데이터셋에서 특정 값을 여러 번 반복해서 입력해야 하는 경우, 엑셀의 드롭다운 목록은 매우 유용한 기능입니다. 특히 값마다 고유한 색상 코드를 지정하면 데이터를 한눈에 파악하기가 훨씬 쉬워집니다. 예를 들어 액세서리, 의류, 완구 같은 상품 데이터에서는 색상 정보가 곧 중요한 속성이기 때문에, 색상이 함께 표시되는 드롭다운 목록을 활용하면 데이터의 가독성과 관리 효율이 크게 향상됩니다.
이번 글에서는 엑셀에서 색상이 적용된 드롭다운 목록을 만드는 두 가지 방법을 단계별로 자세히 설명합니다.
설명을 이해하기 쉽도록, 의류 매장의 주문 정보를 담은 샘플 데이터셋을 사용하겠습니다. 이 데이터셋은 주문 ID(Order ID), 상품(Dress), 가능한 색상(Available Color), 가능한 사이즈(Available Size) 총 4개의 열로 구성되어 있습니다.
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방법 1: 데이터 유효성 검사와 조건부 서식으로 직접 만들기
첫 번째 방법은 엑셀의 데이터 유효성 검사(Data Validation) 기능으로 드롭다운 목록을 생성한 뒤, 조건부 서식(Conditional Formatting) 기능을 사용해 목록의 각 값에 색상을 입히는 방식입니다.
여기서는 가능한 색상(Available Colors) 항목으로 드롭다운 목록을 만들어 보겠습니다.
1-1. 드롭다운 목록 만들기
먼저 데이터 유효성 검사를 적용할 셀이나 셀 범위를 선택합니다.
⏩ 여기서는 E4:E12 범위를 선택했습니다.
상단 메뉴에서 데이터(Data) 탭 >> 데이터 도구(Data Tools) 그룹 >> 데이터 유효성 검사(Data Validation)를 클릭합니다.
대화 상자가 열리면 제한 대상(Allow) 목록에서 원하는 옵션을 선택합니다.
⏩ 여기서는 목록(List)을 선택했습니다.
다음으로 원본(Source) 범위를 지정합니다.
⏩ 원본 범위로 G4:G9를 선택했습니다.
⏩ 마지막으로 확인(OK) 버튼을 클릭합니다.
➤ 이제 선택한 범위에 데이터 유효성 검사가 적용되어 드롭다운 목록이 생성됩니다.
1-2. 드롭다운 목록에 색상 입히기
➤ 드롭다운 목록이 완성되었으니, 이제 조건부 서식을 사용해 목록 값에 색상을 추가합니다.
먼저 데이터 유효성 검사가 이미 적용된 셀 범위를 선택합니다.
⏩ 여기서는 E4:E12 범위를 선택했습니다.
➤ 상단 메뉴에서 홈(Home) 탭 >> 조건부 서식(Conditional Formatting) >> 새 규칙(New Rule)을 클릭합니다.
대화 상자가 열리면 규칙 유형 선택 목록에서 원하는 규칙을 고릅니다.
⏩ 여기서는 셀 서식 규칙(Format only cells that contain)을 선택했습니다.
그다음 규칙 설명 편집(Edit the Rule Description) 영역에서 조건 옵션을 지정합니다.
⏩ 지정한 텍스트 포함(Specific Text)을 선택했습니다.
➤ 이제 시트에서 해당 텍스트가 들어 있는 셀 주소를 지정합니다.
⏩ 초록(Green) 색상이 입력되어 있는 G4 셀을 선택했습니다.
➤ 서식(Format) 버튼을 클릭해 지정한 텍스트에 적용할 색상을 설정합니다.
새 대화 상자가 열리면 원하는 채우기 색상을 선택합니다.
⏩ 지정한 텍스트가 'Green'이므로 채우기 색상도 초록색(Green)으로 선택했습니다.
그런 다음 확인(OK)을 클릭합니다.
모든 새 서식 규칙 설정이 끝나면 마지막으로 다시 확인(OK)을 누릅니다.
이제 'Green'이라는 텍스트가 포함된 셀이 초록색으로 표시됩니다.
