여러 사용자가 함께 쓰는 인터랙티브한 스프레드시트를 만들 때, 입력 오류를 줄이고 선택지를 명확하게 제공하기 위해 드롭다운 목록이 필요할 때가 많습니다. 이 글에서는 Microsoft Excel(엑셀)과 Google Sheets(구글 스프레드시트)에서 드롭다운 목록을 만드는 방법을 단계별로 소개합니다. 기본 드롭다운 메뉴뿐만 아니라 다른 셀의 값을 참조하는 중첩(nested) 드롭다운 목록까지 함께 만들어 보겠습니다.
프로그래밍 언어의 if-else 문처럼, 스프레드시트에서도 조건에 따라 선택지를 제한하면 데이터 관리가 훨씬 수월해집니다. 예를 들어 여러 기준에 따라 서로 다른 옵션을 선택해야 하는 설문 시트나 업무용 대장을 만든다면, 드롭다운 목록을 활용해 사용자에게 정해진 선택지만 제공하는 것이 좋습니다.
엑셀에서 드롭다운 목록 만드는 방법
엑셀에서 드롭다운 목록을 만들려면 아래 순서대로 진행하세요.
- 드롭다운 메뉴를 표시할 셀을 선택합니다.
- 데이터 > 데이터 유효성 검사 메뉴로 이동합니다.
- 제한 대상(Allow) 목록에서 목록(List)을 선택합니다.
- 원본(Source) 상자에 원하는 옵션들을 입력합니다.
- 확인 버튼을 눌러 설정을 저장합니다.
먼저 드롭다운 목록을 표시할 셀을 선택한 뒤, 홈 탭에서 데이터 탭으로 전환합니다. 데이터 도구 그룹에서 데이터 유효성 검사 버튼을 클릭하고, 같은 이름의 메뉴를 한 번 더 선택합니다.
이제 제한 대상(Allow) 드롭다운을 펼쳐 목록(List)을 선택합니다. 그다음 원본 상자에 옵션들을 차례로 입력하면 됩니다. 예를 들어 AA, BB, CC 세 가지 항목을 표시하고 싶다면 아래와 같이 쉼표로 구분해 입력합니다.
AA,BB,CC
옵션 개수가 몇 개든 상관없으며, 반드시 쉼표(,)로 구분해야 한다는 점만 기억하세요. 입력 후 확인 버튼을 클릭하면 해당 셀에 아래와 같은 드롭다운 목록이 생성됩니다.
또한 오류 경고 메시지를 추가할 수도 있습니다. 사용자가 지정된 옵션 외의 값을 직접 입력하려고 할 때 이 메시지가 표시됩니다. 데이터 유효성 검사 창에서 오류 경고(Error Alert) 탭으로 이동해 원하는 안내 문구를 작성하면 됩니다.
엑셀에서 중첩 드롭다운 목록 만드는 방법
기존에 만들어 둔 드롭다운 메뉴나 특정 셀 범위의 데이터를 가져와, 다른 셀에 그 값에 맞는 옵션을 표시하고 싶다면 다음 방법을 사용하세요.
앞서와 같이 데이터 유효성 검사 창을 열고 제한 대상에서 목록(List)을 선택합니다. 다만 이번에는 원본 상자에 옵션을 직접 입력하지 않고, 아래와 같이 참조할 셀 범위를 입력합니다.
=$A$1:$A$5
이렇게 설정하면 새 드롭다운 목록은 A1부터 A5 셀에 입력된 내용을 그대로 옵션으로 표시합니다. 원본 데이터를 수정하면 드롭다운 목록도 자동으로 함께 변경되므로 관리가 편리합니다.
구글 스프레드시트에서 드롭다운 목록 만드는 방법
구글 스프레드시트에서 드롭다운 목록을 만들려면 아래 단계를 따르세요.
- 원하는 셀을 선택한 뒤 데이터 > 데이터 확인 메뉴로 이동합니다.
- 기준(Criteria)에서 항목 목록(List of items)을 선택합니다.
- 빈 칸에 원하는 항목 또는 옵션을 입력합니다.
- 저장 버튼을 눌러 변경 사항을 적용합니다.
먼저 스프레드시트에서 셀을 하나 선택하고, 상단 메뉴에서 데이터를 클릭합니다. 이어서 나타나는 목록에서 데이터 확인(Data validation) 옵션을 선택합니다.
그다음 기준(Criteria) 드롭다운 메뉴를 펼쳐 항목 목록(List of items)을 고르고, 빈 입력란에 모든 옵션을 쉼표로 구분해 작성합니다.
마지막으로 저장(Save) 버튼을 클릭하면 해당 셀에 드롭다운 목록이 나타납니다.
엑셀과 마찬가지로 구글 스프레드시트도 잘못된 데이터가 입력되면 경고 또는 오류 메시지를 표시합니다. 기본값은 '경고 표시'로, 사용자가 임의의 텍스트를 입력할 수 있습니다. 만약 잘못된 데이터 입력 자체를 막고 싶다면 데이터 확인 창에서 입력 거부(Reject input) 옵션을 선택하세요.
구글 스프레드시트에서 중첩 드롭다운 목록 만드는 방법
구글 스프레드시트의 중첩 드롭다운 설정 방법도 엑셀과 거의 동일하지만, 옵션 이름만 조금 다릅니다. 기준(Criteria) 목록에서 범위의 목록(List from a range)을 선택하고, 필요에 따라 참조할 범위를 입력하면 됩니다.
=$A$1:$A$5
이렇게 설정하면 A1부터 A5 셀에 있는 모든 텍스트가 해당 드롭다운 목록의 옵션으로 표시됩니다.
이상입니다! 이 가이드를 통해 엑셀과 구글 스프레드시트에서 손쉽게 드롭다운 목록을 만들어 데이터 입력을 체계적으로 관리해 보시기 바랍니다.
