정렬(Sorting)과 필터링(Filtering) 기능을 활용하면 Access의 레코드와 데이터베이스를 더욱 체계적으로 관리할 수 있고, 데이터베이스 파일을 열었을 때 데이터를 한눈에 파악하기가 훨씬 쉬워집니다. 이번 튜토리얼에서는 정렬과 필터링의 차이점을 살펴보고, Microsoft Access에서 레코드를 정렬하고 필터링하는 구체적인 방법을 단계별로 안내합니다.
Access에서 정렬과 필터링의 차이점
정렬은 데이터를 오름차순 또는 내림차순으로 배열하는 기능입니다. 반면 필터링은 중요한 레코드와 그렇지 않은 레코드를 분리해 주는 기능으로, 데이터에 필터를 적용하면 필터 조건을 충족하는 행만 화면에 표시되고 나머지 행은 숨겨집니다.
Access에서 데이터를 정렬·필터링하면 좋은 점
Access 데이터베이스에서 데이터를 정렬하고 필터링하면 데이터가 체계적으로 표현되어 전체 구조를 한눈에 파악할 수 있으며, 데이터에 대한 이해도도 크게 향상됩니다.
Microsoft Access에서 레코드를 정렬하고 필터링하는 방법
1] Access에서 레코드 정렬하기
먼저 정렬할 필드를 선택합니다. 예를 들어 학생 명단에서 FirstName(이름) 필드를 선택한다고 가정해 보겠습니다.
홈(Home) 탭을 클릭한 후 정렬 및 필터(Sort and Filter) 그룹에서 오름차순(Ascending) 버튼과 내림차순(Descending) 버튼을 찾습니다.
오름차순 버튼을 선택하면 이름은 A부터 Z 순으로, 숫자는 작은 값부터 큰 값 순으로 정렬됩니다.
내림차순 버튼을 선택하면 이름은 Z부터 A 순으로, 숫자는 큰 값부터 작은 값 순으로 정렬됩니다.
선택한 필드가 지정한 순서대로 정렬됩니다.
이후 저장(Save)을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.
정렬 상태를 해제하고 싶다면, 정렬된 필드를 다시 선택한 뒤 정렬 지우기(Remove Sort)를 클릭하면 됩니다.
2] Access에서 레코드 필터링하기
Access에서 데이터를 필터링하는 방법은 크게 세 가지가 있습니다.
첫 번째 방법은 필드 옆의 드롭다운 화살표를 클릭하는 것입니다.
드롭다운 목록이 열리면 데이터베이스의 데이터와 함께 체크박스가 표시됩니다.
필터링하지 않을 항목의 체크박스는 해제하고, 표시하고 싶은 항목의 체크박스만 선택합니다.
그런 다음 확인(OK)을 클릭합니다.
위 사진에서 필터 적용 결과를 확인할 수 있습니다.
두 번째 방법은 선택(Selection) 기능을 활용하는 것입니다.
필터링할 셀이나 데이터를 선택합니다.
홈 탭의 정렬 및 필터 그룹에서 선택(Selection) 버튼을 클릭합니다.
드롭다운 메뉴에서 포함(Contains)을 클릭하면 선택한 데이터가 포함된 셀들만 표시됩니다.
이렇게 하면 필터가 적용됩니다.
세 번째 방법은 검색어를 기준으로 필터를 만드는 것입니다.
필드 옆의 드롭다운 화살표를 클릭하면 드롭다운 목록이 열립니다.
텍스트 필터(Text Filters)를 클릭한 후 포함(Contains) 옵션을 선택합니다.
사용자 지정 필터(Custom Filter) 대화 상자가 열립니다.
대화 상자에 필터링할 텍스트를 입력하고 확인을 클릭합니다.
숫자를 필터링하려면 숫자가 포함된 필드 옆의 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
드롭다운 목록이 열리면 숫자 필터(Number Filters)를 클릭한 후 원하는 옵션을 선택합니다. 이 튜토리얼에서는 같음(Equals)을 선택했습니다.
대화 상자에 필터링할 숫자를 입력하고 확인을 클릭합니다.
위 사진에서 필터 적용 결과를 확인할 수 있습니다.
이 튜토리얼이 Access에서 레코드를 정렬하고 필터링하는 방법을 이해하는 데 도움이 되기를 바랍니다. 궁금한 점이 있다면 댓글로 알려주세요.