Outlook으로 동료들과 업무 소통을 하다 보면, 멤버가 자주 바뀌는 특정 그룹에게 반복적으로 이메일을 보내야 하는 상황이 생기곤 합니다. 예를 들어 매일 고객 서비스 담당자 전원에게 메일을 보내야 하는데, 인사이동이 잦아 명단이 수시로 변경될 수 있죠.
메일을 보낼 때마다 이름과 이메일 주소를 일일이 입력할 수도 있지만, 그룹 규모가 커질수록 번거로워지고 누군가를 빠뜨리는 실수로 사내 분란이 생길 위험도 있습니다. 이런 불편함을 한 번에 해결해 주는 것이 바로 메일 그룹(배포 목록), 즉 연락처 그룹입니다.
일반적으로 '연락처 그룹(contact group)'과 '배포 목록(distribution list)'은 같은 의미로 사용됩니다. Microsoft가 '배포 목록'보다 더 직관적인 '연락처 그룹'이라는 용어를 쓰기 시작한 것도 이 때문일 겁니다.
다만 Microsoft 365를 사용하는 조직에서는 두 용어에 실질적인 차이가 있습니다. Microsoft 365 관리자는 기존 Outlook 배포 목록을 '그룹'으로 변환할 수 있으며, 이렇게 되면 그룹 구성원이 Microsoft Teams, Yammer, Planner와 같은 공유 라이브러리와 협업 공간에도 접근할 수 있게 됩니다.
조직의 배포 목록은 대개 IT 부서에서 관리하지만(특히 관리가 제대로 안 되는 전 직원 메일 리스트 말이죠), Outlook에서 나만의 연락처 그룹을 만드는 것은 얼마든지 가능합니다.
아래에서는 웹 버전과 데스크톱 앱 두 가지 환경에서 Outlook 연락처 그룹을 만드는 방법을 단계별로 안내합니다.
Outlook 웹 버전에서 연락처 그룹 만들기
브라우저용 Outlook에서 연락처 그룹을 만드는 것은 아주 간단합니다.
- outlook.com에 로그인하거나, Microsoft 365에 이미 로그인한 상태라면 앱 실행기에서 Outlook을 선택합니다. 앱 목록에 Outlook이 보이지 않으면 모든 앱을 클릭하세요.
- 왼쪽 창의 그룹 아래에서 새 그룹을 선택합니다.
- 팝업 창에서 새 그룹의 이름과 설명을 입력한 후 만들기를 선택합니다. (조직에서 기능을 활성화했다면 그룹의 이메일 주소 생성을 요청받을 수 있습니다. 이 경우 사용 편의성을 위해 그룹 이름과 동일한 이메일 주소를 지정하는 것이 좋습니다.)
- 이제 그룹에 멤버를 추가합니다. 이름 또는 이메일 주소로 검색하고, 추가하려는 사람의 검색 결과를 선택하면 '추가될 사람' 목록에 표시됩니다.
- 원하는 모든 사람을 추가할 때까지 4번 과정을 반복한 뒤 추가 버튼을 선택합니다.
- 닫기를 선택합니다.
- 새 메시지를 선택해 방금 만든 그룹에 이메일을 보냅니다.
- 받는 사람 필드에 그룹 이름을 입력하기 시작하면 목록이 나타나는데, 해당 그룹을 선택하면 됩니다.
정말 간단하죠? 그렇다면 그룹에 사람을 추가하거나 제거해야 할 때는 어떻게 할까요? 계속 읽어보세요.
Outlook 웹 버전에서 연락처 그룹 편집하기
Microsoft 덕분에 Outlook 웹 버전을 벗어나지 않고도 연락처 그룹을 손쉽게 편집할 수 있습니다. 조직의 Microsoft 365 설정 방식에 따라 일부 화면은 조금 다를 수 있지만, 아래 단계를 따르면 충분합니다.
- 왼쪽 창의 그룹 아래에서 편집하려는 그룹을 선택합니다.
