엑셀에 정리된 주소 목록을 활용해 워드에서 라벨을 손쉽게 만들고 싶으신가요? 이 글에서는 메일 병합(Mail Merge) 기능을 사용하여 엑셀 목록의 데이터를 워드 라벨로 변환하는 방법을 단계별로 자세히 안내해 드립니다.
연습 파일 다운로드
아래의 엑셀 통합 문서와 워드 문서를 다운로드하면 직접 실습하며 따라할 수 있습니다.
라벨이란 무엇인가?
라벨(Label)은 사람이나 사물의 정보를 표시하는 작은 표식입니다. 예를 들어 셔츠 옷깃에 부착된 라벨에는 사이즈, 소재, 제조 국가 등의 정보가 담겨 있죠.
라벨은 특히 비슷한 제품들이 나란히 진열되어 있을 때 소비자가 원하는 제품을 쉽게 구별할 수 있도록 돕기 때문에 매우 중요합니다.
우편물 라벨은 소포가 올바른 수신자에게 빠르게 전달되도록 돕습니다. 또한 기업의 배송 비용 절감, 업무 생산성 향상, 고객 만족도 증대에도 크게 기여합니다.
엑셀 목록으로 워드 라벨 만들기: 6단계
사실 마이크로소프트 엑셀과 워드를 함께 활용하면 라벨을 만들고 인쇄 전에 미리 확인할 수 있습니다. 핵심은 워드의 메일 병합 도구가 엑셀 데이터와 연동되어 작동한다는 점입니다.
전체 과정은 시간이 다소 걸리지만 매우 간단합니다. 이해하기 쉽도록 6단계로 나누어 하나씩 살펴보겠습니다.
1단계: 우편 목록 준비 및 표 이름 정의
여러 회사를 대상으로 우편물 라벨을 만든다고 가정해 보겠습니다.
- 먼저 회사명(Company Names), 주소(Addresses), 도시(Cities), 주(State), 우편번호(Zip Codes)를 포함한 우편 목록(Mailing List)을 작성합니다.
다음 단계로 넘어가기 전에 목록에 오류나 잘못 입력된 필드가 없는지 반드시 확인하세요.
이제 라벨 생성에 사용할 셀 범위에 이름을 정의해야 합니다.
- B4:F14 범위의 셀을 선택한 후, 수식(Formulas) 탭 > 이름 정의(Define Name) 드롭다운 > 이름 정의를 클릭합니다.
- 새 이름(New Name) 창이 열리면 이름(Name) 입력란에 Mailing_List라고 입력하고 확인(OK)을 클릭합니다.
참고: 이름을 입력할 때 단어 사이에 공백이 없도록 주의하고, 단어를 구분할 때는 밑줄( _ )을 사용해야 합니다.
2단계: 워드에서 라벨 문서 만들기
이 단계에서는 엑셀 데이터를 입력할 라벨 틀을 워드 문서에 만듭니다.
- 워드에서 메일링(Mailings) 탭 > 메일 병합 시작(Start Mail Merge) > 레이블(Labels)을 선택합니다.
- 레이블 옵션(Label Options) 대화 상자가 나타나면 아래 이미지와 같이 옵션을 선택합니다.
참고: 확인(OK) 버튼 바로 위쪽에서 레이블 정보(Label Information)를 확인할 수 있으며, 세부 정보(Details) 버튼을 클릭하면 라벨의 상세한 모양을 미리 볼 수 있습니다.
- 그다음 디자인(Design) 탭 > 테두리(Boarders) > 모눈(Grid)을 선택하고 확인을 클릭합니다.
- 이제 아래 그림처럼 라벨의 외곽선이 화면에 표시됩니다.
3단계: 엑셀 목록을 워드로 가져오기
이제 앞서 만든 라벨 틀에 엑셀 워크시트의 데이터를 불러와야 합니다. 이를 위해 엑셀 파일을 워드 문서로 가져오는 과정을 진행합니다.
- 메일링(Mailings) 탭 > 받는 사람 선택(Select Recipients) > 기존 목록 사용(Use an Existing List)을 선택합니다.
- 데이터 원본 선택(Select Data Source) 창이 열리면 해당 엑셀 파일을 선택하고 열기(Open)를 클릭합니다.
