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Microsoft Word 문서에 서명 삽입하는 방법 완벽 가이드

이메일로 받은 Word 문서에 서명해서 돌려보내야 하는 상황, 한 번쯤 겪어보셨을 겁니다. 종이에 인쇄하고, 직접 서명한 뒤 스캔해서 다시 보내는 번거로운 과정 대신 훨씬 간편한 방법이 있습니다.

이 가이드에서는 사용 중인 기기나 운영체제와 관계없이 Microsoft Word 문서 어디든 빠르게 서명을 삽입하는 다양한 방법을 소개합니다.

Word에서 손글씨 서명 이미지 삽입하기

직접 쓴 손글씨 서명을 Word 문서에 추가하면 문서에 개성을 더할 수 있습니다. 다만 이메일 등 전자적 수단으로 문서를 보내야 한다면, 서명을 스캔해 이미지 파일로 저장한 후 문서에 삽입하는 것이 좋습니다. 절차는 다음과 같습니다.

  1. 서명 이미지가 컴퓨터에 저장되어 있다면, 서명할 Word 문서를 연 뒤 삽입 메뉴를 선택합니다.
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  1. 그림 > 이 장치에서(또는 파일에서 그림)을 차례로 클릭합니다.
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  1. 스캔한 서명 이미지가 저장된 위치로 이동해 해당 파일을 클릭하고 삽입을 누릅니다.
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  1. 그림 서식 탭으로 이동해 자르기를 선택한 후 원하는 크기와 비율에 맞게 이미지를 조정합니다. 자르기가 끝나면 자르기를 다시 클릭해 자르기 모드를 종료합니다.
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  1. 이미지를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 그림으로 저장을 선택하면, 같은 서명 이미지를 다른 Word 문서뿐 아니라 PDF 문서나 Google Docs에도 재사용할 수 있습니다.
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Quick Parts와 AutoText로 서명 블록 만들기

Word에는 Quick Parts와 AutoText라는 기본 도구가 내장되어 있어, 손글씨 서명은 물론 이메일 주소, 직함, 전화번호 등을 포함한 완전한 서명 블록을 만들 수 있습니다.

이 도구들을 활용해 Word에 서명을 삽입하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. 먼저 스캔한 서명 이미지를 Word 문서에 삽입하고, 서명 아래에 표시할 텍스트(이름, 연락처 등)를 입력합니다.
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  1. 마우스로 서명과 텍스트 전체를 드래그해 선택한 후 삽입 > Quick Parts를 클릭합니다.
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  1. 선택 영역을 Quick Part 갤러리에 저장을 선택합니다.
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  1. 새 문서 블록 만들기 대화상자가 열리면 서명 블록의 이름을 입력합니다.
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  1. 갤러리 항목에서 AutoText를 선택하고 확인을 클릭합니다.
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  1. 서명 블록이 저장됩니다. 이후 다른 Word 문서에서 삽입 > Quick Parts > AutoText를 차례로 선택한 뒤 해당 서명 블록 이름을 클릭하면 바로 불러올 수 있습니다.
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Word에 디지털 서명 삽입하기

전자 서명과 디지털 서명은 서로 다른 개념입니다.

  • 전자 서명(electronic signature): 앞서 살펴본 것처럼 서명 이미지를 문서 위에 얹는 형태로, 시각적으로만 서명된 것처럼 보이게 하는 방식입니다.
  • 디지털 서명(digital signature): 암호화 기술 기반의 전자 인증 방식으로, 문서를 확인했으며 그 내용을 승인했다는 사실을 검증할 수 있습니다.

Word에서 디지털 서명을 삽입하면 본인 신원을 인증할 수 있습니다. 문서에 이미 서명란이 있다면 새로 만들 필요가 없지만, 없다면 다음 단계로 빠르게 추가할 수 있습니다.

  1. 삽입 > 서명란 > Microsoft Office 서명란을 선택해 Word 문서에 서명란을 만듭니다.
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  1. 서명란 아래에 표시할 세부 정보(이름, 직함, 이메일 등)를 입력합니다.
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  1. 다음 두 옵션에 체크합니다.
    • 서명 대화상자에서 서명자가 주석을 달도록 허용
    • 서명란에 서명 날짜 표시

이렇게 하면 서명 목적을 명시하고 문서에 서명한 날짜를 함께 기록할 수 있습니다.