- 해당 그룹 항목에서 더 보기(점 세 개) 아이콘을 선택합니다.
- 설정을 선택합니다. (조직의 Outlook 설정에 따라 더 보기 아이콘에서 바로 멤버 추가 옵션이 나타날 수도 있습니다.)
- 오른쪽에 열리는 그룹 설정 패널에서 그룹 편집을 선택합니다.
- 멤버 탭을 선택합니다.
- 여기서 멤버를 추가하거나, 제거하려는 사람 항목 옆의 X 아이콘을 눌러 삭제할 수 있습니다.
- 멤버를 추가했다면 추가 버튼을, 아니라면 닫기를 선택합니다.
Outlook 웹 버전에서 연락처 그룹을 편집하는 또 다른 방법
Outlook 설정 방식에 따라 아래 단계로도 연락처 그룹을 편집할 수 있습니다.
- Outlook의 사람 섹션으로 이동합니다(캘린더 아이콘 오른쪽에 있습니다).
- 왼쪽 창의 그룹 섹션에서 소유자를 선택하면 내가 만든 그룹이 표시됩니다.
- 목록에서 편집하려는 그룹을 선택합니다.
- 그룹 멤버 관리를 선택합니다.
- 여기서 멤버를 추가하거나, 항목 옆의 X를 눌러 기존 멤버를 삭제할 수 있습니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 연락처 그룹 만들기
데스크톱 버전 Outlook에서 연락처 그룹을 만드는 것은 웹 버전보다 더욱 간단합니다.
- Outlook을 실행하고 왼쪽 하단(메일, 작업, 사람, 캘린더를 전환하는 영역) 근처의 사람 아이콘을 선택합니다.
- 도구 모음에서 새 연락처 그룹을 선택합니다. (Microsoft 365를 사용 중이라면 '새 그룹' 버튼도 함께 보일 수 있습니다. 여기서는 단체 이메일 발송을 위해 '새 연락처 그룹'을 사용합니다.)
- 열리는 연락처 그룹 창에서 그룹 이름을 입력한 뒤 멤버 추가를 선택하고, 멤버를 가져올 위치를 고릅니다. 선택지로는 Outlook 연락처에서, 주소록에서, 새 전자 메일 연락처 등이 있습니다.
- 추가하려는 사람을 하나씩 검색하고, 해당 항목이 선택된 상태에서 멤버 버튼을 누르거나(또는 항목을 더블클릭) 멤버로 등록합니다. 모두 마쳤으면 확인을 선택합니다.
- 창을 닫되, 변경 내용을 저장하라는 메시지가 뜨면 반드시 예를 선택합니다.
- 이제 새 이메일을 작성할 때 받는 사람 필드에 연락처 그룹 이름을 입력하면 그룹이 자동으로 추가됩니다. 원한다면 그룹 목록을 확장해 Outlook이 구성원 개별 주소로 바꿔 표시하게 할 수도 있습니다. 단, 한 번 확장한 목록은 다시 축소할 수 없으니 주의하세요.
연락처 그룹은 Outlook 주소록에 항목으로 등록되므로, 가나다순(알파벳순) 목록에서 언제든 찾을 수 있습니다.
Outlook 데스크톱 앱에서 연락처 그룹 편집하기
이제 데스크톱 버전 Outlook에서 기존 연락처 그룹을 편집하는 방법을 알아보겠습니다.
- Outlook을 실행하고 왼쪽 하단의 사람 아이콘을 선택합니다.
- 연락처 목록에서 편집하려는 그룹을 찾아 선택합니다.
- 오른쪽 창에서 편집을 선택합니다. 그러면 멤버를 추가하거나 제거하며 그룹을 관리할 수 있는 화면으로 이동합니다.
웹 버전이든 데스크톱 앱이든, 반복적으로 사용할 Outlook 메일 그룹을 몇 분만 투자해 만들어 두면 그 가치가 확실합니다. 미리 만들어 두었다면 분명 고맙게 느끼실 겁니다.