- 표 선택(Select Table) 창에서 앞서 정의한 Mailing_List 표를 선택한 후 확인을 클릭합니다.
- 완료되면 아래와 같은 결과를 얻을 수 있으며, 이제 워드 문서와 엑셀 워크시트가 성공적으로 연결되었습니다.
4단계: 라벨에 필드 삽입하기
이 단계에서는 각 라벨에 필드를 연결하여 회사별 데이터를 개별 라벨에 배치합니다.
- 메일링 탭에서 주소 블록(Address Block)을 선택하면 주소 블록 삽입 대화 상자가 열립니다. 여기서 필드 일치(Match Fields) 버튼을 클릭합니다.
- 필드 일치 대화 상자에서 엑셀 표의 열 머리글이 필드와 자동으로 일치되는 것을 확인할 수 있습니다. 자동으로 일치하지 않는 경우에는 드롭다운 목록에서 수동으로 지정한 뒤 확인을 클릭합니다.
- 주소 블록 삽입 대화 상자로 돌아오면 오른쪽에서 라벨의 미리 보기(Preview)를 확인할 수 있습니다. 이후 확인을 클릭합니다.
- 첫 번째 라벨에 주소 블록이 삽입된 것을 볼 수 있습니다. 이제 메일링 탭에서 레이블 업데이트(Update Labels) 옵션을 선택합니다.
- 이 명령을 실행하면 모든 라벨에 주소 블록이 한꺼번에 적용됩니다.
5단계: 메일 병합 완료하기
이제 병합 과정을 마무리합니다.
- 메일링 탭 > 마침(Finish) 그룹 > 마침 및 병합(Finish & Merge) 드롭다운 > 개별 문서 편집(Edit Individual Documents) 옵션을 차례로 선택합니다.
- 새 문서로 병합(Merge to New Document) 창이 열리면 전체(All)를 선택하고 확인을 클릭합니다.
- 이제 모든 라벨이 인쇄 준비를 마쳤습니다.
6단계: PDF로 저장하기
마지막으로 문서를 PDF 형식으로 저장합니다. PDF는 보관, 인쇄, 공유에 가장 효율적인 형식이기 때문입니다.
- 파일(File) 탭으로 이동합니다.
- 다른 이름으로 저장(Save as) > 이 PC(This PC)를 선택합니다.
- 파일 이름 입력란에 Mailing Labels처럼 적절한 이름을 지정하고, 드롭다운 목록에서 PDF (*.pdf)를 선택한 후 저장(Save)을 클릭합니다.
- 문서가 PDF로 저장되었습니다.
워드에 라벨 템플릿이 내장되어 있나요?
네, 마이크로소프트 워드에는 무료로 사용할 수 있는 다양한 라벨 템플릿이 포함되어 있습니다.
- 워드를 실행한 후 추가 서식(More templates)을 클릭합니다.
- 검색창에 labels(레이블)라고 입력합니다.
- 검색 결과에서 다양한 템플릿을 확인할 수 있으며, 원하는 템플릿을 골라 손쉽게 라벨을 제작할 수 있습니다.
엑셀 파일이 워드로 가져와지지 않는다면?
간혹 엑셀 스프레드시트 파일이 워드 문서와 연결되지 않는 문제가 발생할 수 있습니다. 이 경우 워드 문서에서 모든 파일 형식을 허용하도록 설정해야 합니다. 이를 위해서는 워드 앱의 파일 형식 변환 확인(Confirm file format conversion) 옵션을 확인해야 합니다.
- 파일(File) 탭 > 더보기(More) > 옵션(Options)을 선택합니다.
- 워드 옵션(Word Options) 창이 열리면 고급(Advanced) 탭으로 이동합니다. 일반(General) 섹션까지 아래로 스크롤한 뒤 열 때 파일 형식 변환 확인(Confirm file format conversion on open) 체크박스에 체크하고 확인을 클릭합니다.
마치며
지금까지 엑셀 목록 데이터를 활용해 워드에서 라벨을 만드는 방법을 알아보았습니다. 이 글이 도움이 되었기를 바랍니다. 궁금한 점이나 제안 사항이 있다면 댓글로 남겨주세요. 더 많은 유용한 정보는 저희 웹사이트 Exceldemy에서 확인하실 수 있습니다.
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