앞으로 드롭다운 목록에서 'Green'을 선택할 때마다 해당 셀이 자동으로 초록색으로 채워집니다.
➤ 나머지 색상 값에도 위에서 설명한 것과 동일한 절차를 반복하면 됩니다.
⏩ 모든 드롭다운 목록 값을 각 이름에 맞는 색상으로 지정했습니다.
➤ 이후 드롭다운 목록에서 어떤 값을 선택하든, 그 값에 해당하는 색상이 자동으로 셀에 표시됩니다.
더 읽어볼 내용: 엑셀 조건부 드롭다운 목록 만들기
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방법 2: 표(Table) 형식을 활용한 색상 드롭다운 목록
데이터를 자주 추가하거나 수정하는 동적인 데이터셋을 관리하고 있다면 표(Table) 형식을 활용하는 것이 좋습니다. 표로 변환해 두면 새로운 행에 데이터를 입력할 때마다 색상이 적용된 드롭다운 목록이 자동으로 함께 확장되어, 매번 수동으로 설정할 필요가 없습니다.
설명을 위해 앞서 소개한 데이터셋을 사용하고, 두 개의 드롭다운 목록을 만들겠습니다. 하나는 가능한 사이즈(Available Size)용, 다른 하나는 가능한 색상(Available Color)용입니다.
2-1. 드롭다운 목록 만들기
먼저 데이터 유효성 검사를 적용할 셀을 선택합니다.
⏩ D4 셀을 선택했습니다.
상단 메뉴에서 데이터(Data) 탭 >> 데이터 도구(Data Tools) >> 데이터 유효성 검사(Data Validation)를 클릭합니다.
대화 상자가 열리면 제한 대상(Allow)에서 원하는 옵션을 선택합니다.
⏩ 목록(List)을 선택했습니다.
다음으로 시트에서 원본(Source) 범위를 지정합니다.
⏩ 원본 범위로 I4:I7을 선택했습니다.
⏩ 이제 확인(OK)을 클릭합니다.
➤ 선택한 범위에 데이터 유효성 검사가 정상적으로 적용됩니다.
같은 방식으로 색상용 드롭다운 목록도 만들어 보겠습니다. 다시 데이터 유효성 검사를 적용할 셀을 선택합니다.
⏩ 색상 목록을 위해 E4 셀을 선택했습니다.
상단 메뉴에서 데이터(Data) 탭 >> 데이터 도구(Data Tools) >> 데이터 유효성 검사(Data Validation)를 클릭합니다.
대화 상자가 열리면 제한 대상(Allow)에서 옵션을 선택합니다.
⏩ 목록(List)을 선택했습니다.
다음으로 시트에서 원본(Source) 범위를 지정합니다.
⏩ 원본 범위로 G4:G7을 선택했습니다.
⏩ 마지막으로 확인(OK)을 클릭합니다.
이렇게 하면 선택한 범위에 데이터 유효성 검사가 적용되어 두 개의 드롭다운 목록이 모두 준비됩니다.
2-2. 드롭다운 목록에 색상 입히기
➤ 드롭다운 목록이 완성되었으니, 조건부 서식으로 각 값에 색상을 추가합니다.
먼저 데이터 유효성 검사가 적용된 셀 범위를 선택합니다.
⏩ D4 셀을 선택했습니다.
➤ 상단 메뉴에서 홈(Home) 탭 >> 조건부 서식(Conditional Formatting) >> 셀 강조 규칙(Highlight Cells Rules) >> 같음(Equal To)을 클릭합니다.
대화 상자가 열리면 다음과 같은 셀 서식(EQUAL TO) 조건에 사용할 셀을 지정합니다.
⏩ I4 셀을 선택했습니다.
적용 서식(with) 옵션에서 원하는 스타일을 고릅니다.
⏩ 진한 녹색 텍스트가 있는 연한 녹색 채우기를 선택했습니다.
마지막으로 확인(OK)을 클릭합니다.
이제 드롭다운 목록에서 선택한 사이즈 값이 지정한 색상으로 표시됩니다.
➤ I5 셀의 값에도 앞서 설명한 것과 동일한 과정을 반복해 색상을 지정합니다.