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  1. 서명란을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 메뉴에서 서명을 선택합니다.
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참고: 파일을 지원되는 형식으로 저장하려면 예를 선택하고, 파일이 보호된 보기로 열린 경우에는 계속 편집을 선택하세요. 받은 파일을 여는 경우에는 반드시 신뢰할 수 있는 출처에서 온 문서인지 먼저 확인해야 합니다.

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  1. 서명란 안에 텍스트 또는 이미지 형태의 서명을 추가할 수 있도록 디지털 ID를 발급받습니다.
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Word에서 디지털 서명 제거하기

잘못된 서명을 추가했다면 삭제할 수 있습니다. 서명이 포함된 문서를 연 뒤 서명란을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.

서명 제거 > 예를 선택하면 됩니다. 또는 서명 창(Signature Pane)에서 서명 옆의 화살표를 클릭한 후 서명 제거를 선택해도 같은 결과를 얻을 수 있습니다.

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참고: 서명이 완료된 Word 문서는 하단에 서명 버튼이 표시되며, 추가 수정을 막기 위해 파일이 읽기 전용으로 전환됩니다.

Word에 보이지 않는 디지털 서명 삽입하기

보이지 않는(투명) 디지털 서명은 일반적인 디지털 서명과 동일하게 작동하며, 문서 콘텐츠의 진위성을 보호합니다. 다음 단계에 따라 추가할 수 있습니다.

  1. 파일 > 정보를 선택합니다.
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  1. 문서 보호 > 디지털 서명 추가를 클릭합니다.
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  1. 디지털 ID를 요구하는 메시지가 나타나면 확인을 선택합니다. 서명용 보안 인증서가 없다면 GlobalSign 같은 Microsoft 파트너를 이용하거나, Selfcert 도구로 직접 디지털 인증서를 만들 수 있습니다.
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  1. Selfcert 도구를 사용하려면 파일 탐색기에서 내 PC > 로컬 디스크/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office16 폴더로 이동한 뒤 아래로 스크롤하여 SELFCERT 파일을 찾습니다.
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  1. SELFCERT 파일을 더블클릭해 실행한 후 인증서 이름 필드에 원하는 이름을 입력합니다.
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  1. 인증서 설치가 완료되면 Word 문서의 서명란을 더블클릭합니다. 서명 대화상자에서 이름을 직접 입력하거나, 이미지 선택을 클릭해 서명 이미지를 삽입할 수 있습니다.
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  1. 이 문서에 서명하는 목적 입력란을 작성한 후 서명을 클릭해 서명을 삽입합니다.
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  1. 인증서 사용 여부를 묻는 알림이 뜨면 예를 선택합니다.
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  1. Word에서 서명이 성공적으로 저장되었다는 확인 메시지를 표시하면 확인을 클릭합니다.
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DocuSign 같은 서드파티 앱으로 서명하기

Word 자체 기능만으로 부족하다면 DocuSign 같은 서드파티 앱을 활용해 문서를 빠르게 서명하고 발송할 수 있습니다. DocuSign으로 Word 문서에 서명하는 방법은 다음과 같습니다.

  1. Word에 DocuSign 추가 기능을 설치한 후 DocuSign > 문서 서명을 선택합니다.
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  1. DocuSign 계정이 있다면 사용자 이름과 비밀번호로 로그인하고, 없다면 무료 계정을 만든 뒤 로그인합니다.
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  1. 서명 필드를 드래그 앤 드롭하여 문서에 서명을 배치합니다.
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  1. 서명을 선택해 해당 필드에 서명을 추가한 후 채택 및 서명(Adopt and Sign)을 클릭합니다.
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  1. 마침을 선택해 Word 문서 서명을 완료합니다.
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  1. 서명 및 반환 창에서 서명 요청자의 이름과 이메일 주소를 입력해 사본을 받을 수 있도록 한 뒤 보내기 및 닫기를 선택합니다.
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Word 문서, 더 빠르게 서명하세요

전자 서명 덕분에 계약서나 판매 계약 같은 문서도 손쉽게 서명할 수 있게 되었습니다. 인쇄하고, 스캔하고, 우편으로 되돌려보내는 데 들였을 시간과 비용을 크게 절약할 수 있습니다.

Mac 사용자라면 Mac에서 PDF에 서명하는 방법을 다룬 가이드도 함께 참고해 보세요.

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