MS 엑셀은 다양한 용도로 활용할 수 있는 강력한 도구입니다. 특히 MS 엑셀과 MS 워드를 동시에 연동해 작업하면 업무 효율이 크게 향상됩니다. 예를 들어, 워드 문서와 엑셀 워크시트에 있는 데이터를 서로 연결해야 하는 경우가 종종 있습니다. 많은 사용자가 주소록이나 수신자 정보 같은 레이블(Label) 데이터를 엑셀에 저장하고 있는데, 이메일이나 우편물을 보낼 때 이러한 레이블 정보는 필수적입니다.
이 글에서는 엑셀의 데이터를 워드로 편지 병합(Mail Merge)하여 레이블을 만드는 방법을 단계별로 자세히 안내합니다. 아래 순서대로 따라 하면 누구나 쉽게 완성할 수 있습니다.
엑셀에서 워드로 레이블 편지 병합하기: 단계별 절차
MS 워드에는 편지 병합(Mail Merge)이라는 매우 유용한 기능이 내장되어 있습니다. 이 기능을 활용하면 엑셀에 정리된 레이블 데이터를 손쉽게 워드로 가져와 대량 문서를 자동으로 생성할 수 있습니다. 지금부터 필요한 모든 단계를 하나씩 살펴보겠습니다.
1단계: 편지 병합용 엑셀 파일 준비
- 먼저 엑셀 통합 문서를 열습니다.
- 레이블 생성에 필요한 필드(항목)를 입력합니다.
- 이 예제에서는 이름(First Name), 성(Last Name), 직책(Position), 회사명(Company)을 입력했습니다.
- 이렇게 하면 편지 병합을 위한 엑셀 파일 준비가 완료됩니다.
팁: 각 열의 첫 번째 행에는 반드시 필드 이름(제목 행)을 입력해야 합니다. 워드에서 데이터를 불러올 때 이 제목 행을 기준으로 필드를 인식하기 때문입니다.
2단계: 워드에서 편지 병합 문서 삽입
이제 엑셀 파일을 병합하기 위해 워드에서 편지 병합 문서를 설정해야 합니다. 아래 과정을 따라 해 보세요.
- 먼저 워드 창을 엽니다.
- 상단 메뉴에서 [메일ings](Mailings) 탭으로 이동합니다.
- [편지 병합 시작](Start Mail Merge) 드롭다운 목록에서 [단계별 편지 병합 마법사](Step-by-Step Mail Merge Wizard)를 선택합니다.
- 그러면 워드 창 오른쪽에 편지 병합 작업창이 나타납니다.
- [문서 종류 선택](Select document type)에서 [레이블](Labels)을 선택합니다.
- 이후 [다음: 문서 시작](Next: Starting document)을 클릭합니다.
- 편지 병합 2단계 화면이 나타나면 [현재 문서 사용](Use the current document) 옵션을 선택합니다.
- 만약 해당 옵션이 비활성화되어 있다면 [문서 레이아웃 변경](Change document layout)을 선택하세요.
- 그다음 [레이블 옵션](Label options)을 클릭합니다.
- [레이블 옵션] 대화 상자가 나타나면 사용 중인 레이블 용지의 제조사와 제품 번호 등 원하는 설정을 선택하고 [확인]을 누릅니다.
- 마지막으로 [다음: 수신자 선택](Next: Select recipients)을 클릭합니다.
3단계: 레이블 병합을 위해 워드와 엑셀 연결
다음으로, 준비해 둔 엑셀 파일을 워드에 연결해야 합니다. 아래 과정을 참고하세요.
- [수신자 선택] 항목에서 [기존 목록 사용](Use an existing list)을 클릭합니다.
- 이후 [찾아보기](Browse) 버튼을 누릅니다.
- [데이터 원본 선택](Select Data Source) 대화 상자가 나타납니다.
- 연결할 엑셀 파일을 선택하고 [열기](Open)를 클릭합니다.
- [표 선택](Select Table) 창이 나타나면 해당 시트(표)를 선택하고 [확인]을 누릅니다.
4단계: 수신자 선택 및 편집
3단계를 완료하면 [편지 병합 수신자](Mail Merge Recipients) 창이 나타납니다.
- 특정 항목을 제외하고 싶다면 해당 항목 옆의 체크박스를 해제하면 됩니다.
- 열 머리글 옆의 드롭다운 아이콘을 클릭하면 필터 기능을 적용하거나 정렬 작업을 수행할 수 있습니다.
- 필요한 변경을 마친 후 [확인]을 누릅니다.
- 이후 다음 단계로 진행합니다.
5단계: 주소 레이블 편집
이제 주소 블록(Address Block)을 구성하여 레이블 내용을 원하는 형태로 변경할 차례입니다.
- 먼저 편지 병합 작업창에서 [주소 블록](Address block)을 선택합니다.
- [주소 블록 삽입](Insert Address Block) 대화 상자가 나타납니다.
- 원하는 이름 형식을 선택하고, [미리 보기](Preview) 영역에서 결과가 올바른지 확인합니다.
- 이후 [확인]을 클릭합니다.
6단계: 편지 병합 레이블 미리 보기
- [레이블 미리 보기](Preview your labels) 단계에서는 완성될 레이블의 모습을 미리 확인할 수 있습니다.
- 편지 병합 작업창에서 원하는 수신자를 선택하면 해당 내용이 워드 문서에 표시됩니다.
- 아래 그림을 참고하면 더욱 이해하기 쉽습니다.
7단계: 우편 레이블 인쇄
완성된 우편 레이블을 인쇄하려면 아래 과정을 따르세요.
- [병합 완료](Complete the merge) 단계로 이동하면 [인쇄] 옵션이 나타납니다.
- [인쇄](Print)를 클릭합니다.
- [프린터로 병합](Merge to Printer) 대화 상자가 나타납니다.
- 원하는 인쇄 설정을 선택하고 [확인]을 누르면 인쇄가 진행됩니다.
8단계: 재사용을 위한 우편 레이블 저장
마지막으로, 앞으로도 계속 사용할 수 있도록 우편 레이블을 워드 파일로 저장해야 합니다.
- Ctrl + S 키를 동시에 눌러 파일을 저장합니다.
- 이렇게 저장된 문서는 연결된 엑셀 파일이 업데이트되면 워드의 레이블도 자동으로 갱신됩니다.
- 이후 워드 파일을 열 때마다 아래 그림과 같은 경고 대화 상자가 나타납니다.
- 엑셀의 최신 데이터로 레이블을 업데이트하려면 [예]를, 그대로 두려면 [아니요]를 클릭하면 됩니다.
마치며
지금까지 소개한 절차를 따라 하면 엑셀 데이터를 워드 레이블로 손쉽게 편지 병합할 수 있습니다. 이 방법을 꾸준히 활용하면 대량의 주소 레이블 작업 시간을 크게 단축할 수 있습니다. 더 좋은 방법을 알고 계시다면 댓글로 공유해 주세요. 이와 같은 실용적인 엑셀·워드 활용 팁을 계속해서 확인하려면 관련 글도 함께 참고해 보세요.
함께 읽으면 좋은 관련 글
- 엑셀 파일을 우편 레이블로 병합하는 방법 (쉬운 단계)
- 엑셀에서 Avery 레이블 인쇄하는 방법 (2가지 간단한 방법)
- 워드 없이 엑셀에서 레이블 만드는 방법 (단계별 가이드)