엑셀에서 드롭다운 목록을 활용하면 스프레드시트에 데이터를 입력하는 시간을 크게 줄일 수 있습니다. 다행히 엑셀에서 드롭다운 목록을 만드는 방법은 매우 간단합니다.
간단한 방법부터 고급 기법까지 여러 가지 방식이 있으며, 이 글에서는 드롭다운 목록을 만들 수 있는 모든 방법을 소개합니다.
엑셀 드롭다운 목록 만들기: 간단한 방법
엑셀에서 드롭다운 목록을 만드는 가장 쉬운 방법은 목록을 직접 입력하는 것입니다. 이 방법은 한 개의 셀에만 드롭다운 목록이 필요하고, 자주 수정할 일이 없을 때 적합합니다.
예를 들어, 다른 사람에게 파일을 보내서 일부 필드를 작성하게 하려고 할 때, 특정 필드에 간단한 선택 목록만 필요하다면 이 방법이 이상적입니다.
간단한 방법으로 드롭다운 목록을 만드는 절차는 다음과 같습니다.
1. 목록을 만들고 싶은 셀 또는 셀 범위를 선택합니다.
2. 메뉴에서 데이터를 선택한 뒤, 리본 메뉴에서 데이터 유효성 검사를 클릭합니다.
3. 데이터 유효성 검사 창이 열리면 제한 대상 아래의 드롭다운 목록에서 목록을 선택합니다.
4. 이제 목록에 넣을 항목을 직접 입력할 수 있습니다. 원본 입력란에 각 항목을 쉼표(,)로 구분하여 입력하면 됩니다.
5. 확인을 누릅니다. 그러면 선택한 셀 옆에 드롭다운 화살표가 나타나고, 화살표를 클릭하면 입력한 모든 항목이 목록에 표시됩니다.
이 방법은 엑셀에서 드롭다운 목록을 만드는 가장 빠른 방법이지만, 동시에 관리하기가 가장 까다로운 방법이기도 합니다. 목록을 수정하려면 데이터 유효성 검사 설정으로 다시 들어가 원본 입력란을 직접 변경해야 하기 때문입니다.
이런 방식의 드롭다운 목록을 많이 만들었다면, 수정할 때마다 상당한 수고가 들 수 있습니다. 따라서 이 방법은 단일 셀용, 그리고 앞으로 변경할 계획이 없는 목록에만 사용하는 것이 좋습니다.
엑셀 드롭다운 목록 만들기: 셀 범위 활용
좀 더 유연한 방식을 원한다면, 엑셀 시트의 다른 셀 범위에서 목록 항목을 가져오는 방법을 사용할 수 있습니다.
절차는 다음과 같습니다.
1. 먼저 목록에 포함할 모든 항목을 임의의 열에 입력합니다. 현재 워크시트에 입력해도 되고, 다른 시트에 입력해도 무방합니다.
2. 위에서 설명한 과정을 반복해 대상 셀을 선택하고 데이터 유효성 검사 창을 연 뒤, 제한 대상을 목록으로 설정합니다. 이번에는 원본 입력란에 직접 입력하지 말고, 입력란 오른쪽의 위쪽 화살표 아이콘을 클릭합니다. 이것이 범위 선택 옵션으로, 목록 항목을 가져올 셀 범위를 지정할 수 있게 해줍니다.
3. 데이터 유효성 검사 창이 축소되어 전체 시트가 보이게 됩니다. 마우스로 목록 항목이 있는 셀 범위 전체를 드래그하여 선택한 뒤, 선택 입력란 오른쪽의 아래쪽 화살표 아이콘을 클릭하면 데이터 유효성 검사 창이 다시 확장됩니다.
4. 선택한 범위가 원본 입력란에 표시되면, 확인을 눌러 설정을 저장합니다.
5. 이제 드롭다운 목록으로 설정한 셀 옆의 화살표를 클릭하면, 방금 지정한 범위의 모든 항목이 목록에 나타납니다.
이 방법의 장점은 범위 내 셀 내용만 수정하면 목록도 함께 변경된다는 점입니다. 해당 범위를 원본으로 지정해 만든 모든 드롭다운 목록이 자동으로 업데이트됩니다.
따라서 동일한 목록 항목으로 여러 셀에 드롭다운을 적용하고 싶을 때 이 방법이 가장 적합합니다. 하나의 범위만 관리하면 몇 개의 목록이든 손쉽게 제어할 수 있습니다.
