성되었습니다.

• 이제 시트 이름을 Feb(2월)로 수정합니다.
• 그러면 월(month), 시작 날짜(Opening Date), 종료 날짜(Closing Date)가 자동으로 변경됩니다.

• 이후 셀 D8을 선택하고 아래 수식을 입력합니다.

여기서 기초 잔액(Opening Balance)은 1월의 기말 잔액(Closing Balance)과 같습니다.

• 그다음 B12:F18 범위에서 1월에 입력했던 기존 데이터를 삭제합니다.

• 이제 2월 데이터를 입력합니다.

여기서는 16행까지 항목이 있습니다. 추가 항목을 더 넣고 싶다면 손쉽게 가능합니다. 앞서 데이터 범위를 테이블로 변환해 두었기 때문입니다.

• 먼저 셀 G16을 선택합니다.
• 그다음 TAB 키를 누릅니다.

• 즉시 새로운 서식이 적용된 행이 추가되어 다른 데이터를 입력할 수 있게 됩니다.

• 새로 만든 행에 항목을 하나 더 입력합니다.

18행의 합계(Totals)와 셀 G17의 잔액(Balance)이 자동으로 계산되는 것을 확인할 수 있습니다.

• 마찬가지로 앞선 단계들을 반복하여 3월 원장도 만듭니다.

5단계: 요약(Summary) 생성하기

마지막 단계에서는 월별 원장 시트들의 요약본을 만듭니다. 함께 따라 해 보세요.

• 먼저 아래 이미지와 같이 레이아웃을 구성합니다.

• 그다음 월 이름을 입력합니다. 여기서는 처음 3개월의 원장을 만들었으므로, B11:B13 범위의 셀에 해당 월들을 입력합니다.

• 이후 셀 D11을 선택하고 아래 수식을 붙여넣습니다.

여기서는 Jan 시트의 셀 G19에서 데이터를 가져옵니다. 이 셀에는 1월의 총 차변(Total Debit) 금액이 들어 있습니다.

• 마찬가지로 아래 수식을 사용해 셀 F11에 1월의 총 대변(Total Credit) 금액을 가져옵니다.

• 또한 2월과 3월에 대해서도 동일한 값을 가져옵니다.

• 그다음 셀 D14를 선택하고 아래 수식을 붙여넣습니다.

이 수식은 3개월간의 총 차변(Total Debit)을 계산합니다.

• 마찬가지로 셀 F14에서 총 대변(Total Credit)을 계산합니다.

• 이후 각 월의 기말 잔액(Ending Balance)에서 잔액(Balances)을 가져옵니다.

• 교차 검증을 위해 셀 G14에 아래 수식을 입력합니다.

여기서 D8, E14, D14는 각각 기초 잔액(Opening Balance), 총 차변(Total Debit), 총 대변(Total Credit)을 나타냅니다.

• 마지막으로 완성된 요약(Summary)은 아래 이미지와 같습니다.

결론

이 글에서는 Excel에서 원장을 만드는 쉽고 간결한 방법을 소개했습니다. 연습용 파일 다운로드도 잊지 마세요. 글을 읽어 주셔서 감사합니다. 도움이 되었기를 바랍니다. 궁금한 점이나 제안 사항이 있다면 댓글로 알려 주세요. 더 많은 Excel 팁은 저희 웹사이트 Exceldemy에서 확인하실 수 있습니다.

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