I5 셀의 값 역시 선택한 서식 색상으로 표시됩니다.
➤ 같은 방법으로 가능한 사이즈(Available Size)의 나머지 드롭다운 값들에도 색상을 적용합니다.
이어서 가능한 색상(Available Color) 드롭다운 목록의 값에도 색상을 입혀 보겠습니다.
⏩ E4 셀을 선택했습니다.
➤ 상단 메뉴에서 홈(Home) 탭 >> 조건부 서식(Conditional Formatting) >> 셀 강조 규칙(Highlight Cells Rules) >> 같음(Equal To)을 클릭합니다.
대화 상자가 열리면 조건에 맞출 셀을 지정합니다.
⏩ G4 셀을 선택했습니다.
적용 서식(with) 옵션에서 원하는 스타일을 고릅니다.
⏩ 이번에는 사용자 지정 서식(Custom Format)을 선택했습니다.
새 대화 상자가 열리면 원하는 채우기 색상을 지정합니다.
⏩ 초록색(Green)을 선택했습니다.
그런 다음 확인(OK)을 클릭합니다.
➤ 이어서 다시 한 번 확인(OK)을 클릭합니다.
이제 선택한 색상이 드롭다운 목록 값에 적용됩니다.
➤ 앞서 설명한 과정을 반복하여 가능한 색상(Available Color)의 모든 값에 색상을 지정합니다.
이후 드롭다운 목록에서 값을 선택할 때마다 지정된 색상이 자동으로 표시됩니다.
2-3. 표(Table) 형식으로 드롭다운 목록 자동 확장하기
현재 데이터는 한 행뿐이지만, 나중에 여러 건의 항목을 계속 추가할 가능성이 있습니다. 이럴 때 데이터셋을 표(Table)로 변환해 두면 새 행이 추가될 때마다 색상이 적용된 드롭다운 목록이 자동으로 따라옵니다.
먼저 표로 변환할 셀 범위를 선택합니다.
⏩ B3:E4 범위를 선택했습니다.
상단 메뉴에서 홈(Home) 탭 >> 표 서식(Format as Table) >> 원하는 서식을 선택합니다. (여기서는 밝은(Light) 스타일을 골랐습니다.)
대화 상자가 나타납니다.
⏩ 머리글 포함(My table has headers)에 체크합니다.
그런 다음 확인(OK)을 클릭합니다.
선택한 범위에 표 서식이 적용된 것을 확인할 수 있습니다.
이제 5행에 새 데이터를 입력하면 해당 행에도 드롭다운 목록이 자동으로 생성되는 것을 볼 수 있습니다.
➤ 실제로 색상까지 함께 적용되는지 확인해 보겠습니다. 아무 값이나 하나 선택합니다.
새로 추가된 행에서도 색상이 적용된 드롭다운 목록이 정상 작동합니다.
➤ 이처럼 표 형식을 사용하면 새 항목을 추가할 때마다 색상 드롭다운 목록이 자동으로 함께 제공됩니다.
⏩ 표 머리글에 표시되는 필터(Filter) 버튼이 필요 없다면 제거할 수 있습니다.
먼저 표 전체를 선택합니다.
그다음 상단 메뉴에서 표 디자인(Table Design) 탭 >> 표 스타일 옵션(Table Style Options) >> 필터 단추(Filter Button) 체크를 해제합니다.
이제 표 머리글에서 필터 버튼이 사라졌습니다.
더 읽어볼 내용: 엑셀 표로 드롭다운 목록 만들기
직접 연습해 보기
실습 파일 워크북에 연습용 시트를 포함해 두었으니, 위에서 설명한 방법들을 직접 따라 하며 익혀 보세요.
마무리
지금까지 엑셀에서 색상이 적용된 드롭다운 목록을 만드는 두 가지 방법을 살펴보았습니다. 데이터 유효성 검사와 조건부 서식만 활용해도 데이터 입력 오류를 줄이고 가독성을 크게 높일 수 있습니다. 글을 읽으면서 궁금한 점이 있거나 추가로 알고 싶은 팁이 있다면 언제든 댓글로 남겨주세요.
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