구글 스프레드시트(Google Sheets)와 마이크로소프트 엑셀(Microsoft Excel)은 각각 강력한 스프레드시트 프로그램입니다. 엑셀이 오프라인 작업에 적합하다면, 구글 스프레드시트는 온라인에서 스프레드시트를 만들고 관리할 수 있으며 모든 변경 사항이 자동으로 저장된다는 장점이 있습니다. 또한 구글 계정으로 로그인만 하면 어떤 기기에서든 어디서나 스프레드시트에 접근할 수 있습니다.
구글 스프레드시트는 xlsx 등 다양한 형식으로 내려받아 PC에 백업할 수도 있습니다. 다만 시트를 수정할 때마다 파일을 다시 내려받아 기존 백업 파일을 교체해야 하는 번거로움이 있습니다. 조직에서 대량의 데이터를 관리하는 입장이라면 백업 파일을 매번 수동으로 최신 상태에 맞추는 일은 매우 지루하고 실수하기 쉬운 작업입니다. 내려받은 파일이 자동으로 업데이트되는 방법은 없을까요? 다행히 방법이 있습니다. 이 글에서는 구글 스프레드시트와 MS 엑셀을 연결(동기화)하여 스프레드시트의 변경 사항이 해당 엑셀 파일에 자동으로 반영되도록 설정하는 방법을 소개합니다.
구글 스프레드시트와 엑셀 연결하기
1단계. 동기화할 파일 열기
엑셀과 동기화할 파일을 구글 스프레드시트에서 엽니다. 여기서는 인도 각 주의 기온 데이터를 예시로 준비했습니다.
2단계. 웹에 게시 메뉴 실행
메뉴에서 파일 > 웹에 게시(File > Publish to the web)로 이동합니다.
3단계. 게시 옵션 설정
전체 문서(Entire Document) 드롭다운 메뉴에서 문서 전체를 게시할지, 특정 시트만 게시할지 선택할 수 있습니다.
게시된 콘텐츠 및 설정(Published content & settings) 항목을 클릭해 펼친 뒤, 변경 사항이 있으면 자동으로 다시 게시(Automatically republish when changes are made) 옵션이 활성화되어 있는지 확인합니다. 꺼져 있다면 반드시 켜주세요. 이후 게시(Publish) 버튼을 클릭하고 팝업창에서 확인을 누르면 됩니다.
4단계. 생성된 링크 확인 후 엑셀에서 데이터 가져오기
문서를 게시하면 링크가 하나 생성됩니다. 이 링크를 엑셀과 연결할 때 사용하게 됩니다. 링크를 웹 브라우저에 붙여넣으면 문서가 웹 페이지 형태로 공개된 것을 확인할 수 있습니다.
이제 MS 엑셀을 실행해 새 빈 문서를 만들고, 데이터 > 데이터 가져오기 > 다른 원본에서 > 웹에서(Data > New Query > From Other Sources > From Web)로 이동합니다.
5단계. 링크 붙여넣기
팝업 창이 나타나면 복사해 둔 링크를 붙여넣고 확인을 클릭합니다. 기본(Basic)과 고급(Advanced) 두 가지 옵션이 표시되면 기본(Basic)을 선택하세요.
6단계. 테이블 선택 및 편집
구글 스프레드시트의 전체 데이터가 테이블 형태로 엑셀에 불러와집니다. 탐색기(Navigator) 창에서 먼저 여러 항목 선택(Select multiple items) 체크박스에 체크한 뒤 Table 0을 선택합니다. 오른쪽 패널에서 선택한 항목의 미리보기를 확인할 수 있습니다.
아래 스크린샷처럼 1열은 비어 있고, 2열에는 일련번호가, 실제 데이터는 3열과 4열에 표시됩니다. 필요 없는 1열과 2열은 삭제해야 하므로 탐색기 창 하단의 편집(Edit) 버튼을 클릭합니다. 엑셀 버전에 따라 편집 대신 데이터 변환(Transform Data) 버튼이 보일 수 있는데, 클릭하면 파워 쿼리 편집기(Query Editor)가 열립니다.
7단계. 첫 행을 제목으로 지정
첫 번째 행을 헤더로 만들려면 왼쪽 위 모서리를 클릭하고 첫 행을 제목으로 사용(Use first row as headers)을 선택합니다.
8단계. 불필요한 열 삭제
필요 없는 열을 제거하려면 왼쪽 위 모서리를 클릭해 열 선택(Choose columns)을 선택합니다. 그런 다음 유지하지 않을 열의 체크박스를 해제하고 확인을 누릅니다.
9단계. 데이터 로드
닫기 및 로드(Close & Load)를 클릭하면 구글 스프레드시트의 데이터가 엑셀로 불러와집니다.
이제 구글 스프레드시트와 엑셀이 연결되었습니다. 스프레드시트를 수정하면 변경 사항이 웹에 게시되기까지 약 5분 정도 걸립니다. 이후 엑셀에서 데이터 > 모두 새로 고침(Data > Refresh All)을 실행하면 해당 변경 사항이 엑셀 파일에 반영됩니다.
자동 새로 고침 설정하기
스프레드시트를 수정할 때마다 일일이 새로 고침 버튼을 누르기 번거롭다면, 엑셀이 스스로 업데이트되도록 추가 설정을 해두면 됩니다.
1] 테이블을 선택한 뒤 데이터 > 연결(Data > Connections)로 이동합니다. 열리는 창에서 속성(Properties)을 선택합니다.
2] 새로 고침 간격(Refresh every) 체크박스를 선택하고, 엑셀이 자동으로 업데이트할 시간 간격을 입력합니다. 예시에서는 5분으로 설정했습니다. 파일을 열 때 데이터 새로 고침(Refresh data when opening the file) 옵션을 함께 활성화하면 파일을 열 때마다 엑셀이 업데이트 여부를 자동으로 확인합니다. 설정이 끝나면 확인을 클릭하고 이전 창을 닫습니다.
이것으로 구글 스프레드시트와 MS 엑셀을 연결하는 과정이 모두 끝났습니다. 이렇게 설정해 두면 수동 백업의 번거로움 없이 항상 최신 데이터를 엑셀에서 확인할 수 있어, 반복적인 데이터 관리 업무에 드는 시간과 실수를 크게 줄일 수 있습니다.