목록에 새 항목 추가하기
범위의 항목을 수정해 목록을 업데이트하는 것 외에도 새 항목을 추가할 수 있습니다. 다만 범위 선택은 처음과 마지막 셀로 한정되어 있기 때문에, 범위 끝에 바로 항목을 추가할 수는 없습니다.
대신 범위 중간에 새 항목을 삽입해야 합니다. 그러면 엑셀이 데이터 유효성 검사 설정의 범위를 자동으로 인식해 한 칸 늘어난 범위까지 포함시켜 줍니다.
절차는 다음과 같습니다.
1. 원본 범위 안의 아무 셀이나 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고, 드롭다운 메뉴에서 삽입을 선택합니다.
2. 작은 선택 창에서 아래로 셀 밀기를 선택하고 확인을 누릅니다. 그러면 범위 내 모든 셀이 한 칸씩 아래로 이동하고, 선택한 위치에 빈 셀이 생깁니다.
3. 새로 만든 빈 셀에 추가하고 싶은 새 항목을 입력합니다.
이제 드롭다운 목록 셀 옆의 화살표를 클릭하면, 방금 범위에 추가한 새 항목이 목록에 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
이 방법은 드롭다운 목록에 새 항목을 추가하는 쉬운 방법이지만, 몇 단계의 추가 작업이 필요합니다. 범위 끝에 항목을 바로 추가하는 것만큼 간단하지는 않습니다.
범위 끝에 항목을 추가하는 것만으로 목록이 자동 업데이트되기를 원한다면, 데이터 유효성 검사 설정 방식을 바꿔야 합니다. 방법은 다음 섹션에서 설명합니다.
OFFSET 함수로 목록에 동적으로 항목 추가하기
설정된 범위 끝에 새 항목을 입력하기만 해도 드롭다운 목록에 자동으로 반영되는 더 편리한 방법을 원한다면, OFFSET 함수를 사용해야 합니다.
드롭다운 목록 셀을 선택한 상태에서 메뉴의 데이터를 클릭하고, 리본 메뉴에서 데이터 유효성 검사를 선택합니다.
데이터 유효성 검사 창에서 원본을 다음과 같이 변경합니다.
=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)
수식에서 $E$1과 $E:$E 부분을 실제로 목록 항목을 입력한 열의 열 문자로 바꾸세요. 그런 다음 확인을 눌러 새 데이터 유효성 검사 설정을 저장합니다.
이 수식의 작동 원리는 다음과 같습니다.
- OFFSET 함수의 0 인수는 열이나 행에 오프셋(이동)을 적용하지 않겠다는 의미입니다.
- COUNTA 함수의 결과값이 OFFSET 함수에 범위의 높이를 알려줍니다.
- COUNTA 함수는 목록 범위가 있는 열에서 비어 있지 않은 셀의 개수를 계산합니다.
이제 해당 열에 새 값을 추가할 때마다 OFFSET 함수의 높이 매개변수가 1씩 증가하고, OFFSET 함수는 새 항목이 포함된 전체 범위를 반환합니다.
실제로 확인하려면 항목 범위에 새 값을 하나 추가한 뒤, 드롭다운 셀 옆의 화살표를 클릭하세요. 새로 추가한 항목이 드롭다운 목록에 나타나는 것을 볼 수 있습니다.
항목 수가 많다면 오른쪽 스크롤 막대를 사용해야 할 수도 있다는 점을 참고하세요.
엑셀에서 드롭다운 목록 제거하기
마지막으로, 설정해 둔 셀에서 드롭다운 기능을 제거하고 싶다면 해당 셀을 선택한 후 데이터 유효성 검사 창을 다시 열면 됩니다.
제한 대상 드롭다운을 모든 값으로 변경하고 확인을 누르세요.
설정을 변경하면 해당 셀이 일반 셀로 돌아갑니다.
엑셀 드롭다운 목록, 상황에 맞게 활용하세요
엑셀에서 드롭다운 목록을 만드는 것은 어렵지 않으며, 선택할 수 있는 방법도 다양합니다. 어떤 방법을 선택할지는 하나의 목록으로 몇 개의 셀에 적용할 계획인지, 그리고 목록 항목을 얼마나 유연하게 관리고 싶은지에 따라 달라집니다. 목록 항목을 자주 변경할 예정이라면 OFFSET 함수를 활용한 동적 방식을 사용하는 것이 좋습니다.