엑셀(Excel)은 방대한 데이터 세트를 다룰 때 가장 널리 사용되는 도구입니다. 엑셀에서는 다양한 차원의 수많은 작업을 수행할 수 있으며, 경우에 따라 텍스트 형태의 데이터를 분석하는 데에도 활용됩니다. 이 글에서는 엑셀에서 텍스트 데이터를 분석할 수 있는 5가지 유용한 방법을 소개하겠습니다.
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엑셀에서 텍스트 데이터를 분석하는 5가지 방법
아래는 이 글에서 사용할 데이터 세트의 일부입니다. 직원들의 성별(Gender)과 현재 담당하고 있는 직책(Position) 정보가 포함되어 있으며, 이제 이 데이터를 분석해 보겠습니다.
1. 필터 기능으로 텍스트 데이터 분석하기
텍스트 데이터를 분석할 때 가장 먼저 활용할 수 있는 기능은 필터(Filter)입니다.
단계:
- 테이블의 제목 행을 선택한 뒤, 데이터 탭으로 이동하여 필터를 클릭합니다.
- 엑셀이 각 제목 셀에 드롭다운 상자를 만들어 줍니다. 이 드롭다운 상자를 이용해 데이터를 필터링할 수 있습니다. 예를 들어 모든 콘텐츠 개발자(Content Developer) 목록을 확인하고 싶다면, Position 열의 드롭다운 상자를 열고 Content Developer에 체크한 후 확인(OK)을 누르면 됩니다.
- 엑셀이 모든 콘텐츠 개발자 목록을 표시해 줍니다.
2. 함수를 활용하여 텍스트 데이터 분석하기
엑셀은 텍스트 데이터 분석에 활용할 수 있는 다양한 함수를 제공합니다. 여기서는 그중 COUNTIF 함수와 IF 함수 두 가지를 살펴보겠습니다. 물론 다른 함수들도 얼마든지 활용할 수 있습니다.
2.1. COUNTIF 함수
이번에는 각 직책별 직원 수를 구해 보겠습니다. 이때 COUNTIF 함수를 사용합니다.
단계:
- E5 셀로 이동하여 아래 수식을 입력합니다.
=COUNTIF($C$5:$C$60,E5)
- Enter 키를 누르면 엑셀이 범위 C5:C60에서 "Content Developer"의 빈도수를 계산합니다.
- 이제 채우기 핸들(Fill Handle)을 이용해 F7까지 자동 채우기(AutoFill)합니다.
2.2. IF 함수
IF 함수 역시 엑셀에서 텍스트 데이터를 분석하는 데 폭넓게 활용됩니다. 여기서는 그중 하나의 예시를 소개합니다.
데이터 세트를 조금 수정했습니다. 이번에는 직원들의 이름(Name)과 직책 정보가 있으며, 직책을 기준으로 분류하려고 합니다. "콘텐츠 개발자"는 A카테고리, "팀 리더"는 B카테고리로 지정합니다.
단계:
- D5 셀로 이동하여 아래 수식을 입력합니다.
=IF(C5="Content Developer","Category A","Category B")수식 설명:
- 논리 검사식은 C5="Content Developer"입니다. 검사 결과가 참(TRUE)이면 "Category A"가 출력되고, 거짓(FALSE)이면 "Category B"가 출력됩니다.
- Enter 키를 누르면 엑셀이 결과를 반환합니다.
- 이어서 채우기 핸들을 이용해 D12까지 자동 채우기합니다.
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3. 피벗 테이블로 텍스트 데이터 분석하기
이번 섹션에서는 피벗 테이블(Pivot Table)을 활용해 엑셀에서 텍스트 데이터를 분석하는 방법을 알아보겠습니다.
단계:
- 전체 데이터 범위 B4:C60을 선택한 뒤, 삽입 탭 >> 피벗 테이블 >> 테이블/범위에서를 선택합니다.
- 새 창이 나타나면 범위를 지정하고, 별도의 워크시트에 피벗 테이블을 만들기 위해 새 워크시트(New Worksheet)를 선택한 후 확인(OK)을 클릭합니다.
- 엑셀이 피벗 테이블을 생성합니다. 이후에는 원하는 방식대로 자유롭게 분석할 수 있습니다. 예를 들어 Position 필드를 행(Rows) 영역으로, Gender 필드를 값(Values)과 열(Columns) 영역으로 끌어다 놓으면 아래와 같은 표를 얻을 수 있습니다.
4. 차트를 활용하여 텍스트 데이터 분석하기
다양한 종류의 차트를 사용해 데이터 세트를 시각화할 수도 있습니다. 앞서 COUNTIF 함수로 각 직책의 빈도수를 계산했으니, 이제 그 결과를 차트로 나타내 보겠습니다.
단계:
- E4:F7 범위를 선택한 뒤, 삽입 탭 >> 원형 차트 아이콘을 클릭하고 적절한 원형 차트를 선택합니다.
- 엑셀이 원형 차트를 생성합니다.
5. 분석 도구(Analyze Data)를 활용하여 텍스트 데이터 분석하기
마지막으로 분석 도구팩(Analysis Toolpak)을 이용해 텍스트 데이터를 분석하는 방법을 소개합니다.
단계:
- B4:C60 범위를 선택한 뒤, 홈 탭에서 분석 데이터(Analyze Data)를 클릭합니다.
- 엑셀이 새 창(리본)에 분석 옵션을 표시합니다. 원하는 방식으로 데이터를 분석할 수 있습니다.
기억해 둘 사항
- 셀 주소를 고정하려면 절대 참조($)를 사용하세요.
- 차트에는 다양한 디자인과 서식을 적용해 볼 수 있습니다.
- 엑셀은 데이터 세트에 맞는 추천 차트 목록을 제공합니다.
- 분석 도구팩은 구버전 엑셀에서는 사용하지 못할 수 있습니다.
결론
이 글에서는 엑셀에서 텍스트 데이터를 분석하는 5가지 유용한 방법을 살펴보았습니다. 여러분께 도움이 되었기를 바랍니다. 제안하고 싶은 점이나 의견, 피드백이 있다면 언제든지 아래 댓글로 남겨주세요.
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