협업 중인 스프레드시트에서 팀원들이 임의로 너무 긴 값을 입력하는 것을 막고 싶다면 글자 수 제한 기능을 활용해 보세요. 엑셀과 구글 스프레드시트 모두에서 셀에 입력할 수 있는 글자 수를 제한하고, 제한을 벗어나는 값이 입력될 때 오류 메시지나 경고 알림을 표시하도록 설정할 수 있습니다.
예를 들어, 팀원들과 스프레드시트를 공유하면서 특정 길이를 초과하는 값을 입력하지 못하도록 하고 싶은 경우가 있죠. 이럴 때 데이터 유효성 검사 기능을 사용하면 사전에 정해둔 조건에 맞지 않는 입력을 차단할 수 있습니다. 이 글에서는 엑셀 데스크톱 앱, Excel Online, 그리고 구글 스프레드시트 세 가지 환경에서 글자 수 제한을 설정하는 방법을 모두 소개합니다.
엑셀(Excel)에서 글자 수 제한 설정하기
엑셀 데스크톱 버전에서 글자 수 제한을 추가하려면 다음 단계를 따르세요.
- 스프레드시트를 열고 제한을 적용할 셀을 선택합니다.
- 상단 리본 메뉴에서 데이터 탭으로 이동합니다.
- 데이터 유효성 검사 드롭다운 목록을 펼친 후 데이터 유효성 검사를 클릭합니다.
- 제한 대상(Allow) 드롭다운 목록에서 텍스트 길이를 선택합니다.
- 데이터(Data) 목록에서 원하는 조건(예: 다음 사이, 이하 등)을 선택합니다.
- 최소값과 최대값 입력란에 허용할 글자 수를 입력합니다.
- 확인 버튼을 클릭하여 설정을 저장합니다.
조금 더 자세히 살펴보겠습니다. 먼저 엑셀에서 스프레드시트를 연 뒤 글자 수 제한을 적용할 셀을 선택하세요. 그다음 데이터 탭으로 이동하고 데이터 유효성 검사 드롭다운 목록을 펼치면 같은 이름의 옵션을 찾을 수 있습니다. 이를 클릭합니다.
설정 창이 열리면 설정 탭에 있는지 확인한 후, 제한 대상 드롭다운 목록을 펼쳐 텍스트 길이를 선택합니다. 이어서 데이터 목록에서 제한 조건을 지정합니다.
마지막으로 선택한 조건에 맞게 글자 수 제한 값을 입력하고 확인 버튼을 누르면 됩니다.
설정이 완료되면 해당 셀에 정해진 글자 수 조건을 벗어나는 값을 입력할 때마다 오류 메시지가 자동으로 표시되어 잘못된 데이터 입력을 방지할 수 있습니다.
Excel Online에서 글자 수 제한 추가하기
웹 브라우저에서 사용하는 Excel Online에서도 동일하게 글자 수 제한을 설정할 수 있습니다. 단계는 다음과 같습니다.
- Excel Online에서 스프레드시트를 엽니다.
- 데이터 탭으로 전환합니다.
- 데이터 유효성 검사 옵션을 클릭합니다.
- 제한 대상(Allow) 목록에서 텍스트 길이(Text Length)를 선택합니다.
- 데이터(Data) 목록에서 글자 수 조건을 선택합니다.
- 최소값과 최대값 입력란에 제한 값을 입력합니다.
- 확인 버튼을 클릭합니다.
시작하려면 Excel Online에서 스프레드시트를 열고 데이터 탭으로 이동합니다. 여기에서 데이터 유효성 검사 옵션을 찾아 클릭하세요.
설정 창이 열리면 제한 대상 드롭다운 목록을 펼쳐 텍스트 길이를 선택합니다. 그런 다음 데이터 드롭다운 목록에서 원하는 조건을 고르고, 최대값과 최소값 입력란에 글자 수 제한을 입력합니다.
마지막으로 확인 버튼을 클릭하면 변경 사항이 저장됩니다. 참고로 Excel Online에서도 입력 안내 메시지와 오류 경고를 표시할 수 있습니다. 누군가 선택한 셀에 값을 입력하거나 잘못된 값을 입력하려고 할 때 안내 문구가 나타나도록 설정하는 것입니다. 이를 위해서는 입력 메시지(Input Message) 또는 오류 알림(Error Alert) 탭으로 이동한 뒤, 표시하고 싶은 메시지를 입력하면 됩니다.
구글 스프레드시트에서 글자 수 제한 설정하기
구글 스프레드시트에는 엑셀처럼 '텍스트 길이' 옵션이 기본 제공되지 않기 때문에, 사용자 지정 수식을 활용해야 합니다. 단계는 다음과 같습니다.
- 구글 스프레드시트에서 스프레드시트를 엽니다.
- 제한을 적용할 셀을 선택합니다.
- 상단 메뉴 바에서 데이터를 클릭합니다.
- 목록에서 데이터 확인(Data validation)을 선택합니다.
- 셀 범위를 확인합니다.
- 기준(Criteria) 드롭다운 목록을 펼쳐 맞춤 수식 옵션을 선택합니다.
- 입력란에 =regexmatch(A1&"","^(.){1,6}$") 수식을 입력합니다.
- 경고 표시 또는 입력 거부 옵션을 선택합니다.
- 저장 버튼을 클릭합니다.
각 단계를 자세히 살펴보겠습니다. 먼저 구글 스프레드시트에서 스프레드시트를 열고 필터를 적용할 셀을 선택합니다. 그다음 상단 메뉴 바에서 데이터를 클릭하고 목록에서 데이터 확인 옵션을 선택하세요.
설정 화면이 열리면 셀 범위를 확인합니다. 단일 셀에 적용하는 경우 별도로 수정할 필요가 없습니다. 이후 기준 드롭다운 목록을 펼쳐 맞춤 수식 옵션을 선택합니다.
그다음 아래와 같은 수식을 해당 입력란에 입력합니다.
=regexmatch(A1&"","^(.){1,6}$")
다음 단계로 넘어가기 전에 수식에서 두 가지 부분을 상황에 맞게 수정해야 합니다. 첫째, A1은 글자 수 제한을 적용할 셀 주소를 의미합니다. 둘째, 1,6은 허용되는 글자 수 범위를 정의합니다. 위 예시 그대로 설정하면 A1 셀에는 6자를 초과하는 값을 입력할 수 없습니다. 예를 들어 최대 10자까지 허용하려면 {1,10}으로 변경하면 됩니다.
엑셀과 마찬가지로 구글 스프레드시트에서도 경고 메시지나 안내 텍스트를 표시할 수 있습니다. 유효성 검사 도움말 텍스트 표시 항목에 체크한 뒤 원하는 문구를 입력하면 됩니다. 또한 경고만 표시하는 것이 아니라 조건에 맞지 않는 입력을 아예 차단하고 싶다면 경고 표시 대신 입력 거부 옵션을 선택하세요.
모든 설정을 마쳤다면 저장 버튼을 클릭하여 변경 사항을 적용합니다.
이것으로 엑셀, Excel Online, 구글 스프레드시트에서 글자 수 제한을 설정하는 방법을 모두 살펴보았습니다. 데이터 유효성 검사를 활용하면 협업 시 발생할 수 있는 입력 오류를 사전에 예방할 수 있으니 꼭 활용해 보시기 바랍니다.