상용구(AutoText) 기능은 단어, 문구, 심지어 전체 문단까지 반복해서 입력할 필요 없이 문서에 즉시 삽입할 수 있게 해주는 MS Word의 강력한 기능입니다. 타이핑 작업이 많은 사용자에게 특히 유용합니다. 예를 들어 문서에 서명을 자주 넣어야 한다면 'sign' 같은 짧은 텍스트 약어를 미리 등록해 두고, 이를 입력할 때마다 전체 서명이 자동으로 삽입되도록 설정할 수 있습니다. 이번 글에서는 Word에서 상용구 항목을 만들고 사용하는 방법을 자세히 알아보겠습니다.
Word에서 상용구 만드는 방법
반복적으로 사용하는 단어나 문구를 등록하는 방법은 두 가지가 있습니다. 하나는 자동 고침(AutoCorrect) 방식이고, 다른 하나는 상용구(AutoText) 방식입니다. 먼저 자동 고침 방식부터 살펴본 뒤 상용구 방식을 설명하겠습니다.
자동 고침 항목을 상용구처럼 활용하기
자동 고침 항목을 만들어 상용구처럼 사용하려면 아래 단계를 따르세요.
- MS Word 문서에서 재사용하고 싶은 텍스트(최대 255자)를 선택합니다.
- 파일(File) 메뉴를 클릭합니다.
- 파일 메뉴에서 옵션(Options)을 클릭합니다.
- 창 왼쪽 패널에서 언어 교정(Proofing)을 클릭합니다.
- 오른쪽 패널에서 자동 고침 옵션(AutoCorrect Options) 버튼을 클릭합니다.
- 두 개의 텍스트 입력란이 표시됩니다.
- '바꿀 내용(With)'이라고 표시된 두 번째 입력란에는 문서에서 선택한 문구가 들어 있습니다.
- '바꾸기 전 내용(Replace)' 입력란에는 해당 텍스트를 불러올 때 사용할 짧은 약어를 입력합니다.
- 추가(Add)를 클릭한 후 확인(OK)을 누릅니다.
이제 선택한 텍스트에 대한 상용구 항목이 등록되었습니다. 해당 내용을 삽입하고 싶을 때는 등록한 약어를 입력하기만 하면 됩니다. Word 화면에 전체 상용구 내용이 담긴 작은 말풍선이 나타나며, 커서 위치에 텍스트를 넣으려면 Enter 키를 누르면 됩니다. 또는 8단계에서 만든 텍스트 약어를 입력한 뒤 스페이스바를 눌러 저장된 문구를 자동으로 채울 수도 있습니다.
자동 고침 방식의 단점은 긴 텍스트를 등록할 수 없다는 점입니다. 공백을 포함해 최대 255자까지만 가능합니다. 반면 Word가 전체 대상 텍스트를 미리 보여 주기 때문에 Enter 키만 누르면 손쉽게 완성할 수 있다는 장점이 있습니다.
또한 이 방식으로는 Enter 키를 포함한 여러 줄 텍스트를 만들 수 없으므로, 확장되는 문구는 한 줄 또는 몇 단어 수준에 그치게 됩니다.
자동 고침 옵션 대화상자에서 '입력한 텍스트 자동 바꾸기(Replace as you type)' 확인란이 체크되어 있는지 꼭 확인하세요. 이 옵션은 같은 대화상자에서 자동 고침 항목 목록 바로 위에 있습니다.
MS Word용 상용구 항목 만들기
255자를 넘을 수 없는 자동 고침과 달리, 상용구(AutoText)는 아주 긴 텍스트도 등록할 수 있습니다. 예를 들어 매일 이메일에 사용하는 면책 조항처럼 두세 문단 분량의 텍스트를 만들어 둘 수 있습니다. Word에서 상용구를 만들면 MS Office의 다른 응용 프로그램에서도 그대로 사용할 수 있습니다.
상용구 항목을 만드는 방법은 매우 간단합니다.
- 상용구로 저장하고 싶은 전체 텍스트를 입력합니다.
- 입력한 텍스트를 선택합니다.
- ALT+F3 키를 누릅니다.
- 텍스트를 상용구 항목으로 저장할지 묻는 대화상자가 나타납니다.
- 상단에 '이름(Name)' 입력란이 있으며, 여기에 텍스트 약어를 입력합니다.
- 갤러리(Gallery)는 상용구(AutoText), 범주(Category)는 일반(General)으로 유지하면 모든 상용구 항목을 한눈에 확인할 수 있습니다.
- 확인(OK)을 클릭합니다.
사용 방법 역시 자동 고침과 동일합니다. 텍스트 약어를 입력하기 시작하면 말풍선에 상용구가 나타나고, Enter 키를 눌러 텍스트를 삽입하면 됩니다. 아니면 텍스트 약어를 입력한 뒤 스페이스바를 눌러 관련 상용구를 채워 넣을 수도 있습니다.
ALT+F3로 상용구를 저장할 때는 normal.dot 템플릿에 저장해야 합니다. 상용구는 normal.dot 템플릿에 저장되며, '저장 위치(Save in)' 드롭다운 메뉴에서 기본적으로 선택되어 있습니다.
지금까지 Word에서 상용구 항목을 만들고 사용하는 방법을 살펴보았습니다. 자주 쓰는 문구와 서명을 상용구로 등록해 두면 문서 작성 시간을 크게 단축할 수 있습니다.