1980년대 초반 MS-DOS용으로 처음 출시된 마이크로소프트 워드는 마우스와 함께 사용하도록 설계된 혁신적인 기능으로 큰 주목을 받았습니다. 당시에는 상상조차 할 수 없었던 다양한 기능들이 지금의 워드에 탑재되어 있는데, 그중 하나가 바로 상용구(AutoText) 기능입니다. 이 기능을 활용하면 더 빠르고 정확하게 문서를 작성할 수 있습니다.
워드를 자주 사용한다면 반복적으로 입력하는 문구, 텍스트 블록 또는 이미지가 분명히 있을 것입니다. 워드의 자동 고침(AutoCorrect)과 상용구(AutoText) 기능은 이런 반복 항목을 빠르게 삽입해 시간을 절약하도록 설계되었습니다. 예를 들어 편지 끝에 서명을 넣거나 계약서, 제안요청서(RFP) 같은 문서에 공통 문구를 삽입하는 경우가 대표적입니다.
자동 고침(AutoCorrect)과 상용구(AutoText)의 차이
마이크로소프트 워드에서 자동 고침은 최대 255자까지 재사용 가능한 텍스트 조각을 만들 수 있는 기능입니다. 이렇게 만든 텍스트 조각은 워드는 물론 아웃룩, 파워포인트 등 다른 오피스 앱에서도 그대로 사용할 수 있다는 장점이 있습니다.
반면 상용구는 훨씬 강력한 기능으로, 더 큰 텍스트 블록을 관리하기 위해 만들어졌습니다. 생성한 상용구 항목은 워드 템플릿에 함께 저장되며, 다른 오피스 앱에서는 사용할 수 없다는 점에 유의하세요. 두 기능 모두 데스크톱 버전과 온라인 버전의 워드에서 사용할 수 있습니다.
자동 고침(AutoCorrect) 만들고 사용하는 방법
자동 고침 항목을 설정하려면 먼저 재사용하고 싶은 텍스트가 담긴 문서를 엽니다. 아래 예시에서는 -123이라는 문자를 입력했을 때 짧은 텍스트 블록이 자동으로 삽입되도록 설정해 보겠습니다.
- 짧은 문자열 입력만으로 재사용하고 싶은 텍스트(최대 255자)를 선택합니다.
- 파일 > 옵션 > 언어 교정 메뉴로 이동한 뒤 자동 고침 옵션 버튼을 클릭합니다.
- 입력 중 텍스트 바꾸기 체크박스가 선택되어 있는지 확인합니다.
- 바꿀 내용(Replace) 칸에 1단계에서 선택한 텍스트로 대체될 문자를 입력합니다. 여기서는 -123을 사용합니다. 1단계에서 선택한 텍스트는 바꾸기 결과(With) 항목에 자동으로 표시됩니다.
- 추가를 클릭한 후 확인, 다시 확인을 차례로 눌러 설정을 마칩니다.
자동 고침 항목 사용하기
위 과정으로 만든 자동 고침 항목을 사용하려면 워드 문서에 -123을 입력하기만 하면 됩니다. 입력한 순간 해당 문자가 1단계에서 선택한 텍스트 블록으로 자동으로 대체됩니다.
상용구(AutoText) 만들고 사용하는 방법
255자보다 긴 텍스트나 이미지가 포함된 블록을 자동으로 삽입하고 싶다면 자동 고침 대신 상용구를 사용하는 것이 좋습니다.
새 상용구 항목 만들기
마찬가지로 재사용할 텍스트가 포함된 문서를 먼저 엽니다.
- 상용구 항목으로 만들고 싶은 텍스트 블록(이미지 포함)을 선택합니다.
- Alt + F3 키를 누릅니다. 그러면 새 문서 구성 요소 만들기 대화상자가 열리고 여러 옵션을 설정할 수 있습니다.
- 항목 이름과 설명을 포함해 정보를 입력합니다. 이때 이름은 다른 항목과 구별되는 고유한 것으로 지정하세요.
- 확인을 클릭합니다.
워드 상용구 항목 사용하기
방금 만든 상용구 항목을 사용하려면 다음 단계를 따르세요.
- 리본 메뉴에서 삽입 탭을 선택합니다.
- 빠른 요소(Quick Parts)를 클릭한 뒤 상용구(AutoText)를 선택합니다.
- 원하는 상용구 항목을 클릭하면 문서에 즉시 삽입됩니다.
자동 고침 기능으로 상용구 삽입하기
또 다른 방법으로, 상용구 항목의 이름을 직접 입력해 삽입할 수도 있습니다. 사실상 자동 고침 기능을 활용하는 방식입니다. 예를 들어 "Leverage agile frameworks"라는 문장을 입력하기 시작하면 "(Enter 키를 누르면 삽입)"이라는 툴팁이 나타납니다.
여기서 Enter 키를 누르면 전체 상용구 블록이 문서에 삽입됩니다.
만약 "(Enter 키를 누르면 삽입)" 툴팁이 보이지 않는다면 자동 완성 제안 표시 옵션을 켜야 합니다. 파일 > 옵션 > 고급 메뉴로 이동한 뒤 자동 완성 제안 표시 옆의 체크박스를 선택하세요.
빠른 실행 도구 모음에 상용구 추가하기
상용구를 삽입할 때 필요한 클릭 수를 줄이고 싶다면 빠른 실행 도구 모음에 상용구 버튼을 추가하는 것이 효율적입니다.
- 빠른 실행 도구 모음의 드롭다운 화살표를 클릭하고 명령 추가(More Commands)를 선택합니다.
- 명령 선택 드롭다운 목록에서 모든 명령(All Commands)을 선택합니다.
- 왼쪽 목록에서 상용구(AutoText)를 찾아 추가 버튼을 눌러 오른쪽 목록에 추가합니다.
- 확인을 클릭합니다.
- 이제 빠른 실행 도구 모음에 상용구 버튼이 추가된 것을 확인할 수 있습니다.
- 상용구를 삽입하려면 상용구 버튼을 클릭한 뒤 문서에 넣고 싶은 항목을 선택하면 됩니다.
바로 가기 키로 상용구 삽입하기
키보드 단축키를 만들어 상용구를 삽입할 수도 있습니다.
- 리본 메뉴의 빈 곳을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 리본 사용자 지정…을 선택합니다.
- 대화상자 하단의 사용자 지정(Customize) 버튼을 클릭합니다.
- 왼쪽 범주 목록에서 문서 구성 요소(Building Blocks)를 선택합니다.
- 오른쪽 문서 구성 요소 목록에서 단축키를 지정할 항목을 선택합니다.
- 커서를 새 바로 가기 키 누름 입력란에 놓고 원하는 단축키를 입력합니다. 아래 예시에서는 Alt + Ctrl + Shift + L을 사용했습니다.
- 지정(Assign) 버튼을 클릭합니다.
- 닫기를 누른 후 확인을 클릭합니다.
- 이제 워드 문서에서 방금 만든 단축키를 누르면 해당 상용구 항목이 즉시 삽입됩니다.
배운 팁으로 더 스마트하고 빠르게 작업하기
원래 꼼꼼한 성격이 아니더라도 위의 팁들을 활용하면 누구나 디테일에 강한 사람처럼 보일 수 있습니다. 이런 기능들을 잘 활용하면 워드 문서를 작성할 때 시간을 크게 절약하고 실수도 줄일 수 있습니다. 한 걸음 더 나아가, 반복적으로 수행하는 작업이 많다면 워드에서 매크로를 만들어 업무 전체를 자동화하는 것도 좋은 방법입니다.