쿼리(Query)는 하나의 테이블 또는 여러 개의 테이블에서 데이터를 검색하는 도구로, Microsoft Access에서 데이터를 분석할 때 가장 강력한 기능입니다. 기본적으로 쿼리란 Access가 처리할 수 있는 형태로 제시된 질문, 즉 데이터에 대한 요청이라고 할 수 있습니다.
Access에서 쿼리 만들기 및 수정하기
Access의 쿼리 그룹(Queries Group)에는 쿼리를 만들 수 있는 두 가지 도구가 있습니다.
- 쿼리 마법사(Query Wizard): 간단한 쿼리를 손쉽게 만들 수 있도록 도와줍니다.
- 단순 쿼리 마법사(Simple Query Wizard): 사용자가 선택한 필드를 기반으로 쿼리를 생성합니다.
- 크로스탭 쿼리 마법사(Cross Tab Query Wizard): 데이터를 스프레드시트 형식으로 표시하는 크로스탭 쿼리를 만듭니다.
- 중복 데이터 찾기 쿼리 마법사(Find Duplicate Query Wizard): 단일 테이블에서 중복된 필드 값을 가진 데이터를 찾아내는 쿼리를 생성합니다.
- 일치하지 않는 데이터 찾기 쿼리 마법사(Find Unmatched Query Wizard): 한 테이블에는 존재하지만 다른 테이블에는 관련 레코드가 없는 레코드(행)를 찾는 쿼리를 만듭니다.
- 쿼리 디자인(Query Design): 디자인 보기에서 새로운 빈 쿼리를 만듭니다. 테이블 표시 대화 상자를 활용하면 쿼리 디자인 화면에 테이블과 쿼리를 자유롭게 추가할 수 있습니다.
쿼리를 사용하면 어떤 점이 좋을까요?
Microsoft Access에서 쿼리는 단순한 질문에 답하는 것은 물론, 서로 다른 테이블의 데이터를 병합하거나 계산을 수행하고, 데이터베이스에 데이터를 추가·변경·삭제하는 등 다양한 작업을 처리할 수 있습니다. 이번 글에서는 다음 내용을 단계별로 살펴보겠습니다.
- 쿼리 마법사로 쿼리 만들기
- 쿼리 디자인으로 쿼리 만들기
- 쿼리 디자인 창의 디자인 그리드에 데이터 추가하기
- 쿼리 삭제하기
1] 쿼리 마법사로 쿼리 만들기
먼저 만들기(Create) 탭을 클릭합니다. 쿼리 그룹에서 마법사(Wizard) 또는 쿼리 디자인(Query Design) 중 하나를 선택할 수 있는데, 여기서는 먼저 쿼리 마법사를 이용하는 방법부터 설명하겠습니다.
마법사를 클릭한 뒤 단순 쿼리 마법사(Simple Query Wizard)를 선택하고 확인(OK)을 누릅니다. 그다음 쿼리에 포함할 테이블과 필드를 차례로 선택하고 다음(Next)을 클릭합니다.
이후 쿼리를 여는 방법에 대한 두 가지 옵션이 표시됩니다. 쿼리를 바로 열어 정보를 확인하거나, 쿼리를 수정한 뒤 열 수 있습니다. 원하는 옵션을 고른 후 마침(Finish)을 클릭하면 쿼리가 완성됩니다.
2] 쿼리 디자인으로 쿼리 만들기
쿼리 디자인을 사용하려면 쿼리 그룹에서 쿼리 디자인을 클릭합니다. 그러면 쿼리 디자인 창과 함께 테이블 표시(Show Table) 대화 상자가 나타나며, 여기에는 테이블, 연결(링크), 쿼리, 모두 등의 범주가 있습니다.
이 글에서는 테이블 범주를 기준으로 설명하겠습니다. 쿼리에 사용할 테이블을 선택한 후 추가 버튼을 클릭하거나 테이블을 더블클릭하면, 해당 테이블이 쿼리 창에 추가됩니다. 참고로 여러 테이블을 함께 사용하려면 테이블 간에 관계(Relationship)가 미리 설정되어 있어야 합니다.
3] 쿼리 디자인 창의 디자인 그리드에 데이터 추가하기
디자인 그리드(Design Grid)는 창 하단 영역에 위치하며, 쿼리에서 사용할 필드와 조건을 지정하는 역할을 합니다. 디자인 그리드는 필드(Field), 테이블(Table), 정렬(Sort), 조건(Criteria), 또는(or) 행으로 구성되어 있습니다.
디자인 그리드에 데이터를 추가하는 가장 간단한 방법은, 쿼리에 포함하고 싶은 테이블의 필드를 더블클릭하는 것입니다. 그러면 해당 필드가 디자인 그리드에 자동으로 입력됩니다. 또 다른 방법으로는 디자인 그리드의 필드 행을 직접 클릭하는 것입니다. 드롭다운 메뉴가 나타나므로 여기서 원하는 필드를 선택하면 됩니다.
필드 행 바로 아래에는 테이블 행이 있으며, 원하는 테이블을 지정할 수 있습니다. 정렬 행에서는 데이터를 오름차순 또는 내림차순으로 정렬할 수 있습니다.
조건(Criteria) 행은 테이블이나 쿼리에서 원하는 데이터를 검색할 때 사용합니다. 예를 들어 '회계학(Accounts)'과 '경영학(Business Administration)' 학위를 가진 학생을 찾고 싶다면, Degree 필드 아래의 조건 행에 "Accounts"를 입력하고, 그 아래 또는(or) 행에 "Business Administration"을 입력합니다. 이후 실행(Run)을 클릭하면 조건에 맞는 결과가 표시됩니다.
이렇게 쿼리가 완성되면 빠른 실행 도구 모음에서 저장 명령을 클릭하고, 쿼리 이름을 지정한 뒤 확인을 눌러 저장합니다.
4] 쿼리 삭제하기
쿼리를 삭제하려면 먼저 탐색 창(Navigation Pane)에서 해당 쿼리를 찾습니다. 쿼리를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 삭제(Delete)를 선택하면, 해당 쿼리가 탐색 창에서 제거됩니다.
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