구글 스프레드시트와 마이크로소프트 엑셀은 모두 강력한 스프레드시트 프로그램입니다. 엑셀은 오프라인 환경에서도 작업할 수 있는 반면, 구글 스프레드시트는 온라인에서 스프레드시트를 만들고 관리할 수 있습니다. 특히 구글 스프레드시트는 모든 변경 사항을 자동으로 저장하며, 구글 계정으로 로그인하기만 하면 어떤 기기에서든 어디서나 스프레드시트에 접근하고 관리할 수 있다는 점이 큰 장점입니다.
왜 구글 스프레드시트와 엑셀 연동이 필요한가?
구글 스프레드시트는 xlsx를 포함한 다양한 형식으로 내려받아 PC에 백업해 둘 수 있습니다. 하지만 스프레드시트를 수정할 때마다 파일을 다시 내려받아 기존 백업 파일을 교체해야 한다는 불편함이 따릅니다. 조직에서 중요한 직책에 있어 대량의 데이터를 관리해야 한다면, 백업 파일을 매번 수동으로 구글 스프레드시트와 동기화하는 일은 상당히 번거로운 작업이 됩니다.
그렇다면 내려받은 파일들이 자동으로 업데이트되게 할 방법은 없을까요? 물론 있습니다. 이 글에서는 구글 스프레드시트와 MS 엑셀을 연결·동기화하여, 구글 스프레드시트에서 변경된 내용이 해당 엑셀 파일에 자동으로 반영되도록 만드는 방법을 단계별로 소개합니다.
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구글 스프레드시트를 엑셀과 연결하는 방법
1단계. 구글 스프레드시트에서 파일 열기
MS 엑셀과 동기화하려는 파일을 구글 스프레드시트에서 엽니다. 여기서는 인도 각 주의 기온 데이터를 예시로 준비했습니다.
2단계. '웹에 게시' 기능 실행
구글 스프레드시트 메뉴에서 파일 > 웹에 게시로 이동합니다.
3단계. 게시 설정 구성
전체 문서 드롭다운 메뉴에서는 문서 전체를 게시할지, 아니면 특정 시트만 게시할지 선택할 수 있습니다.
게시된 콘텐츠 및 설정 항목을 클릭해 펼친 뒤, 변경 사항이 있을 때 자동으로 다시 게시 옵션이 활성화되어 있는지 확인합니다. 꺼져 있다면 반드시 켜주세요. 이후 게시 버튼을 누르고 팝업창에서 확인을 선택하면 됩니다.
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4단계. 생성된 링크를 엑셀에서 불러오기
문서를 게시하면 공유 링크가 하나 생성됩니다. 이 링크를 엑셀과 연결할 문서에 붙여넣어야 합니다. 참고로 이 링크를 웹 브라우저에 붙여넣으면 웹 페이지 형태로 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
이제 MS 엑셀을 실행해 새 빈 문서를 만들고, 데이터 > 새 쿼리 > 다른 원본에서 > 웹에서로 이동합니다.
5단계. 링크 붙여넣기
팝업 창이 열리면 복사해 둔 링크를 붙여넣고 확인을 클릭합니다. 이때 기본과 고급 두 가지 옵션이 표시되면 기본을 선택하세요.
6단계. 데이터 미리보기 및 편집기 열기
구글 스프레드시트의 전체 데이터가 표 형태로 엑셀에 불러와집니다. 탐색기(Navigator) 창에서 먼저 여러 항목 선택 체크박스를 클릭한 뒤 Table 0을 선택하세요. 오른쪽 패널에서 선택한 항목의 미리보기를 확인할 수 있습니다.
아래 스크린샷을 보면 1열은 비어 있고, 2열에는 일련번호가 들어 있으며, 실제 데이터는 3열과 4열에 나열되어 있습니다. 1열과 2열은 필요 없으므로 삭제해야 합니다. 이를 위해 탐색기 창 하단의 편집 버튼을 클릭합니다. MS 엑셀 버전에 따라 편집 대신 데이터 변환 옵션이 표시될 수 있으며, 클릭하면 파워 쿼리 편집기(Query Editor)가 열립니다.
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7단계. 첫 행을 머리글로 지정
첫 번째 행을 머리글(헤더)로 만들려면 표의 맨 왼쪽 위 모서리를 클릭한 뒤 첫 행을 머리글로 사용을 선택합니다.
8단계. 불필요한 열 삭제
필요 없는 열을 제거하려면 역시 맨 왼쪽 위 모서리를 클릭한 뒤 열 선택을 선택합니다. 그다음 유지하지 않을 열의 체크박스를 해제하고 확인을 클릭합니다.
9단계. 데이터 불러오기
이제 닫기 및 로드를 클릭하면 구글 스프레드시트의 데이터가 엑셀로 불러와집니다.
변경 사항을 엑셀에 반영하는 방법
여기까지 완료하면 구글 스프레드시트와 엑셀이 성공적으로 연결됩니다. 구글 스프레드시트를 수정하면 해당 변경 사항이 웹에 게시되기까지 약 5분 정도 걸립니다. 그런 다음 엑셀에서 데이터 > 모두 새로 고침을 실행하면 변경 사항이 엑셀 파일에 그대로 반영됩니다.
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엑셀 자동 새로 고침 설정하기
구글 스프레드시트를 수정할 때마다 엑셀이 스스로 업데이트되기를 원한다면 몇 가지 설정을 추가로 진행해야 합니다.
1] 표를 선택한 뒤 데이터 > 연결로 이동합니다. 열리는 창에서 속성을 선택하세요.
2] N분마다 새로 고침 체크박스를 클릭하고, 엑셀이 자동으로 업데이트되기를 원하는 주기를 입력합니다. 여기서는 5분으로 설정했습니다. 또한 파일을 열 때 데이터 새로 고침 옵션을 활성화하면 파일을 열 때마다 엑셀이 업데이트 여부를 자동으로 확인합니다. 설정이 끝나면 확인을 클릭하고 이전 창을 닫습니다.
이상으로 구글 스프레드시트와 MS 엑셀을 연결하는 방법을 알아보았습니다. 이 방법을 활용하면 매번 파일을 수동으로 내려받지 않고도 최신 데이터를 엑셀에서 바로 확인할 수 있습니다.
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